Штатное расписание – это план комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают составлением штатного расписания, поскольку оно не является первичным документом, а форма № T-3, которая применяется для его подготовки, носит рекомендательный характер. Однако на практике штатное расписание необходимо, и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся во всех аспектах его подготовки и ведения.

Чем грозит отсутствие штатного расписания?

Штатное расписание обычно просят представить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1-5 тыс. рублей, организацию – на сумму 30-50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Штатное расписание помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без штатного расписания работодателю сложно доказать, что увольнение оправдано. Также невозможно будет доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые можно предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ).

Кто и как должен составлять и вести штатное расписание?

Вообще говоря составление штатного расписания – святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 года). Однако по факту штатное расписание готовят бухгалтеры, кадровики и юристы. Официально отвечают за штатное расписание руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Штатное расписание может быть составлено на любой срок, но обычно его делают на год. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в Инструкции по делопроизводству:

• указать сроки и правила разработки и внесения изменений;
• форму приказа об утверждении штатного расписания;
• ответственных за формирование и подписание штатного расписания и приказов лиц;
• состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается штатное расписание;
• работников, с которыми необходимо согласовывать проект штатного расписания и изменения в него.

По какой форме составлять штатное расписание?

Штатное расписание – локальный нормативный акт, описывающий организационную структуру компании и ее персонал. Расписание составляется по форме № Т-3 (Постановление №1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 года), которая является рекомендательной. Ее можно адаптировать под нужды компании. Однако, на наш взгляд, лучше использовать форму № Т-3, поскольку она содержит все нужные данные.

Как заполнять форму № Т-3?

Реквизиты формы оформляем следующим образом:

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, что закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно указывается в скобках, следом за полным.

Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Дата составления в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

Период действия. Указывается, сколько будет действовать штатное расписание и с какой даты оно вступает в силу.

Заполняем графы, всего их 10.

Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то а алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения.

Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, нужно указать название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения. Также указывается в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды можно присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация. Указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих – профессии, у служащих – должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество штатных единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству – указывается в соответствующих долях (например, 0,5; 2,75 и т.д.).

Тарифная ставка, оклад указывается в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.) Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. От практики указывать зарплаты в долларах лучше отказаться. Формально это не запрещено, в ТК РФ говорится только об обязанности работодателя платить зарплату в рублях. То есть оклад просто переводится в рубли по текущему курсу. Однако судебная практика говорит о том, что здесь есть нарушение.

Трудовой кодекс РФ не содержит норм, прямо запрещающих работодателю установить размер заработной платы в иностранной валюте (условных единицах), так как в ч. 1 ст. 131 ТК РФ говорится только о выплате заработной платы в денежной форме в валюте РФ (в рублях). Но согласно ч. 3 ст. 129 ТК РФ тарифная ставка и оклад имеет фиксированный размер, который должен быть неизменным в течение срока действия договора. А поскольку размер оклада всякий раз считается по текущему курсу, падение курса доллара, по мнению суда, может привести к ухудшению условий оплаты труда работника.

Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.

В графе Всего указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

Подписи под проектом штатного расписания ставят руководитель и главный бухгалтер.

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Проект штатного расписания готов, что дальше?

Штатное расписание утверждается соответствующим приказом по основной деятельности. В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем — регистрируется в Журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и штатное расписание отправляется на бессрочное хранение, как правило, вместе с другими приказами по основной деятельности.

Как вносить изменения?

Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся также приказом. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают. Если изменения незначительны, выпускаются поправки к расписанию, а если масштабны – составляется новое штатное расписание с новым приказом о его утверждении.

Изменения штатного расписания обычно затрагивают сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

Внимание: ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условия трудового договора.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и дата вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада – нужно указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ зарплата работника зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда). В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Внимание: уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст. 74 ТК РФ можно только при изменении организационных или технологических условий труда. Например, при принятии новой политики управления персоналом, при модернизации производства, уменьшении объема выпускаемой продукции, реорганизации производства.

Однако для такого маневра должность и квалификация работника не должны меняться, работодатель обязан доказать, что определенные трудовым договором условия не могли быть сохранены, а непринятие решения о снижении окладов привело бы к массовым сокращениям персонала. Аргументов в виде снижения спроса на услуги или продукцию или падение прибыли недостаточно.

Работа каждого предприятия базируется на основании законодательных актов различного уровня подчинения. Большую роль в жизни любой организации играют локальные документы, приняты и изданы для самого предприятия.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

К документам локального характера относится и штатное расписание. Ниже раскрыты особенности и особенности оформления этого важного документа.

Что это за документ?

Штатное расписание – нормативный акт локального характера. Базируется на основании Устава предприятия.

Для унификации Постановлением Службы Государственной статистики была утверждена форма Т-3.

На предприятиях используется для оформления штатной численности сотрудников, их состава и структуры.

Включает в себя:

• Наименование отделов, присвоение им кода.
• Название должностей, специальностей, профессий, разряда, класса квалификации.
• Количество сотрудников, оклад, надбавки.

Штатное расписание призвано:

• Сформировать организационную структуру предприятия.
• Сформировать численность подразделений и штатных единиц.
• Сформировать систему оплаты труда сотрудников.
• Установить надбавки и их размер.
• Облегчить подбор персонала на вакансии.

Что говорит закон?

Нормативная база

• Трудовой кодекс. Ст. 15 и 57 содержат упоминания о штатном расписании. Это связано с тем, что обязанности, права и оплата труда работника исходят из штатного расписания.
• Инструкция по . Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.

Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ.

С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т. д. Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа.

Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии.

Ответственные лица. Кто подписывает?

Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии. Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб.

Подпись ставится в конце документа. В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи.

При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа.

Когда и как вносить изменения?

Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно. Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно.

Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников.

При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.

Внесение изменений возможно несколькими способами:

• Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
• Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении. Данный способ возможен, если корректировки не существенны.

Внесенные изменения в штатное расписание влияют на уже работающий персонал, соответственно корректировки следует вносить в трудовые документы тех сотрудников, которых они касаются.

Это может быть изменение должности, отдела, дополнительные обязанности, изменение , .

При изменении должности, сотрудник должен быть в письменной форме проинформирован за два месяца.

Таким образом, внесение изменений состоит из этапов:

• Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
• Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
• Написание и принятие приложения к с работником, которого касаются изменения.
• Запись полученных изменений в трудовую книжку.

Как составить штатное расписание правильно?

Порядок, этапы и правила заполнения

При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.

Это связано с тем, что при составлении расписания необходимо указать подразделения, которые входят в состав предприятия. Далее заполняется стандартизированная форма.

Этапы внесения данных в стандартизированную форму:

• Указать название предприятия согласно учредительным документам. При наличии сокращенного названия его также необходимо указать – в скобках или строкой ниже.
• Указать код ОКПО.
• Указать порядковый номер, согласно Журналу регистрации документооборота. При многократном внесении корректировок следует ввести отдельную нумерацию (например, с буквенным значением).
• В специальную графу вносится дата составления документа. Может не всегда совпадать со временем вступления его в силу. В связи с этим в унифицированной форме есть графа, в которой указывается дата, с которой оно вступает в силу.
• В графу «Штат в количестве … единиц» вносится число должностных единиц.
• Заполняются графы.

Разделы, графы и их особенности

Раздел 1 «Наименование структурного подразделения»

Вносятся отделы, представительства, филиалы.

Данные вносятся сверху вниз.

В первой строке указывается руководство предприятия. Далее следуют финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, отдел по экономическим вопросам.

После заполнения граф отделами первого уровня подчинения необходимо внести данные о производстве.

Указываются все цеха и участки. После этого уровня заносятся данные об обслуживающих подразделениях (склад, например).

Раздел 2 «Код структурного подразделения»

С помощью данного раздела четко прослеживается иерархическая структура предприятия.

С целью облегчения заполнения данной графы следует воспользоваться отраслевыми классификаторами.

Любому структурному подразделению назначается определенный код в целях облегчения ведения документооборота.

Присвоение начинается с крупных к мелким. Например, департамент – 01, отделы в департаменте – 01.01, 01.02 и т. д., в отделе группа 01.01.01 и т. д.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника»

Заполняется раздел на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Для организаций, которые финансируются из федерального бюджета, использование классификатора является неотъемлемой частью процесса документооборота.

Вносятся данные в данную графу в соответствии с особенностями деятельности каждого предприятия.

Раздел 4 «Количество штатных единиц»

Содержит данные о количестве рабочих единиц. Штатные единицы бюджетной организации утверждаются вышестоящими организациями.

На предприятии не бюджетных форм собственности штатные единицы определяются его потребностями и экономической целесообразностью. Если на предприятии есть штатные единицы работающие на 0,5 или 0,25 ставки, то при заполнении данного раздела указываются доли.

Свободные рабочие места вписываются в количестве вакантных единиц штата.

Пример штатного расписания со ставкой 0,5:

Раздел 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.»

В данном разделе содержатся данные о заработной плате по должностям.

С помощью тарифной ставки осуществляется вознаграждение работников за выполненные обязанности согласно трудовому договору. Данный способ оплаты активно используется на государственных предприятиях и организациях. При тарификации окладов необходимо ссылаться на Единую тарифную сетку.

Оклад – фиксированное вознаграждение за выполнение обязанностей, которые непосредственно указаны в трудовом договоре.

Формирование оклада осуществляется за определенный промежуток времени (месяц, квартал, полугодие).

Установление оклада работников бюджетных организаций основывается на Единой тарифной сетке. Предприятия частных форм собственности исходят из финансовых возможностей, но не ниже минимального размера оплаты труда, куда не входят премии, надбавки, выплаты за особые условия труда и т. п.

Данные указываются в рублях.

Раздел 6-8 «Надбавки и доплаты»

Содержит данные о стимулирующих выплатах, компенсациях (премии, ), установленные законодательством РФ («северные», за ученную степень) и введенных по усмотрению организации (связанные с условиями труда).

Для предприятий и организаций, которые финансируются из государственного бюджета, размер надбавок устанавливается Правительством РФ, для частных – руководством предприятия.

Надбавки устанавливаются в виде процента от оклада. Доплаты – фиксированная выплата.

Раздел 9 «Итого»

Суммируются графы 5 — 8. Указываются все расходы в течение месяца.

Раздел 10 «Примечание»

В графу вносятся изменения, уточнения по штатному расписанию.

Когда составляется и утверждается?

Составляется штатное расписание при открытии нового предприятия, филиала, дочерней компании и т. д. и при внесении существенных изменений.

В связи с тем, что заработная плата выплачивается ежемесячно, наиболее корректно дату вступления в действие назначить на первое число месяца.

Утверждается штатное расписание на основании приказа или распоряжения за подписью руководителя предприятия или уполномоченного лица.

Также в штатном расписании в графу «Утверждено» следует внести соответствующие реквизиты. Далее данные заносятся в Журнал регистрации, после чего номер вносится в приказ. Далее после процедуры утверждения штатное расписание отправляется на хранение.

Образец заполнения 2019:

Важные нюансы

Округление штатных единиц

При введении штатной численности в штатном расписании могут присутствовать целые единицы и дробные.

Существует два варианта округления штатных единиц:

• Округление осуществляется по каждому подразделению.
• Округляются штатные единицы по нескольким подразделениям.

При этом:

• Ставки менее 0,13=0, т. е. откидываются.
• Ставки 0,13–0,37 приравниваются к 0,25 штатной должности.
• Ставки 0,38-0,62 округляются до 0,5 ставки.
• Штатные ставки 0,63-0,87 приравниваются к 0,75 ставки.
• Свыше 0,87 — полная ставка.

Составление штатного расписания для индивидуальных предпринимателей

Согласно законодательству индивидуальный предприниматель может нанять работников. С момента принятия работников он становится работодателем и должен вести штатное расписание. Исключение составляют случаи, когда подробно обязанности, форма деятельности работника расписаны в трудовом договоре.

Штатное расписание помогает избавиться от трудностей непредсказуемых ситуаций при работе со штатом.

При составлении штатного расписания для индивидуальных предпринимателей стоит придерживаться тех же принципов и правил, что и для крупных компаний.

Но как минимум стоит заполнить Графы 1-5.

Разработка штатного расписания в бюджетном учреждении

Штатное расписание — неотъмлемая часть работы любой бюджетной организации. Составляется также согласно стандартизированной форме Т-3 согласно всем вышеперечисленным принципам и особенностям.

Однако для бюджетных учреждения в обязательном порядке является использование:

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
• Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС).

При составлении и введении штатного расписания на государственных предприятиях необходимо ссылаться на отраслевые нормативно-правовые акты.

Ознакомление сотрудников

В нормативно-правовых актах, касающихся трудовых вопросов, указано: работодатель обязан ознакомить работников с внутренним трудовым распорядком, а также прочими нормативными актами локального характера, которые непосредственно влияют на его трудовую деятельность.

Ознакомление осуществляется под роспись. Соответственно, если штатное расписание — нормативный акт локального характера, то ознакомление с ним должно осуществляться так же.

Из вышесказанного следует сделать вывод о необходимости ведения штатного расписания на любом предприятии. Для упрощения работы со штатом принята стандартизированная форма Т-3. Ее использование упростит работу и взаимодействие с контролирующими органами.

Штатное расписание, как кадровый документ, у многих вызывает большое количество вопросов. Например, как часто его нужно составлять, как правильно заполнить унифицированную форму и является ли этот нормативный акт обязательным. Чтобы прояснить ситуацию, стоит более подробно остановиться на некоторых вопросах.

Для чего вообще нужно штатное расписание?

Штатное расписание – документ, необходимый для формирования штатной структуры и численности организации в полном соответствии с Уставом предприятия. Этот документ содержит перечень структурных подразделений организации, список должностей, наименование специальностей и профессий с указанием квалификации, а также данные о необходимом количестве определенных штатных единиц. Для его составления применяется унифицированная форма Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России.

С точки зрения работодателя штатное расписание выполняет ряд важных функций и позволяет максимально оптимизировать и упорядочить работу учреждения. Использование штатного расписания позволяет четко видеть всю структуру организации с ее подразделениями, фиксировать количество штатных единиц, контролировать численный и качественный состав сотрудников, отслеживать систему оплаты труда и размеры надбавок. А при появлении вакансий значительно упрощает подбор персонала.

Штатное расписание является обязательным документом?

Интересно, что на этот вопрос нет однозначного ответа. С одной стороны, Трудовой кодекс затрагивает вопрос штатного расписания, так как этот документ касается трудовой функции работника организации и оплаты труда персонала. Да и в трудовом договоре указывается, что работник выполняет обязанности в соответствии со штатным расписанием. Имеется унифицированная форма штатного расписания, а также этот документ упоминается в Инструкции по ведению трудовых книжек (записи в трудовую книжку делаются с учетом наименования должности в соответствии со штатным расписанием). Значит, штатное расписание организации обязательно должно быть. Но, с другой стороны, ни в одном нормативном акте не указывается прямо на обязанность работодателя вводить штатное расписание. И все же, лучше оформить этот кадровый документ, поскольку большинство проверяющих органов считают его обязательным для любой организации.

Например, налоговые органы и Фонд социального страхования всегда запрашивают штатное расписание при проведении выездных проверок. По нему они сверяют правильность начисления страховых взносов, собирают информацию о страховом стаже работников, контролируют правильность налогообложения. То, что штатное расписание не является документом налогового учета, не снимает с работодателя необходимости предоставлять его во время проверок по запросу сторонних организаций. А его отсутствие может быть расценено как нарушение трудового законодательства, за которое полагается штраф для организации в размере 50 000 рублей. Конечно, его можно оспорить в суде (тем более что прямого указания на обязанность работодателя составлять штатное расписание в законе нет), но сначала придется его заплатить.

Периодичность составления штатного расписания

Как часто нужно составлять новое штатное расписание? На этот вопрос тоже четкого ответа нет. Но в данной ситуации стоит руководствоваться логикой: раз штатное расписание является плановым документом, то составлять его целесообразно на один календарный год или полугодие. Это позволит при необходимости регулировать численность персонала организации и его качественный состав. Но, вместе с тем, можно утвердить штатное расписание и на несколько лет (если в организации нет необходимости во введении новых должностей).

Кто разрабатывает и утверждает штатное расписание?

Если на предприятии нет штатного расписания, но руководство решило его разработать, возникает резонный вопрос: кто должен это делать? На него законодательство опять-таки не дает однозначного ответа. Поэтому, руководитель может заняться этим сам, определив круг ответственных лиц, которые будут ему помогать. Логично, если это будут кадровые работники, главный бухгалтер, сотрудники юридического или планово-экономического отдела. А если на предприятии имеется отдел организации труда и заработной платы, можно поручить эту работу им. Обязанности по разработке и составлению штатного расписания 2014 могут быть отражены в трудовом договоре сотрудника или его функциональных обязанностях.

Утверждение штатного расписания относится к полномочиям руководителя организации или того лица, которому эти полномочия переданы по распоряжению руководителя. Чтобы утвердить штатное расписание, руководитель должен подписать специальный приказ или распоряжение. Реквизиты этого документа должны быть указаны в поле унифицированной формы Т-3 «Утверждено приказом организации от «__»_______20__№__». При этом дата утверждения и дата вступления в силу штатного расписания могут и не совпадать (дата вступления в силу обычно более поздняя).

Сколько хранится штатное расписание?

Росархив устанавливает определенные сроки хранения типовых управленческих документов, в соответствии с которыми штатное расписание учреждения должно храниться в течение трех лет, начиная с года, который следует за тем, в котором документ утратил силу. Что же касается штатных расстановок, о которых пойдет речь в следующем разделе, то они хранятся семьдесят пять лет после того, как составлены новые.

Штатная расстановка – подспорье в работе отдела кадров

В некоторых организациях отдел кадров ведет штатную расстановку – мобильный вариант штатного расписания, в котором отражаются все вакантные должности, а также вся информация по замещению должностей (ФИО работающих сотрудников, статус должностей и прочее). Штатная расстановка дает необходимую информацию об изменениях в личном составе, содержит табельные номера работников, информацию о стаже и категории (несовершеннолетние, инвалиды, пенсионеры, имеющие детей до трех лет и прочее) сотрудников.

При составлении штатной расстановки за основу берется действующее штатное расписание, в которое добавляются нужные графы. Этот документ не является обязательным и вести его организация не должна. Но штатная расстановка – достаточно удобный документ, особенно для больших организаций, который позволяет оптимизировать работу кадровиков и четко контролировать замещение вакантных должностей. Поэтому его часто используют в качестве внутреннего документа.

Штатное расписание работников: правила составления

Рассмотрим составление штатного расписания на основе унифицированного бланка Т-3. Для получения готового документа нужно просто заполнить бланк, руководствуясь Указаниями по заполнению форм первичной учетной документации.

«Шапка». При оформлении «шапки» нужно указать наименование организации в поле «Наименование» (это делается в соответствии со свидетельством о регистрации), код ОКПО, номер документа и дату составления. В поле «Штатное расписание на период…» нужно указать только дату вступления данного документа в силу.

• Графа 1 «Наименование». Указываем наименование структурного подразделения, цеха, представительства, филиала, располагая структурные подразделение согласно существующей иерархии.
• Графа 2 «Код». Указываем код структурного подразделения, присвоенный ему руководителем организации.
• Графа 3. Указываем должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации сотрудника в соответствии с Общероссийском классификатором профессий и Квалификационным справочником руководителей и специалистов. Тут следует учитывать, что должность, на которую принимается работник, должна одинаково звучать как в штатном расписании, так и в трудовом договоре, а также в трудовой книжке.
• Графа 4 «Количество штатных единиц». Указываем число штатных единиц по соответствующим должностям. Если есть неполные единицы, их следует указать в долях, например, 2,75. А если есть вакантные должности, то они также указываются.
• Графа 5«Тарифная ставка». Указываем оклад, тарифную сетку, процент от выручки, долю от прибыли – все зависит от того, какая система оплаты труда действует в конкретной организации. Главное – указать сумму в рублевом эквиваленте и помнить, что размер оклада (тарифной ставки) не может быть ниже минимального размера оплаты труда.
• Графы 6, 7, 8 «Надбавки». Указываем предусмотренные стимулирующие и компенсационные выплаты. Это могут быть премии, доплаты, поощрительные выплаты, надбавки, которые могут быть установлены как законодательством РФ, так и работодателем. Такие выплаты могут быть фиксированными суммами или процентными надбавками.
• Графа 9. Указываем общую сумму граф 5-8. То есть производим суммирование окладов и всех положенных надбавок и выводим общее значение в рублях. Если данные указаны в процентах, выводим процентное соотношение.
• Графа 10 предназначена для примечаний. Если их нет, ее оставляют незаполненной.

После того как все графы заполнены, нужно заполнить строку «Итого». В ней суммируются все показатели по вертикальным столбцам: указывается, сколько всего предусмотрено расписанием штатных единиц, суммы окладов (тарифных ставок), надбавок и сумма месячного фонда заработной платы.

Подписывает штатное расписание начальник отдела кадров или уполномоченное лицо, а также главный бухгалтер организации. Печать на документ ставить можно, но не обязательно.

Изменение штатного расписания

Даже в устоявшееся штатное расписание время от времени приходится вносить изменения. Причиной таких изменений может быть необходимость ввести в штат новую единицу, подразделение или, напротив, сократить имеющийся штат. Кроме того, может возникнуть необходимость изменения окладов, тарифных ставок, а также потребность в переименовании должностей или подразделений.

Существует два варианта внесения изменений в штатное расписание:

• разработать и утвердить новое штатное расписание;
• внести изменения в действующее штатное расписание.

В первом случае штатное расписание разрабатывается на основе действующего, но с учетом необходимых изменений и вводится в действие с начала или середины календарного года. Если есть острая необходимость, то с начала нового месяца.

Что же касается внесения изменений в действующий документ без его отмены, то они производятся в соответствии с приказом руководителя «Об изменении штатного расписания». В самом приказе нужно указать основание для внесения изменений в штатное расписание (это может быть реорганизация, сокращение штатов, совершенствование структуры организации и прочее), а также указать, какие именно изменения должны быть внесены.

В большой организации с разветвленной структурой лучше указывать не только должности, которые затрагивает изменение, но и структурные подразделения, где эти должности находятся. При этом все изменения в штатном расписании должны быть доведены до сведения работников предприятия, а также внесены в трудовые книжки со ссылкой на основание (приказ или распоряжение).

Сокращение штата: когда внести изменения?

Сокращение штата или численности работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание, поскольку сокращение численности организации предполагает исключение из расписания отдельных штатных единиц, а сокращение штата – должностей. При этом сокращаемые работники подлежат увольнению (если не предполагается их перевод на другую работу).

Поскольку при увольнении по сокращению численности или штата работников необходимо предупредить об изменениях не позднее, чем за два месяца, новое штатное расписание может быть введено в действие только по истечении этого срока. Хотя составить его можно заранее и само наличие нового или измененного штатного расписания, которое уже утверждено, станет подтверждением правомочности увольнения сотрудников. Если же обстоятельства, по которым было принято решение о сокращении, устранены, работодатель вправе снова изменить штатное расписание в сторону увеличения численности работников.

Изменение унифицированной формы Т-3

Постановление Госкомстата №20 от 24.03.1999 разрешает организациям вносить изменения в унифицированные формы первичной учетной документации (это разрешение не касается учета кассовых операций). Следовательно, если есть настоятельная необходимость, организация может внести в готовую форму свои правки, но при этом не допускается удаление уже существующих реквизитов. Изменения могут касаться расширения или сужения граф, добавления строк или вкладных листков. Необходимые правки могут вноситься при изготовлении бланков на основе унифицированной формы.

Штатное расписание - нормативный организационно-распорядительный документ организации, с помощью которого оформляется структура, утверждается штатный состав и численность предприятия с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц.

Форма штатного расписания

Для составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").

Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.

Кто составляет штатное расписание

Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция.

Такими лицами могут быть руководитель организации, руководитель отдела кадров, .

Сведения, прописанные в штатном расписании

Штатное расписание содержит следующие сведения:

наименование структурных подразделений;

наименование должностей, специальностей, профессий;

количество штатных единиц;

размер оклада и (или) тарифной ставки;

наличие и размер надбавки;

прочие сведения.

Порядок внесения сведений в штатное расписание

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;

код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;

"Номер документа". При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;

дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;

в строке "На период" указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;

в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.

При этом заполняются следующие графы:

графа 1 "Наименование структурного подразделения";

графа 2 "Код" предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;

графа 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации". Должности указываются в именительном падеже без сокращений;

в графе 4 "Количество штатных единиц" указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;

в графу 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;

графы 6, 7 и 8 "Надбавки, руб." работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;

графу 9 "Всего в месяц" возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;

графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

Кто подписывает штатное расписание

Унифицированной формой N Т-3 предусмотрены следующие подписи:

Руководителя кадровой службы;

Главного бухгалтера.

Штатное расписание может быть подписано другими работниками.

В этом случае в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников.

Штатное расписание может состоять из нескольких листов. В этом случае штатное расписание следует прошить его и пронумеровать.

Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке.

При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи.

Печать на штатном расписании проставлять не обязательно.

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.

При этом право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах.

Сроки утверждения штатного расписания

Законом не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у работодателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения.

Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно.

Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое штатное расписание с целью удобства его применения в работе.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .

Штатное расписание: подробности для бухгалтера

• Штатное расписание в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8»

  Документ «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Утверждение штатного расписания»). Данный документ... документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Изменение штатного расписания»). Его удобно...

• Индексируем штатное расписание в «1С:Зарплата и управление персоналом 8»

  Раздел « Кадры» – «Штатное расписание» – «Штатное расписание» и нажать ссылку « Изменить текущее штатное расписание» или же зайти... в раздел « Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» и... вносить изменения в штатное расписание при помощи документа « Изменение штатного расписания ». Штатное расписание – не обязательный, но...

• «Справочник кадровика» – ответы на вопросы о работе в «1С:ЗУП 8»

  Способа ведения штатного расписания: учет без ведения штатного расписания, учет с использованием штатного расписания без ведения... истории, учет с использованием штатного расписания... « Кадры » появится подраздел « Штатное расписание », в позиции штатного расписания появится возможность указать дату... в базу документа « Изменение штатного расписания » либо « Утверждение штатного расписания ». Подробная инструкция по...

• Если в компании нет специалиста по охране труда

  Какую должность занимает сотрудник согласно штатному расписанию. Если у него есть соответствующие... за совмещение, так как в штатном расписании организации отсутствовала должность, доплату за... по иной профессии (должности), предусмотренной штатным расписанием организации. Кроме того, вопрос о... труда при отсутствии ее в штатном расписании рассматривался специалистами Роструда на сайте... совмещении с должностью, не предусмотренной штатным расписанием, невозможно. Однако они не пояснили...

• Можно ли сократить рабочий день в организации в связи со сложной экономической ситуацией?

  Нужно ли вносить изменение в штатное расписание? По данному вопросу мы... не обязан вносить изменения в штатное расписание организации при введении неполного... работать на часть ставки. Штатное расписание же представляет собой документ, ... принятие решения об изменении структуры, штатного расписания, численного состава работников организации... в любое время вносить в штатное расписание изменения, влекущие как уменьшение... приведении количества штатных единиц в штатном расписании в соответствие с фактически...

• Неэффективное использование бюджетных средств в сфере образования

  Необоснованное содержание сверхштатных единиц Под штатным расписанием (форма Т-3) понимается... п. 10 Положения № 583 штатное расписание федерального учреждения утверждается руководителем этого... обязанность работодателя знакомить работников со штатным расписанием. В ходе проверки было... по профессионально-квалификационной группе. Действующее штатное расписание учреждения не предусматривало должность « ... закупок. Кроме того, действующее штатное расписание учреждения не предусматривало должность «контрактный...

• Нормы труда на работы в организациях исполнительских искусств

  ... : Диапазон расчетных ставок Округление для штатного расписания Менее 0,13 Отбрасывается 0 ... работ). Обратите внимание: при формировании штатных расписаний учреждений рекомендуется использовать созданный в... труда интерактивный электронный сервис «Конструктор штатных расписаний учреждений культуры», размещенный в Интернете... оказанию учреждениям помощи в формировании штатных расписаний и использовании при работе в...

• О некоторых вопросах заключения гражданско-правовых договоров

  Если такой должности нет в штатном расписании? Трудовым законодательством не установлена обязанность... (специальности), предусмотренной штатным расписанием организации. Но бывает, что должность штатным расписанием предусмотрена, а подходящего...

• Нюансы выполнения дополнительной работы

  Обязательном порядке должна быть предусмотрена штатным расписанием. И ситуация, когда работодатель поручает... , водитель-охранник), что отражено в штатном расписании и должностной инструкции. Бывает, что... при наличии свободных вакансий, предусмотренных штатным расписанием, иначе осуществление доплат за выполнение... -правового характера. Лучше включить в штатное расписание новую ставку или 0,5 ...

• Сменная работа и суммированный учет рабочего времени

  Такого учета возникает при формировании штатного расписания. Возникает вопрос какой нам необходимо... одной из смен в позиции штатного расписания и при принятии на работу... . Второй вариант – создать несколько позиций штатного расписания с разными графиками или вообще... однотипные графики, а также в штатном расписании для каждой позиции указывать режим...

• Введение норм труда в организациях кинематографии

  Труда и безопасности производства. Формирование штатного расписания В соответствии с п. 13 ... помощи в формировании учреждениями культуры штатных расписаний на основе типовых норм труда... разработан интерактивный электронный сервис «Конструктор штатных расписаний учреждений культуры» (размещен на сайте...

• Как правильно оформить повышение окладов в организации

  При повышении окладов работникам (согласно штатному расписанию), надо ли создавать приказ о... ? При повышении окладов работникам (согласно штатному расписанию), надо ли создавать приказ о... тот размер оклада, который предусмотрен штатным расписанием (то есть установленный для работников... в трудовом договоре как предусмотренного штатным расписанием размера оклада для работников с...

• Аудиторы нашли нарушения. Грозит ли увольнение главному бухгалтеру в связи с утратой доверия?

  Довод об изменении оклада (согласно штатному расписанию) был отклонен в связи с... была указана одна сумма, в штатном расписании – другая, из расчета которой и... оклада до величины, указанной в штатном расписании. Учитывая, что количество дней вынужденного... трудового договора, а не на штатное расписание или «серую» зарплату. Судьи, как...

• Директор турфирмы – единственный учредитель

  По должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации... учредителя на должность руководителя организации, штатное расписание, а также расчетные листки, платежные... , правомерность осуществленных расходов при наличии: штатного расписания, расчетных листков по заработной плате...

Рассмотрим, нужно ли штатное расписание в организации и как его разработать; каков порядок утверждения собственной формы документа. Изучим сложные вопросы, например порядок утверждения штатного расписания, если в компании есть обособленные подразделения или числится всего один сотрудник.

Штатное расписание: быть или не быть

Для начала разберемся, является ли штатное расписание (ШР) первичным учетным документом и обязательно ли его наличие в организации.

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), согласно которому каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим лишь обязательные реквизиты. При этом право выбора форм первичных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) теперь принадлежит работодателю <1>.

К сведению. К фактам хозяйственной жизни относятся сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Мнения экспертов об обязательности штатного расписания разнятся. На наш взгляд, оно должно быть утверждено в организации. Такой вывод следует из толкования ст. ст. 15, 57, 66, 81 ТК РФ. Так, в ст. ст. 15 и 57 указывается на необходимость определения работником и работодателем и фиксации в трудовом договоре «трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием…)». При этом отсутствует оговорка «при его наличии», содержащаяся во многих статьях ТК РФ <2> и дающая право выбора, если это наличие (органа, документа, обстоятельства) не подтверждается.

Кроме того, в ст. 57 установлено, что работник и работодатель могут предусмотреть дополнительное условие об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте. Сведения о структурном подразделении как раз и содержатся в штатном расписании и впоследствии будут отражены в трудовой книжке работника (ст. 66 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек <3>).

При этом не нужно забывать и о таком основании увольнения, как «сокращение численности или штата работников» (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). При отсутствии штатного расписания практически невозможно доказать правомерность увольнения сотрудников по данному основанию, а также обоснованность выплаченных таким работникам денежных сумм ни трудинспекции, ни фискальным органам, ни суду.

Вывод о необходимости штатного расписания подкрепляется также подзаконными актами <4> и сложившейся судебной практикой.

В любом случае его наличие минимизирует риски претензий со стороны фискально-надзорных и судебных органов. Поэтому работодателю следует утвердить штатное расписание.

Утверждаем расписание

Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда (Письмо Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1). То есть штатное расписание отражает события трудовых отношений, которые способны оказать влияние на финансовое положение организации и (или) движение денежных средств. По сути, организация (особенно вновь созданная) или иной работодатель не имеют права принимать работников при отсутствии штатного расписания.

Ранее обязательной была унифицированная форма штатного расписания, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако с 2013 г. ее использование стало необязательным. И хотя многие организации по-прежнему применяют унифицированные формы, не стоит упускать возможность, предоставленную законодателем, и адаптировать ее под нужды конкретного работодателя.

Выбираем способ

Учитывая положения ст. 9 Закона N 402-ФЗ, прежде чем составить штатное расписание организации, необходимо утвердить его форму, как и формы других документов по учету труда и его оплате.

Сделать это можно двумя способами:

— утвердить отдельным приказом организации с приложением соответствующих форм;

— отразить в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета, какие формы первичных учетных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) используются для оформления фактов хозяйственной жизни (см. пример 2 ниже). При этом следует сделать указанные формы документов приложениями к учетной политике (см. пример 3 ниже).

Следует отметить, что в силу обязательности учетной политики для большинства работодателей согласно ст. 8 Закона N 402-ФЗ второй способ закрепления применяемых форм первичных документов является более предпочтительным.

Приказ об утверждении

Итак, работодатель решил утвердить штатное расписание по самостоятельно разработанной форме. Для начала следует издать соответствующий приказ.

Изменения

Изменения в утвержденное и действующее штатное расписание также вносятся приказом — либо отражающим конкретные изменения, либо утверждающим новую редакцию ШР.

Как отметил Роструд в Письме от 22.03.2012 N 428-6-1, штатное расписание меняется, если переименовываются структурные подразделения или должности, меняются размеры окладов, сокращается численность или штат работников. Частоту и периодичность изменения штатного расписания определяет работодатель.

Реквизиты

Имейте в виду: самостоятельно разработанное штатное расписание должно содержать как сведения о приказе, утвердившем его форму, так и реквизиты документа, которым оно введено в действие (см. пример 7).

Кроме того, в разработанном организацией штатном расписании нет необходимости указывать период его действия (в отличие от унифицированной формы). Достаточно указать дату введения штатного расписания в действие.

Вновь созданные организации

Штатное расписание составляется, даже если во вновь созданной организации работает только руководитель. Здесь возможны два варианта изложения штатных единиц:

— либо указывается только руководитель;

— либо сразу фиксируются необходимые штат и численность работников.

Филиалы и представительства

Отдельно следует сказать о штатном расписании организации, в которой имеются филиалы, представительства или иные обособленные подразделения.

В новой форме штатного расписания можно предусмотреть выделение не только структурных, но и обособленных подразделений.

Если Штатное расписание составляется подразделением самостоятельно (причем такое право должно быть предусмотрено в уставе организации, положении о подразделении и доверенности руководителя подразделения), то целесообразно предусмотреть процедуру согласования, а в самом штатном расписании указать реквизиты согласования.

Заполнение отдельных граф

Особо нужно сказать о заполнении граф «Оклад» и т. п.: сумма оклада должна быть одна, не допускается указание так называемой «вилки», поскольку согласно ст. 22 ТК РФ оплата должна быть равной за равный труд.

Примечание. О правилах заполнения таких граф штатного расписания, как «Должность», «Количество штатных единиц», «Тарифная ставка (оклад) и пр.», «Надбавка», можно прочитать в статье «Штатное расписание в вопросах и ответах» на с. 46 журнала N 7, 2009.

При необходимости отражения По одинаковым должностям разных зарплат (а не окладов) рекомендуем либо установить для должности категории или разряды, либо регулировать это установлением надбавок (доплат) в зависимости от квалификации работников. Данной позиции придерживается и Роструд (Письмо от 27.04.2011 N 1111-6-1).

Поэтому работодатель при разработке формы штатного расписания для целей установления персональных надбавок и доплат работникам может изложить информацию в графе «Надбавки, доплаты» так, как показано в примере:

Образец оформления графы «Надбавки, доплаты» в штатном расписании .

Если в организации заработная плата работников состоит из окладов (либо из окладов и нерегулярно выплачиваемых премий), то графу «Надбавки, доплаты» можно исключить. И наоборот: если работодатель применяет в качестве стимулирования труда работников регулярные премии, то можно добавить графу «Премии», также для удобства выделив подграфы «Основание» и «Сумма, руб.» (см. пример 12).

Образец оформления граф «Премия», «На руки» в штатном расписании.

Для ряда работодателей в связи с необходимостью соблюдения ст. ст. 133 и 133.1 ТК РФ нелишним будет добавить графы «К выплате» или «На руки» (пример 12).

Выписка из штатного расписания

Следует помнить, что согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению документы, связанные с его работой, в том числе выписки из документов (ст. 88 ТК РФ). Поэтому считаем целесообразным также утвердить форму Выписки из штатного расписания (унифицированной формы нет).

Штатная расстановка

Штатное расписание — документ плановый и обезличенный. Поэтому не стоит его «утяжелять» информацией. Ведь этот документ может быть представлен в фискальные или судебные органы, которым не следует знать «лишнюю» информацию. Для фиксации фактического положения расстановки кадров (поименно) и оплаты труда (с учетом «плавающих» премий) целесообразно использовать штатную расстановку. Документ может быть в бумажном или электронном виде и содержать любую информацию о работниках, необходимую работодателю (см. пример 14).

Штатная расстановка.

Общество с ограниченной ответственностью «СпортИнвест»

(ООО «СпортИнвест»)

Штатная расстановка на 03.11.2014

Структурное подразделение	Должность	Коли чество штатных единиц	Фамилия И. О.	Оклад, (руб.)	Надбавки, доплаты	Премии	Итого (гр. 6 + гр. 8 + гр. 10)	Дополнительная информация
Основание	Сумма (руб.)	Основание	Сумма (руб.)
Наименование	Код
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Дирекция	01	Генеральный директор	1	Авакумов А. В.	60 000					55 000
Секретарь	1	Белкина Н. А.	30 000	За знание иностранных языков	2000			32 000	Отпуск по беременности и родам до 25.12.2014
Системный администратор	0,75	Волгин И. Л.	21 330					15 997,50	Работник по основному месту работы
<…>
Бухгалтерия	02	Бухгалтер	1	Громова К. Т.	25 000	Увеличение объема работы (ДС до 04.06.2010)	5550			30 550
Бухгалтер	1	Древко О. К.	25 000					24 850	Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет (11.12.2014 — выход на работу)
Бухгалтер	1	Еремина Е. М.	25 000	Расширение зоны обслуживания (ДС до 08.12.2014)	7850			32 850
<…>
Отдел продаж	03	Менеджер	1	Желудь У. А.	30 000			За превышение плана продаж	5000 — 30 000	35 000 — 60 000
<…>
Начальник отдела	1	Зорин И. А.	35 000			За превышение плана продаж	5000 — 30 000	40 000 — 70 000
Отдел доставки	04	Специалист	0,5	Ильин Б. Б.	15 000					7500	Совместитель внешний
Начальник отдела	1	Клаус В. В.	25 000					25 000
Отдел маркетинга	05	Специалист	1	Ломов Я. Р.	24 400					24 400	Ребенок до 3 лет (д. р. 06.02.2012)
Специалист	1	Мишин Т. А.	24 400					24 400
		Начальник отдела	1	ВАКАНСИЯ
<…>

Мнение. Мария Колганова, доцент кафедры предпринимательского и трудового права Государственного университета управления

В теории права одной из основных черт трудоправового отношения всегда считалось включение нового сотрудника в штат организации. Важность этого действия связана с юридическим закреплением работника внутри организации. Включение сотрудника в штат организации «закрывает» имевшуюся ранее вакансию, определяет его место в системе организации и управления трудовыми процессами внутри компании, предопределяет главную составляющую величины его заработка (должностного оклада, оклада, тарифной ставки), закрепляет и делает правомерным дифференциацию корректировки оплаты труда за счет надбавок, доплат, КТУ и других выплат, позволяющих, в соответствии с утвержденными в организации системами оплаты труда, персонифицировать заработки персонала.

Примечание. См. статью «Как организовать работу с персональными данными в кадровых подразделениях» на с. 40 журнала N 3, 2012.

С серьезными проблемами в этих вопросах сталкиваются те компании, которые предоставляют персонал третьим лицам. Такие организации (частные агентства занятости) формально могут соответствовать требованию о наличии штатного расписания, но с юридической точки зрения оно создается в реальной организации и под реальные рабочие места, а не под гражданский договор с посредником.

Примечание. См. статью «10 ошибок, которые не стоит допускать при оформлении документов, связанных с персональными данными» на с. 52 журнала N 3, 2012.

Компании, передающие рабочую силу, нанятую под договор о предоставлении персонала, не создают реальные рабочие места, не вкладывают средства в производство и его модернизацию. В случае банкротства организации-посредника ее имущество (часто арендуемое) не может являться гарантом возмещения недополученного работниками заработка. А следовательно, нет смысла рассматривать созданные в них штатные расписания как серьезные организационно-финансовые документы.

Примечание. О «заемном» труде читайте на с. 70.

Не меньше проблем возникает у таких компаний и в связи с оформлением кадровой документации. Если посредник оформляет принимаемого работника к себе на работу, то реальное выполнение трудовых функций во вредных или опасных условиях труда у реального производственника не будет засчитываться в его льготный стаж, дающий право на пенсию, так как в офисе компании-посредника, оформляющей работника в соответствии с ее штатным расписанием к реальному работодателю, таких вредных условий труда нет. Ни одна структура ПФР не признает работу по штатному расписанию фирмы-посредника как работу во вредных или опасных условиях, дающих право на пенсионные льготы. Это объясняется тем, что в трудовой книжке работника, которая в соответствии со ст. 66 ТК РФ является основным документом о его трудовой деятельности и трудовом стаже, в соответствии со штатным расписанием посредника сделана запись о трудоустройстве.

В заключение хочется отметить, что требования к документам, изложенные в Законе N 402-ФЗ, в ряде случаев отличаются от требований трудового законодательства (которые, по сути, жестче). Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих рекомендуем в качестве основы при разработке формы штатного расписания брать унифицированную форму N Т-3. Целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». И наконец, поскольку штатное расписание содержит персональные данные работников, его хранение, обработка, уничтожение должны осуществляться в соответствии с требованиями законодательства РФ о защите персональных данных.

Ю. Титова

Преподаватель,

Эксперт журнала

«Кадровая служба

И управление персоналом предприятия»

Подписано в печать