Порядок ведения кассовых операций для ип. Кассовые операции при использовании онлайн-кассы

01.10.2019

Индивидуальные предприниматели, нотариусы, адвокаты и прочие самозанятые лица ведут кассовые учет в упрощенном порядке, в связи с чем освобождены от оформления ряда документов и составления отчетности. В статье разберем порядок ведения кассовых операций для ИП в 2018 году.

В 2018 году требования к кассовой дисциплине самозанятых лиц остались прежними. Как в предыдущие годы, обязательства ИП по ведению кассовых операций зависят от системы налогообложения, используемой предпринимателем:

ИП на ОСНО обязаны вести учет кассовых операций в общем порядке, наравне с юридическими лицами. Эта позиция подтверждена в письме Минфина №ЕД-4-2/13338 от 09.07.2014 года.
«Упрощенцы», предприниматели на ЕНВД и на патенте вести учет кассовых операций не обязаны. Также от учета кассы освобождены ИП совмещающие ЕНВД и УСН.

Оформление кассовых документов

Для соблюдения контроля кассовой дисциплины субъектам хозяйствования следует руководствоваться Указом Центробанка РФ №3210-У от 11.03.2014 года. На основании положений документа, самозанятые лица, применяющие упрощенную или патентную систему налогообложения, а также ИП-плательщики ЕНВД, вести кассовый учет не обязаны.

Таким образом, субъекты малого бизнеса освобождаются от следующих обязательств по оформлению кассовых операций:

Ведение кассовой книги. В ходе ведения деятельности ИП не обязан вести кассовую книгу, отражать в ней операции по приходу и выдаче наличности.
Заполнение кассовых ордеров . Приход выручки или иной наличности в кассу ИП не обязан сопровождать оформлением приходного кассового ордера. Выдача средств из кассы также не подразумевает обязательной выписки расходного ордера.
Определение лимита кассы . Так как предприниматель не ведет кассовую книгу, а, следовательно, не учитывает приход и расход средств в общем порядке, предусмотренном для юрлиц, соблюдать лимит кассы ИП также не нужно. Это значит, что сумма, которая может храниться в кассе ИП, законом не ограничена.

Использование наличности в кассе

Согласно упрощенным законодательным нормам, ИП вправе:

приходовать наличность в кассу без ограничений и без оформления кассовых документов;
выдавать средства подотчет, использовать для хозяйственных и прочих нужно практически без ограничений;
перечислять наличность на банковские счета вне зависимости от предназначения таких счетов (личный, депозитный, целевой, т.п.).

Ввиду того, что ИП освобожден от обязательств по контролю лимита кассы, хранить средства (полностью или частично) на банковских счетах предпринимателю также не требуется. Решение о необходимости использования банковского счета остается на усмотрение предпринимателя.

Учет наличности в кассе

С одной стороны, освобождение ИП от ведения кассовых операций существенно облегчает предпринимателю жизнь, ведь самозанятый гражданин не обременен лишней бумажной волокитой, связанной с оформлением кассовых документов. С другой стороны, учет кассовых операций просто необходим для предпринимателей с большим денежным оборотом, ведь в таком случае ИП сложно контролировать поток наличности, поступающий от сделок.

Из вышесказанного следует, что предпринимателю все-таки следует вести кассовый учет, если:

деятельность ИП подразумевает реализацию товара на нескольких торговых точках;
в штате предпринимателя работают несколько сотрудников, каждый из которых имеет дело с наличностью;
все или большая часть расчетов по договорам с поставщиками и подрядчиками осуществляется предпринимателем с помощью наличных средств.

Для организации учета наличности в кассе предприниматель может использовать унифицированные формы:

кассовая книга (скачать здесь ⇒ );
приходные и расходные кассовые ордера (скачать здесь ⇒ , ).

Также ИП вправе самостоятельно разработать порядок, согласно которого будет организован кассовый учет, используя при этом первичные документы и имеющиеся формы отчетности:

сумму прихода выручки в кассу можно определять на основании копий кассовых чеков, выданных покупателю;
при расчетах с поставщиками и подрядчиками, сумму расхода наличных средств можно суммировать согласно товарным накладным, актам выполненных работ.

Подчеркнем, что вышеописанный порядок кассового учета носит исключительно рекомендательный характер и может быть использован исключительно по усмотрению ИП. За фактически бесконтрольное распоряжение наличностью предприниматель оштрафован не будет.

Онлайн-кассы для ИП

В 2018 году вступили в силу законодательные изменения, согласно которым юрлица и предприниматели, ранее применявшие кассовую технику, обязаны перейти на использование онлайн-касс.

Онлайн-касса – это кассовый аппарат, который дополнен новыми функциями, среди которых:

функция отправки электронной версии чека на электронную почту покупателю;
дублирование чека оператору фискальных данных (ОФД), который, в свою очередь, передает информацию о продаже в ФНС;
возможность использования QR-кода.

С 2018 года работать с онлайн-кассами обязаны предприниматели, работающие в сфере торговли, в общепите, а также ИП, которые занимаются реализацией товара посредством вендинговых аппаратов.

Обязательство по наличию онлайн-кассы предусмотрено только для предпринимателей, которые:

реализуют товары (услуги) за наличные средства непосредственно конечному потребителю;
имеют штатных работников, с которыми заключены трудовые договора, либо сотрудников, нанятых по договору подряда.

ИП, который работает самостоятельно, онлайн-кассу иметь не обязан.

Кассовая дисциплина ИП

Несмотря на то, что индивидуальные предприниматели фактически освобождены от ведения учета кассовых операций, самозанятые граждане все-таки обязаны соблюдать правила кассовой дисциплины. Подробнее – в таблице ниже.

№ п/п	Положения кассовой дисциплины	Описание
1	Допуск работников к работе с наличностью	Условия работы с наличностью должны быть зафиксированы в трудовых договорах с работниками. Допуск сотрудников к работе с наличными средствами осуществляется на основании локальных нормативных актов, оформленных в установленном порядке. Иными словами, ИП необходимо оформить документ, регламентирующий работу кассы, либо включить должности работников кассы и их обязанности в отдельный приказ, с последующим ознакомлением сотрудников кассы под роспись.
2	Охрана кассы	Предприниматель, работающий с наличностью самостоятельно либо с привлечением наемных сотрудников, обязан обеспечить установленный порядок сохранность кассы, в том числе охрану и инкассацию наличности.
3	Лимит расчета наличными	Центробанком РФ установлен лимит расчета наличными, который составляет 100.000 руб. в рамках одного договора. В случае, если ИП заключен договор в валюте, то лимит рассчитывается по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения сделки.

Первичные документы

Отсутствие обязательств по ведению кассового учета не освобождает самозанятых лиц от учета операций на основании первичных документов.

«Упрощенцы», использующие налоговую схему «Доходы минус расходы 15%», обязаны вести учет доходов и расходов, суммы которых подтверждаются соответствующими документами:

счета-фактуры;
акты выполненных работ;
товарные накладные.

Операции, отраженные в учете ИП, должны соответствовать условиям договоров, заключенных с контрагентам в соответствующем порядке.

Главная → Документы →

Порядок ведения кассовой книги для ИП

Предпринимательская деятельность ИП зачастую осуществляется с использование безналичного расчета, но многие индивидуальные предприниматели используют и наличные денежные средства. При наличных расчетах индивидуальный предприниматель до 2014 года на всех режимах налогообложения должен был вести кассовую книгу.

С марта 2014 года, после того как 11.03.2014 года, вышло Указание Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», В п.4.6 Указания ЦБ РФ № 3210 сказано: «Если индивидуальные предприниматели, в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга 0310004 ими может не вестись.»

Тем не менее, в результате отказа от ведения кассовой книги и от оформления приходных и расходных кассовых ордеров, ИП попадает в условия, при которых затруднительно контролировать деятельность наемных сотрудников, принимающих и выдающих наличные денежные средства. ИП лишается официального подтверждения выдачи и приема наличных. Поэтому если работу с наличными осуществляет не ИП, а кассир, то отказываться от кассовых документов нецелесообразно.

О том, что такое кассовая книга для ИП и об особенностях ее ведения и заполнения в 2019 году, пойдет речь в этой статье.

Что такое кассовая книга?

Кассовая книга — это специальный журнал, в который вносятся данные обо всех проведенных операциях с наличными денежными средствами. Кассовая книга входит в перечень документов бухгалтерской отчетности.

Книгу обязаны вести все индивидуальные предприниматели, даже те, которые находятся на упрощенной системе налогообложения (УСН).

Постановлением Госкомстата утверждена унифицированная форма кассовой книги. Форма называется КО-4 .

Грамотное ведение кассовой книги имеет очень важное значение. Органы контроля часто проверяют этот документ у ИП. Неправильное ведение книги грозит штрафами. Т.е. за неведение кассовый книги, при выплате зарплаты на банковские карты, не несет ответственность, но если ИП ведет кассовую книгу, то он обязан соблюдать все требования законодательства при оформлении кассовой книги и кассовых документах - приходных и расходных ордерах.

Кассовая книга для ИП ведется с начала календарного года и до его окончания. Она представляет собой журнал, состоящий из пятидесяти (или ста) страниц.

На титульном листе кассовой книги указывается срок ее действия. В случае если книга закончилась до окончания календарного года, а год продолжается, то заводится еще одна книга, в которой продолжаются записи в хронологическом порядке. На второй книге также указывается дата начала ее ведения и дата окончания книги. Это дает возможность определить последовательность кассовых книг.

Предыдущее указание ЦБ РФ № 373 П, требовало чтобы все листы кассовой книги были пронумерованы, прошиты и скреплены подписью и печатью ответственного лица. Новое указание ЦБ РФ 3210-У, актуальное на сегодняшний день, отменяет эти требования. Т.е. Вы можете, так же как и ранее нумеровать, прошивать и т.к., но если делать этого не будете, то нарушением это являться не будет.

Лимит денежных средств в кассе ИП может не устанавливать. Если ИП ведет кассовую книгу, то при оформлении БСО, выручка в кассу вводится одним приходным ордером, на общую сумму оформленных БСО за рабочий день.

Как правило, индивидуальные предприниматели покупают готовую кассовую книгу (с расчерченными графами и столбцами), отпечатанную типографским способом.

Кто ведет кассовую книгу ИП?

В общем случае кассовую книгу должен вести кассир. Он принимает деньги и вносит соответствующую запись в журнал. Кассир ставит свою подпись под заполненными листами кассовой книги. По окончании рабочего дня кассир передает остаток денежных средств в бухгалтерию. Помимо этого кассир отдает все первичные документы, а именно: расходные и приходные ордера. После этого бухгалтер подписывает лист из журнала. При отсутствии главного бухгалтера, свою подпись ставит руководитель предприятия. Эта процедура является ежедневной.

Для индивидуальных предпринимателей вышеупомянутая процедура немного иная. Многие ИП работают самостоятельно, без наемных работников, а значит — у них нет главного бухгалтера. В этой ситуации для того чтобы провести кассовые операции требуется сотрудник, ознакомленный под роспись со своими должностными обязанностями и правами. Такую процедуру индивидуальный предприниматель может проводить и лично.

Как правильно заполнять кассовую книгу

На титульном листе кассовой книги должна быть следующая информация:

полное наименование предприятия или организации (если это юридическое лицо);
фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя (если это ИП);
период времени, на который она заводится (год или конкретная дата, в случае, если книг несколько);
ОКПО;
если речь идет о подразделении — наименование подразделения.

В готовую форму кассовой книги вносятся записи (приходные и расходные). Операции, произведенные за одни сутки, вносят на одну страницу журнала.

По истечении рабочего дня подводят итог и выводят остаток. Все записи, внесенные в кассовую книгу, подтверждаются отчетом кассира (или лица, которое занимается приемом наличных денежных средств). Как уже упоминалось выше, далее все полученные деньги передаются в бухгалтерию.

Теперь рассмотрим более подробно внешний вид листа кассовой книги. Каждый лист журнала содержит две части (с линией отрыва):

Страница книги с данными о проведенных денежных операциях.
Отчет кассира о проведенных денежных операциях.

Для удобства можно согнуть лист кассовой книги по линии отрыва и заполнять при помощи копировальной бумаги две части одновременно.

Вкладной лист журнала заполняется шариковой ручкой, на отрывной части копируется та же запись.

Лист разрезается по намеченной линии и первая часть должна быть подшита. Первичный документ прилагается к отчету кассира.

Остановимся более детально на графах кассовой книги.

Вверху страницы кассовой книги должна содержаться следующая информация:

дата, месяц и год;
номер листа журнала.

В соответствии с инструкцией по заполнению кассовой книги, следует:

Заполнить графу «Остаток на начало дня» (с указанием суммы, которая осталась в кассе на начало дня). Сумма остатка переносится из предыдущей страницы — из графы «Остаток на конец дня».
Порядковый номер кассового ордера заносится в графу под названием «Номер документа».
В следующей графе указываются данные, от кого получен и кому выдан документ. Здесь вносится информация о физ. лице (его ФИО) или юр. лице (его наименование).
В графах «Приход» и «Расход» ставится сумма денежных средств цифрами в рублях и через запятую указываются копейки.
Графа «Перенос» содержит информацию о сумме всех операций, которые были записаны в предыдущих строках.
В графе «Итого за день» подсчитывается сумма (отдельно — полученные средства и выданные средства).
Графа «Остаток на конец дня»: необходимо сложить все наличные средства (с учетом остатка с предыдущего дня и с теми, которые прибыли) и отнять выданные деньги.

Обратите внимание, что сумма денежных средств, которая указывается в кассовой книге, должна совпадать с фактическим остатком в кассе.

Буква «Z» проставляется в незаполненных строках.

В конце страницы указываются фамилии кассира и бухгалтера и ставятся их подписи. Обязательно прописывается количество полученных приходных и расходных ордеров.

Если за день операции по наличному расчету не производились, то в кассовую книгу заносится остаток на конец дня без изменений.

Исправления в кассовой книге для ИП

Теперь рассмотрим, что делать, если в кассовой книге была допущена ошибка. Если в журнале была описка, ее можно исправить. Нельзя исправлять ошибки в кассовой книге при помощи лезвия, штриха или вырывания страницы с ошибкой. Допускается аккуратное перечеркивание неправильных данных. Рядом необходимо вписать правильные сведения.

Исправленные ошибки должны заверяться двумя подписями — кассира и главного бухгалтера.

Если была допущена ошибка, лист ни в коем случае нельзя вырывать! Кассир обязан написать об ошибке главному бухгалтеру в форме заявления.

Порядок и срок хранения кассовых документов с марта 2014 года определяет руководитель организации. Для этого ИП издает соответствующий Приказ.

ВЕДЕНИЕ КАССОВОЙ КНИГИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Автоматизированный способ ведения кассовой книги в электронном формате возможен в двух вариантах:

1. Ведение кассовой книги в электронном виде с переносом на бумажные носители
2. Ведение кассовой книги в электронном формате с электронно-цифровой подписью.

В первом варианте ведение кассовой книги практически не отличается от обычного порядка. Ее заполняет кассир, руководствуясь указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У. В течение дня по мере поступления или выдачи денег кассир заполняет кассовую книгу. В конце дня заполненные листы кассовой книги необходимо распечатать и предоставить на подпись бухгалтеру вместе с приходными и расходными ордерами. Нумерация листов кассовой книги должна быть сквозной с начала ее ведения, т.е. с начала календарного года. В конце года кассовую книгу необходимо прошить, скрепить подписью и при наличии печати поставить печать.

При втором варианте ведения кассовой книги - в электронном формате с электронно-цифровой подписью, необходимо совершить следующие действия:

обеспечить защиту информации в кассовой книге от доступа третьих лиц с помощью пароля;
обеспечить защиту информации в кассовой книге от потерь и искажений с помощью использования резервного накопителя или сохранения книги на сервере;
обеспечить электронной подписью работника, отвечающего за ведение кассовой книги в электронном формате. Электронная подпись к кассовой книге оформляется согласно Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 года.

После того как ответственное лицо подписало книгу, исправления в ней не допускаются.

При выполнении вышеперечисленных действий электронный формат кассовой книги приравнивается к бумажному варианту и не требует распечатки.

Обновлено в соответствии с нормами действующего законодательства 23.02.2019

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта сайт посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос - обращайтесь . Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК - 74999385226. СПБ - 78124673429. Регионы - 78003502369 доб. 257

"Нужно отметить, что начиная с 2014 года ИП, которые ведут книгу учета доходов и расходов, освобождаются от обязательства оформлять кассовые ордеры." Вообще-то с 1 июня 2014 года Аффтар жжёт: "Книгу обязаны вести все индивидуальные предприниматели, даже те, которые находятся на упрощенной системе налогообложения (УСН)." Внимательно читайте документы п 4.6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У

Николай, спасибо за отзыв. Вы абсолютно правы. Видимо, в какой-то момент в связи с изменениями законодательства и невнимательным редактированием статьи ее автором произошла эта несостыковка. Сейчас отредактировали материал в соответствии с действующим законодательством.

Привет. У меня ИП на ЕНВД, только что закончилось ЭКЛЗ на кассовом аппарате и я решил работать без него, т.к. возможно с нового года нужно будет думать о каких-то ККМ с Интернетом. Раньше я вел журнал кассира операциониста, выписывал приходник и заполнял кассовую книгу, выписывал расходник (под отчет). Что делать теперь? Так, что бы по проще, но по правилам? Нужно ли продолжать вести кассовую книгу?

Вячеслав, ИП на ЕНВД освобождается от обязательного применения кассового аппарата, при условии оформления БСО клиентам или покупателям. Конечно это упрощает ведение документации и снижает расходы. Порядок использования бланков строгой отчетности утвержден в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 06 мая 2008 года №359. С 01.06.2014 года, Кассовая книга для ИП не обязательна, но Вы можете ее вести, для четкой работы, тем более от утверждения и соблюдения лимита кассы ИП освобождены. О бланках БСО можно прочитать на нашем сайте в разделе "Учет бланков строгой отчетности".

Скажите, а если ИП только открылось, продаж пока не было ни одной. Нужно ли вести кассовую книгу в эти дни, или ждать первой продажи? У меня ИП на УСН, есть кассовый аппарат. Дата начала книги на первой странице еще пока не вписана. Наемных работников нет.

Ольга, кассовую книгу и соответствующие документы к ней, с 2014 года могут не индивидуальные предприниматели на УСН которые не выдают зарплату наемным работникам наличными.
Т.е. в Вашем случае ведение кассовой книге не обязанность, а право. Если нет движения наличных денежных средств, то книгу не заполняете.
А вот при применении кассового аппарата, обязательным является ведение журнала кассира- операциониста и журнала учета вызова технических специалистов.
Кассовый аппарат должен быть зарегистрирован в налоговой инспекции.
Перечень документов для регистрации кассового аппарата:
Заявление установленного образца (для организаций печать обязательна для ИП нет).
Документы на приобретение ККМ: кассовый и товарный чеки или кассовый чек, накладная, счет-фактура или платежное поручение, накладная, счет-фактура.
Формуляр (технический паспорт) ККМ с отметкой центра технического обслуживания (ЦТО) о вводе ККМ в эксплуатацию, об установленных голограммах - средствах визуального контроля (СВК).
Паспорт версии модели ККМ и дополнительного листа к паспорту версии и (и их копии).
Договор (и копия) с ЦТО на техническое обслуживание ККМ.
Журнал кассира- операциониста по форме КМ-4 прошнурованный, пронумерованный, заверенный печатью предприятия и подписью руководителя.
Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ по форме КМ-8, прошнурованный, пронумерованный, заверенный печатью предприятия и подписью руководителя.
Свидетельство о постановке ИП на налоговый учет- ИНН(оригинал и копия)
Свидетельство о государственной регистрации - ОГРН (оригинал и копия)
Договор аренды на место установки ККМ(оригинал и копия)
Для ввода в эксплуатацию в ИМНС наличие кассового аппарата обязательно!

Наталья, спасибо большое за ответ. Вы правы, у меня не кассовая книга, а журнал кассира-операциониста. Форма км-4. Я не поняла сразу, что это разные вещи. Вот его нужно заполнять, если не было еще ни одной продажи? Кстати, у меня уже все зарегистрировано.

Ольга, журнал кассира-операциониста заполняют сразу после снятия Z - отчета. Если на кассовом аппарате не пробивались суммы в течении текущего дня, то снимать отчет не обязательно, если Вы не работаете на кассовом аппарате, то и журнал кассира-операциониста заполнять не надо.

Наталья подскажите, пожалуйста. Если не ведется касса, но есть кассовый аппарат и заполняется журнал кассира -операциониста, то нужно ли составлять отчет кассира-операциониста, на основании которого деньги вносятся в кассу, которая не ведется?

Как изменился порядок проведения кассовых операций в 2017 году? Для чего внесли поправки в положение № 3210-У о порядке ведения кассовых операций? Правда ли, что с 19 августа 2017 года вводятся в действие новые правила кассовой дисциплины? Как вести кассовую книгу с указанной даты? Изменились ли правила оформления кассовых документов? Давайте разбираться.

Вводная информация

Нормативный правовой акт, которым регулируется ведение кассы – Указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». В этот документ Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У внесены поправки. Изменения начнут действовать через 10 дней после опубликования (документ опубликован 8 августа). Следовательно, порядок ведения кассовых операций меняется с 19 августа 2017 года.

Зачем потребовались изменения

Но для чего потребовалось корректировать положение о порядке ведения кассовых операций? Главный ответ мы можем найти в пояснительной записке к проекту комментируемых поправок:

Что следует из пояснительной записки

Разработка проекта обусловлена внедрением с 1 июля 2017 года онлайн контрольно-кассовой техники (онлайн касс), обеспечивающей хранение фискальных данных в фискальных накопителях. См. « ».

Проектом поправок уточняется порядок оформления приходного кассового ордера 0310001, а также предусматривается оформление расходного кассового ордера 0310002 на общую сумму принятых, выданных наличных денег при применении юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники.

Таким образом, приход и расход средств будут сверяться с передаваемыми в ИФНС онлайн данными.

Также уточняется порядок оформления кассовых документов в электронном виде и актуализируются отдельные положения Указания № 3210-У. Расскажем подробнее о наиболее значимых коррективах в кассовой дисциплине с 19 августа 2017 года.

Деньги под отчет можно выдавать без заявления

Подотчетные лица – это сотрудники, которым организация или индивидуальный предприниматель выдает деньги для выполнения служебных поручений и которые обязаны представить отчет об их использовании.

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором требуется зафиксировать необходимую сумму и указать на какие цели она будет потрачена. Это следует из пункта 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У. Привычное многим заявление о выдаче денег из кассы может выглядеть, например, так:

Благодаря комментируемым изменениям, с 19 августа 2017 года 2017 года организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Его название или форму Центробанк не предусмотрел. Поэтому организация или индивидуальный предприниматель сможет оформлять приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств. Форма распорядительного документа – произвольная. Однако в нем обязательно должны содержаться записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата. Этого требует пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У (в новой редакции).

Приведем возможный пример приказа организации о выдаче денег под отчет, который может издать директор (или иное уполномоченное лицо) в июле 2017 года.

Заметим, что после 19 августа 2017 года можно будет работать в прежнем порядке и выдавать подотчетные по заявлениям сотрудников. Такой вариант Центробанк оставляет допустимым. Прежде, как мы уже сказали, заявление было обязательным и единственно возможным вариантом.

С 19 августа 2017 года, получив заявление от работника или распорядительный документ (например, приказ) о выдаче денег в подотчет, бухгалтер обязан будет сформировать расходный кассовый ордер (0310002). Расходный кассовый ордер выписывают каждый раз, когда выдают деньги из кассы. Составляйте его по форме № КО-2 в одном экземпляре (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Вот пример расходно-кассового ордера, составленного в июле 2017 году, где в качестве основания для выдачи денежных средств зафиксирован изданный директором приказ, а не заявление.

Вы можете данный образец расходно-кассового ордера КО-2 в качестве примера. На основании сформированного РКО кассир обязан выдать сотруднику денежные средства.

Выдавать деньги под отчет можно при наличии задолженности

Многие знают, что нельзя выдавать из кассы подотчетные суммы работнику, который еще не отчитался по ранее полученным деньгам. За нарушение этого ограничения могут оштрафовать на сумму до 50 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Напомним, что на случаи, когда деньги перечисляют на карту, это правило не распространяется.

Однако с 19 августа 2017 года ситуация меняется. С этой даты организации и ИП смогут выдавать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Даже если ранее выданная сумма в срок возвращена не была. Такая поправка внесена в пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У.

Срок возврата никто не отменял

Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Если срок возврата подотчетных сумм установил руководитель, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). Этот срок никто не отменял. Однако теперь, даже если работник не вернул в установленный срок подотчетные суммы, он праве получить новую подотчетную денежную сумму.

Напомним, что если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то деньги можно удержать из зарплаты. В этих целях оформляют приказ о взыскании – не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Однако взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому требуется получить письменное согласие работника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд (ст. 137, 248 Трудового кодекса РФ).

Квитанцию к ПКО можно направлять на электронную почту

Приходный кассовый ордер заполняют при получении денег в кассу. Он составляется в одном экземпляре по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей:

сам приходный кассовый ордер;
отрывная часть – квитанция (выдается лицу, внесшему деньги).

Если сумма денег, указанная в “приходнике”, совпадает с внесенной суммой, кассир ставит подпись в ордере. Затем на квитанции к ордеру ставит печать или штамп (при наличии печати у организации) и выдает квитанцию вносителю.

Что же касается изменений, то квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру с 19 августа 2017 года можно направить на электронную почту вносителя. Распечатывать не обязательно. Лишь квитанцию от бумажного ПКО выдавайте, как и прежде, на руки. Прежде, заметим, что требовалось выдавать «бумажные» квитанции, даже если РКО формировался в электронном формате.

Кассовую книгу вправе вести не только кассир

Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4. Поступать так должны все организации. Только индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно НК РФ, вправе не формировать кассовую книгу (п.п. 1, 4.6 Указания № 3210-У).

Кассовую книгу ведет кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). Однако с 19 августа 2017 года Центробанк разрешает заполнять кассовую книгу любому сотруднику, а не только кассиру. Когда поправки вступят в силу, заполнять книгу сможет, например, директор (п. 4 Указания № 3210-У).

Если кассовую книгу с 19 августа 2017 года будет вести не кассир, а другой работник, то в соответствующие обязанности должны быть в его должностной инструкции.

Кассовую книгу разрешено вести на бумажном носителе или в электронном виде (п. 4.7 Указаний № 3210-У).

Кассовая дисциплина – это перечень правил, которые регламентирует все, что связано с движением и учётом наличных денег. По этим правилам должны работать как малый и средний бизнес, так и крупные коммерческие организации.

Любой индивидуальный предприниматель, который проводит кассовую операцию, должен соблюдать действующий закон РФ. Если у него выявлено нарушение кассовой дисциплины государство выписывает ИП штрафные санкции в установленных законом размерах. В этой статье подробно рассмотрены основные моменты, к которым относится различные виды нарушений кассовой дисциплины ИП.

В Указе ЦБ РФ № 3210-У подробно расписан порядок ведения кассовой операции ИП в 2019 году. В этом документе есть информация о 2 категориях ИП - плательщиках налогов, которые могут пользоваться некоторыми льготами.

В 2018 и в 2019 году ИП могут заниматься ведением упрощённого кассового порядка - без соблюдения кассового лимита.
В таком случае, ИП может хранить в кассе своей фирмы любое количество средств. Однако в этом случае, лучше хранить деньги предприятия в банках.
Во всех других случаях владелец малого бизнеса должен осуществлять соблюдение кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина ИП, которая установлена на период 2015–2019 годы, даёт возможность ИП не составлять выписки как расходных (когда он выдаёт наличные средства в кассе), так и приходных кассовых ордеров - при осуществлении приёма денег наличкой. Также в указе ЦБ РФ установлено следующее – ИП вправе отказаться от ведения кассовой книги.

Следует иметь в виду, что отказ от выписки расходных и приходных кассовых ордеров усложняет контроль над работой сотрудников, которые занимаются приёмом денег. В этом случае подтверждения о получении работником денег нет.

Если у предпринимателя сотрудники работают не по трудовым договорам найма, а средства поступают к ИП напрямую, то отказ от ведения расходных и приходных кассовых ордеров является логичным решением.

Размеры выручки предприниматели вправе подтвердить кассовыми чеками, которые выданы покупателям.

Выдачу зарплаты можно фиксировать в определённых платёжных ведомостях.

Описание нарушения кассовой дисциплины

Прекращение работы контрольно-кассовой техники (ККТ)

За подобное нарушение кассовой дисциплины - прекращение работы ККТ» в ст 14 КоАП прописаны следующие штрафные санкции:

если налогоплательщик занимает определённую должность в компании - 3–4000 р.;
если плательщик является юридическим лицом - 30–40 000 р.

Например, в парикмахерской несколько месяцев отсутствовал администратор, который должен был работать на контрольной кассовой технике (ККТ). Сотрудник этой организации чек не выбил, и сообщил посетителю, что эти не входит в его должностные обязанности.

В таком случае произошло нарушение кассовой дисциплины, и налоговый инспектор выписал штрафы ИП на сумму 30 тыс. руб. (ст. 14.5 КоАП РФ).

В суде решили удовлетворить требования налоговиков к наго плательщику – штраф был признан законным и обоснованным. В судебном постановлении было написано следующее: вина этого предприятия была в том, что оно не проконтролировало выполнение сотрудником организации правил об использовании ККТ.

Подобное решение вынес и Президиум ВАС РФ в своём постановлении. В деле, нарушил трудовую дисциплину, а не вся фирма.

В итоге судьи вынесли положительное решение в пользу государства, а не налогоплательщика - оставили решение федеральной налоговой службы о штрафных санкциях в силе.

В итоге суды назначают штрафы всей организации, хотя нарушить закон может только один сотрудник организации. Согласно ст 14 КоАП РФ размеры штрафных санкций, которые установлены для должностных лиц, в 10 раз меньше штрафных сумм для фирмы.

Нужно отметить, что предприятиям целесообразнее назначить наказание только 1 работнику. Однако при переносе штрафа, нужно быть внимательным. Закон разрешает суду выносить решения о взыскании двух штрафов: и с компании, и с её работника.

Фирмы, которые превысили кассовый лимит, утверждённый ЦБ РФ, сотрудники налоговой службы наказывают финансово - размер штрафа достигает 50 тыс. руб. Основание - ст. 15 КоАП РФ. Правилами ведения кассовой дисциплины, которая введена в 2017 году, предусмотрено, что лимит не должен быть превышен.

В то же время в реальной жизни у налоговых инспекторов редко получается взыскать такой штраф с налогоплательщика. Специалисты налоговые службы в большинстве случаев не успевают в течение 2 месяцев взыскать штрафные санкции.

Если сотрудники налоговой службы взыскивают штрафы спустя 2 месяца, надо смело подавать на налоговую инспекцию в арбитражный суд: судьи в таких случаях выносят положительное решение в пользу ИП.

Фирма, выручка которой в предыдущие годы составила 800 млн руб., является малым предприятием с июля 2015 года. До 2019 года, ИП уже может не пользоваться лимитом остатка налички в кассе. Это подтверждено чиновниками Министерство экономического развития и ЦБ РФ.

С июля 2015 года предельный размер выручки, при котором фирма является малым предприятием, составляет не 400, а 800 млн. р. По словам чиновников, эта поправку можно применить и по отношению к размеру прошлогодней выручки.

Например, ежегодная выручка ИП в 2013 году была равна 600 млн руб., что больше установленного лимита (600 > 400). В таком случае в 2014 году предприятие не могло быть признано малым.

Выручка фирмы в 2014 году составила 750 млн. р.

С июля 2015 года её выручка меньше нового лимита (750< 800). Соответственно, с этой даты ИП - малое предприятие.

В то же время в таком случае должны соблюдаться следующие 2 критерия:

количество сотрудников организации за предыдущий год должна быть не более 100;
в уставном капитале фирмы доля участия различных фирм, которые не считаются малыми, должны быть равна 49%.

Малые предприятия могут не фиксировать лимит остатка налички в кассе. В таком случае, если фирма стала таковым предприятием в июле этого года, то можно сделать отмену лимита с середины 2015 года.

Правила хранения налички

Обновлённая версия кассовой дисциплины, которая вступит в силу в 2019 году, предъявляет к ИП следующее требование - хранение налички в фирме должно осуществляться по установленным положениям и законам. В большинстве случаев, нарушение порядка хранения налички заключается при отсутствии у предпринимателя кассовой комнаты.

Кассовой комнатой считается изолированное помещение, в котором осуществляется приём, выдача и хранение налички.

Если у ИП нет кассовой комнаты, он должен заплатить штраф в размере 50 000 руб. (ст. 15 КоАП РФ).

Суд может встать на сторону ИП, если сотрудниками налоговой инспекции собрана слабая доказательная база по поводу этого нарушения.

Для успешного взыскания с фирмы штрафа по 15 статье КоАП РФ, налоговые инспекторы должны:

обнаружить у компании свободные деньги и зафиксировать их размер;
удостовериться в том, что они есть в кассовой комнате;
написать в иске определённую норму закона, которую нарушил ответчик;
зафиксировать дату и место административного нарушения.

Если специалисты налоговой службы просто не обнаружат кассовую комнату в компании и не предъявят иных доказательств, суд выносит решение в пользу организации, а не государства.

Неоприходование наличной выручки

Не отражённые в кассовых ордерах деньги являются поводом для начисления ИП крупных штрафов (50 тыс. руб.).

Подобные правонарушения представляют опасность для ИП ещё и потому, что специалисты налоговой службы, которые выявили наличие неоприходованных средств, назначают ИП проведение выездной проверки. В таком случае получается то, что, снизив выручку, компания недоплатило полную сумму налога на добавленную стоимость и налога на прибыль в бюджет.

Превышение лимита расчётов наличкой в кассе

Одним из распространённых нарушений кассовой дисциплины является превышение лимита расчётов наличкой в кассе. При таких расчётах существует лимит, равный 100 тыс. руб. Но не во всех случаях ясно, как правильно его вычислять.

Например, как ИП определить сумму, не превышающую лимит, если он не оформил с партнёрами официальный бумажный договор? Или если ИП заключил 2 и более сделок, сделав разбивку платежей таким образом, чтобы их сумма не была равна 100 тыс. руб.?

Лимитом расчёта наличкой можно пользоваться только по 1 сделке (Указание ЦБ РФ № 3073-У). Однако фирмы в некоторых случаях не составляют договор в письменном виде.

Так, когда поставщики делают выписку счетов на оплату, а потом совершает отгрузку покупателям товарной продукции по накладным. В таком случае лимит надо рассчитывать по каждой из всех отгрузок товарной продукции. В таком случае можно не составлять договор в виде 1 документа (ст. 434 ГК РФ).

Когда поставщики делают потенциальным покупателям выписку счетов, в которых прописаны как количество, так и марки товарной продукции, то подобный документ - оферта. Факт поступления денег на счёт говорит о том, что покупатели заключили сделку (ст. 435, ст. 438 ГК РФ). В этом случае фирма составляет и подписывает единовременный договор купли-продажи.

В итоге покупатель не обязан платить за товары наличными финансовыми средствами, если их сумма по накладным равна 100 тыс. руб. как максимум.

Однако налоговые инспекторы могут выдвинуть свои претензии, если у ИП имеется в наличии договор поставки. В этом случае ИП должен установить лимит по такой сделке, изучив финансовые показатели всех единовременных поставок товарной продукции.

В противном случае налоговики могут выписать штраф поставщику. Однако, если в накладной и в счет-фактуре поставщик не указал ссылку на долгосрочный договор, то штраф можно отменить в суде.

Некоторые ИП думают, что можно пользоваться лимитом при расчёте на протяжении 1 дня. В этом случае они платят контрагентам 2 и более платежей на протяжении, например, 5 дней. В то же время лимит можно использовать только в 1 договоре и со сроком платежа он не связан.

В то же время если ИП подписал с контрагентами сразу несколько сделок, то он может оплачивать по ним счёта на сумму, которая больше 100 тыс. руб., в том числе и на протяжении 1 дня.

Вышеперечисленные изменения кассовой дисциплины для ИП в 2019 году приведут к тому, что предприниматели должны будут заменить всю ККТ на такую технику, которая будет обеспечивать выполнение контрольно-кассовых процедур.

Отправкой чека будут заниматься уполномоченные операторы фискальных данных. В этом случае нарушение порядка и сроков передачи данных о расчётах приведёт к тому, что ИП будет начислен штраф в установленном законом размере.

Большинство ИП вполне всерьёз обеспокоены вышеперечисленными нововведениями, однако, в случае их принятия, как и ранее, Государственная дума РФ установит пятилетний срок переходного периода на новую кассовую технику. В течение этого времени ИП сможет купить новые контрольно-кассовые машины (ККМ) и поменять все устаревшие в организации кассы на современные.

Особенности кассовых операций у ИП, учетная документация

У ИП — упрощенный порядок кассовых операций. Предприниматель самостоятельно определяет сроки сдачи денежных средств в банк и не утверждает лимит остатка наличных денежных средств в кассе (п. 2 Указания № 3210-У).

Предпринимателям предоставлено право не составлять расходные (РКО) и приходные (ПКО) кассовые ордера и, как следствие, не вести кассовую книгу (подп. 4.1 и 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).

Нормы законодательства разрешают осуществлять бездокументарное движение наличных денежных средств.

Внимание! Отказ от составления РКО и ПКО увеличивает риск возможного злоупотребления служебным положением должностными лицами.

Отказ от ведения кассовых документов является обоснованным в случае отсутствия наемных сотрудников или партнеров по бизнесу.

Документами, служащими подтверждением величины выручки при бездокументарном ведении учета, являются:

Z-отчеты (в случае применения ККТ);
бланки строгой отчетности.

Выдача заработной платы оформляется в платежной ведомости форма № Т-53 (код по ОКУД 0301011) или расчетно-платежной ведомости форма № Т-49 (код по ОКУД 0301009).

Кассовая дисциплина в 2019 для ИПво всехостальных случаях, кроме рассмотренного выше, обязательна. В чем она состоит, читаем ниже.

Наличные

Действующим законодательством установлен перечень целей расходования поступивших в кассу наличных денег (п. 2 Указания № 3073-У от 07.10.2013). Наличная выручка расходуется на следующие цели:

оплата товаров (работ, услуг);
выдача наличных денег на личные нужды ИП, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
выплата работникам заработной платы;
выплаты социального характера (например, материальную помощь, пособие и т.д.);
выплаты страховых возмещений по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
выдача наличных денег работникам под отчет;
возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, не выполненные работы, не оказанные услуги.

Внимание! Наличные расчеты в рамках одного договора разрешаются в размере, не превышающем 100 тысяч рублей (п.6 Указания № 3073-У).

Без учета указанного выше предельного размера расчетов наличными денежные средства выдаются на следующие цели:

выплаты работникам заработной платы;
выплаты социального характера;
на личные нужды ИП, не связанные с предпринимательской деятельностью;
работникам под отчет.

В локальном нормативном акте ИП обязан определить мероприятия по сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег (п. 7 Указаний № 3210-У ).

Применение контрольно-кассовой техники

Производить расчеты без применения ККТ могут ИП, оказывающие услуги физическим лицам. Подробный перечень видов деятельности представлен в п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ. Отметим некоторые из них:

торговля в киосках мороженым, безалкогольными напитками в розлив;
прием от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома, драгоценных металлов и драгоценных камней;
ремонт и окраска обуви;
изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
и другие.

ККТ не применяют предприниматели, работающие в отдаленной или труднодоступной местности. К указанным местностям не относятся города, районные центры и поселки городского типа (п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ ). Перечень отдаленной или труднодоступной местности утверждают субъекты РФ.

Во всех остальных случаях ИП применяют ККТ.

С 01.07.2017 предприниматели обязаны применять ККТ нового образца (онлайн-кассу).

С 01.07.2018 в случае оказания услуг физическим лицам ИП обязаны будут выдавать БСО, распечатанные на специальном устройстве — «автоматизированной системе для БСО». Устройство является прототипом ККТ, с фискальным регистратором для передачи данных в ФНС (Федеральный закон от 03.07.2016 N 290-ФЗ ).

Штрафы ИП за нарушение кассовой дисциплины

Размеры штрафных санкций для ИП за неприменение ККТ составляют от 25 до 50% суммы покупки, но не менее 10 000 руб. Повторное нарушение кассовой дисциплины влечет в отношении должностных лиц дисквалификацию на срок от 1 года до 2 лет, а также ад министративное приостановление деятельности на срок до девяноста суток (п. 2-3

Подарки и советы