Правильное заполнение трудовой книжки: порядок заполнения, основные правила, образец. Инструкция по заполнению трудовых книжек и их ведению

19.10.2019

Оформление трудовой книжки: основные правила

Порядок заполнения трудовой книжки регулируется:

Трудовым кодексом РФ (ТК РФ);
Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила, постановление № 225);
Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минсоцразвития от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).

К сожалению, нередко приходится сталкиваться с противоречиями между упомянутыми документами. Так, запись об увольнении по собственному желанию по ТК РФ нужно вносить в документ в точном соответствии с формулировками кодекса (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). В то же время Правила говорят о том, что нужно записывать формулировку согласно приказу об увольнении.

Ответственным сотрудникам стоит ориентироваться на иерархию нормативно-правовых актов. Если другие акты противоречат ТК РФ, применять их не стоит. В случае, описанном выше, необходимо формулировать приказ (а потом и запись в трудовой) в соответствии с кодексом.

Перечислим основные правила, которые подскажут кадровику, как заполнить трудовую книжку:

трудовая оформляется для каждого, кто работает на предприятии более 5 дней;
срок, за который необходимо сделать запись, составляет 7 дней;
в записях нужно использовать арабские цифры;
можно писать ручкой черного, синего, а также фиолетового цвета;
запрещены сокращения и исправления (исправления допустимы только в порядке, предусмотренном п. 27 Правил, и только в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»);
каждая запись должна иметь порядковый номер.

Как заполнять разделы трудовой книжки: пример заполнения в 2018-2019 годах

Бланк документа утвержден постановлением № 225 - где взять бланк рассказывается в статье Порядок приобретения, хранения и заполнения бланка трудовой книжки (нюансы) . Так, трудовая состоит из нескольких разделов, помогающих идентифицировать личность работника, узнать о его профессии, квалификации, длительности трудового стажа и полученных наградах. Эти разделы содержат:

личные данные;
сведения о трудовой деятельности;
информацию о поощрениях (кроме премий).

Наряду с вышеуказанными общими правилами, для каждого из разделов законодатель разработал специфические правила заполнения, которые мы рассмотрим далее.

Как заполняется титульный лист трудовой

Данные о работнике указываются на титульном листе документа. Руководствуясь п. 2 Инструкции, кадровик должен внести:

личные данные сотрудника так, как они указаны в паспорте, без сокращения;
информацию об образовании, если у работника есть соответствующий документ;
название профессии, по которой человеку предстоит работать на предприятии;
дату заполнения документа.

Все записи должны быть заверены подписями работника и сотрудника кадровой службы, а также печатью организации (при ее наличии). Титульный лист заполняется на первом месте работы человека.

Если у работника изменились личные данные, сотрудники кадровой службы могут зачеркнуть эти данные одной чертой и указать новые. Для этого работник должен представить официальные документы, подтверждающие изменение личных данных, а кадровик — переписать сведения из этих документов на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки. Подробнее об исправлении фамилии в трудовой - в статье Запись о смене фамилии в трудовой книжке - образец .

При желании работодатель может разместить на титульном листе голограмму - о том, для чего используется голографическая наклейка рассказано в статье Куда правильно клеить голограмму в трудовой книжке - образец?

Как правильно оформляется раздел «Сведения о работе»

Сотрудники кадровых служб должны знать, как правильно оформить трудовую книжку, в том числе раздел, где указываются сведения о работе.

Нужно принять человека на работу? В таком случае сотрудник кадровой службы должен руководствоваться п. 3 Инструкции и записать в трудовой книжке под порядковым номером:

название организации в полном и сокращенном виде;
наименование структурного подразделения, куда человек устраивается на работу;
название профессии, по которой будет работать сотрудник;
дату поступления сотрудника на работу.

Если человек работает успешно, приобретает новый разряд или класс, это необходимо зафиксировать в его трудовой книжке.

Под порядковым номером сотрудник отдела кадров записывает:

сведения о присвоении работнику более высокого разряда, класса;
информацию о дополнительных профессиях или квалификациях сотрудника.

Если трудовые отношения исчерпали себя и пришло время расстаться с сотрудником, работодатель должен правильно оформить запись о его увольнении в соответствии с требованиями п. 5 Инструкции.

Для этого в разделе «Сведения о работе» под соответствующим порядковым номером нужно указать:

причину увольнения;
дату окончания трудовых отношений;
название, номер и дату решения работодателя, на основании которого происходит увольнение.

ВАЖНО! Сведения в документе нужно указывать точно, формулировки должны соответствовать трудовому законодательству. Все записи необходимо подтверждать печатью организации (при наличии) и подписью ее руководителя.

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»

Еще один важный раздел трудовой книжки содержит информацию о награждениях, которые сотрудник заслужил в процессе работы. В соответствии с п. 4 Инструкции сведения указываются в таком формате:

номер записи;
название организации;
сведения о награде;
данные о том, кем награжден сотрудник;
информация о заслугах, за которые награжден человек;
ссылка на документ, на основании которого произведено награждение.

Работник кадровой службы должен заполнить этот раздел тщательно и верно, так как данные о наградах влияют на карьеру работника, дают больше возможностей для его дальнейшего трудоустройства.

Как оформить в трудовой книжке особые случаи

Некоторые случаи в трудовых правоотношениях оформляются в трудовой книжке особым образом. К таким случаям можно отнести работу по совместительству. В соответствии с п. 3.1 Инструкции трудовая книжка должна храниться на месте основной работы. Но совместитель может попросить кадровую службу внести дополнительные сведения в трудовую книжку. Для этого достаточно подтвердить факт дополнительной работы. Можно, например, представить в качестве доказательства трудовой договор с другой организацией.

Перевод на другую работу — достаточно распространенное явление. Такие изменения в трудовых правоотношениях также должны быть зафиксированы в трудовой книжке. При этом указываются:

номер записи;
дата перевода;
информация о переводе;
название нового отдела или должности;
информация о распоряжении, на основании которого переводится работник.

Ответственность кадровых работников

Правильное заполнение трудовой книжки — важная составляющая трудовых правоотношений. Если документ будет заполнен неправильно, сотруднику будет трудно доказать свой трудовой стаж. Кроме того, он понесет материальные потери, так как не сможет устроиться на работу с трудовой книжкой, заполненной с ошибками.

За нарушения в данной области возможна ответственность:

предприятия (административная по ст. 5.27 и 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ, далее - КоАП РФ, например за невнесение в трудовые книжки необходимых записей, или гражданско-правовая, если нарушение повлекло для работника убытки);
должностных лиц кадровой службы (административная по вышеупомянутым статьям КоАП РФ за аналогичные нарушения, а также материальная, если нарушение кадровика причинило ущерб предприятию, и дисциплинарная).

Работники отдела кадров должны заполнять трудовые книжки аккуратно и тщательно, используя образцы заполнения трудовой книжки, составленные согласно строгим формализованным правилам, носящим обязательный для всех характер. Ошибки и нарушения в данной сфере влекут административную, гражданско-правовую, материальную и дисциплинарную ответственность.

Представляем готовые образцы заполнения трудовых книжек в 2019 году, которые подготовлены в строгом соответствии с ТК РФ.

Трудовики начали штрафовать бухгалтеров и кадровиков за ошибки в заполнении трудовых книжек. Журнал "Упрощенка" поможет исправить ошибки без штрафов:

Правила заполнения трудовой книжки в 2019 году

Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Министерством труда социального развития РФ от 10 октября 2003 года № 69.

По Инструкции:

записи дат во всех разделах должны производиться арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).

Например, если работник принят на работу 25 декабря 2017 г. в трудовой книжке делается запись: "25.12.2017"

для внесения записей используется перьевая, гелевая или шариковая ручка черного, синего или фиолетового цвета
сокращения не допускаются

Например, "пр." вместо "приказ" и т.д.

в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" не разрешается зачеркивать записи, внесенные ранее (даже если они являются недействительными)

Даже маленькая опечатка в трудовой - повод для ПФР не засчитать стаж работника, посмотрите, какие ошибки могут быть опасными, в статье.

Как исправить ошибку в трудовой книжке

В случае необходимости изменения какой-либо записи необходимо после последней из них указать последующий порядковый номер, дату внесения новой записи, а затем в графе 3 написать: "Запись за номером таким-то недействительна".

После этого необходимо внести данные так, как требуется. Например: "Принят по такой-то профессии (должности)". Затем в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись о переводе на другую работу и т.д.

Если запись об увольнении в трудовой книжке недействительна

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат".

На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

Электронные трудовые книжки

Идея перехода на электронные трудовые книжки обсуждалась достаточно долго, ведь очевидно, что трудовая книжка на бумажном носителе неудобна как для работника, так и для работодателя. Более того, Пенсионный фонд РФ ежегодно тратит огромное количество времени для того чтобы перенести сведения из трудовой и обработать их. На основании вышеперечисленного, пришли к мнению, что электронный документ действительно удачное решение.

Правительство РФ намерено разрешить использование как «обычных», так и электронных трудовых книжек. В любом случае, переход будет производиться постепенно, и заполнение трудовых книжек на бумажном носителе все равно остается актуальным вопросом в 2019 году.

Образцы заполнения трудовой книжки в 2019 году

Печать в трудовой ставится только при наличии.

Как писать формулировки в трудовой книжке

ВЕРНО : Уволен а связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

НЕВЕРНО : Уволен а связи с сокращением штата работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

Оформление титульного листа

Титульный лист заполняет организация (ИП), работа в которой для работника стала первой в жизни. На титульном листе нужно написать ФИО работника, дата рождения, образование, профессия, дата заполнения трудовой книжки, ставится подпись работника и подпись человека, который ведет в компании кадровый учет (кадровик, бухгалтер, руководитель или ИП).

Внесение изменений в титульный лист

Для внесения изменений на титульном листе зачеркните неверное и справа напишите верную надпись по нашему образцу. Поставьте дату и подпись.

Прием на работу

Прием на работу оформляется так. В левой графе поставьте номер записи и дату. В графе "сведения о приеме на работу..." напишите Полное наименовании и сокращенное организации или ИП.

Пример:

Общество с ограниченной ответственностью "Альфа" (ООО "Альфа")

Индивидуальный предприниматель А.А. Петров (ИП А.А. Петров)

Перевод на другую должность

Перевод на другую должность оформляется приказом. Образец книжки смотрите ниже.

Увольнение по собственному желанию работника

Увольнение оформляется в строгом соответствии с ТК РФ. При этом нужно написать, на основании какой статьи ТК РФ уволен работник. Если допустить ошибку здесь, то работник может оспорить увольнение в суде. Нельзя сокращать надпись.

Формулировка должна быть такая: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Ниже этой надписи ставится подпись кадровика и подпись работника.

Обратите внимание, что при увольнении в книжке ставится подпись кадровика и работника.

Увольнение в связи с сокращением штата

Для увольнения по сокращению штата формулировка должна быть такой: Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Ошибка в названии компании

В трудовой книжке вы указываете полное и сокращенное название компании в виде заголовка - до записи о приеме на работу ( Инструкции № 69). Нестыковки в названии нужно исправлять, чтобы ПФР не лишил работника стажа в вашей компании. Название в книжке может отличаться от устава, если фирма внесла изменения в ЕГРЮЛ или ошибочно написала сведения.

Фирма сменила название. Напишите, что организация переименована, и укажите реквизиты документа, на основании которого фирма сменила название.

Вы ошиблись в названии. Если ошибочное название вы заполнили до записи о приеме на работу, то аннулируйте запись. Для этого сделайте запись без номера о том, что в наименовании допущена ошибка (см. образец 6 ниже). Неверное название зачеркивать нельзя.

Каждый работник знает, что трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий его трудовой стаж и свидетельствующий о занятии определенным видом деятельности. Поэтому очевидно, что к оформлению и заполнению трудовой следует отнестись с особой внимательностью, ведь даже незначительные на первый взгляд ошибки и неточности могут привести к нежелательным последствиям в будущем.

К сожалению, не всегда работники отдела кадров или лица, уполномоченные заниматься такой деятельностью, знают все тонкости ведения этого документа. Поэтому данная статья, в которой мы подробно разберем требования к заполнению трудовой книжки и некоторые особенности этого документа, будет полезна как самим работникам, так и сотрудникам кадрового отдела.

Требования законодательства

Для начала следует отметить, что на данный момент на территории Российской Федерации существует 2 вида трудовых книжек в зависимости от периода их открытия. Первый вид – это трудовые советского образца , т.е. выданные работнику, который начинал свою деятельность до 2003 года, пока им на смену не пришли книжки второго вида. Трудовые образца 2003 года отличаются незначительно, главным образом внешним видом (меньший размер, иной цвет). И на данный момент всем гражданам, начинающим трудовую деятельность, выдаются книжки именно образца 2003 года.

Порядок заполнения трудовых урегулирован Постановлением правительства, которое устанавливает форму документа, правила его ведения и хранения, и специальной Инструкцией, утвержденной Министерством труда в 2003 году, которая подробно описывает, как именно следует заполнять трудовую и что делать в случае ошибочной записи. Помимо этого, статус трудовой книжки как основного документа работника, подтверждающего его специализацию и стаж, определен Трудовым кодексом.

Чтобы подчеркнуть всю серьезность документа, устанавливается административная ответственность за несоблюдение правил ведения и хранения трудовой книжки (Кодекс об административных правонарушениях).

Итак, мы разобрали, в каких НПА можно ознакомиться с требованиями законодательства к трудовым книжкам. Далее рассмотрим, какие правила установлены для заполнения трудовой.

Прежде всего, отметим, что ответственность за внесение информации и хранение трудовых книжек законодательно возлагается на работодателя или лицо, уполномоченное работодателем. Кто конкретно относится к таким лицам, мы разберем далее. При приеме на работу работодатель продолжает вести записи в уже существующей трудовой или, если работник впервые устраивается на работу, заводит новую книжку.

Установлен специальный срок, в который работодатель обязан сделать отметку в трудовой книжке новоприбывшего сотрудника. Согласно требованиям нормативных актов, трудовая книжка ведется на каждого сотрудника, который проработал больше пяти дней . Все записи делаются в течение недельного срока с момента совершения действия, требующего регистрации в трудовой книжке (прием на работу, перевод, награждение и т.д.), кроме записи об увольнении, которая делается непосредственно в день выхода приказа об увольнении.

Все записи в книжке делаются на русском языке. Исключение составляют республики, входящие в состав РФ, которые установили иной государственный язык. На территории таких республик работодатели могут выбрать язык, на котором вести записи (русский или государственном язык республики).

Для записей можно использовать перьевые, шариковые и гелевые ручки. Чернила могут быть синего, черного или фиолетового цвета, но желательно, чтобы они были водостойкими и не выцветали со временем.

Важно отметить, что в записях не допускаются какие-либо сокращения (например, ошибочно писать «пр.» вместо «приказ»), вся информация указывается полностью. Каждой записи присваивается порядковый номер. Особые требования есть и для записи дат: следует указать число и месяц (арабскими цифрами, по 2 знака, например, второе мая – 02.05), год (арабскими цифрами, 4 знака, т.е. нельзя написать 02.05.14, правильно – 02.05.2014).

Трудовая книжка содержит несколько разделов. Обратите внимание, что важно придерживаться правила записи сведений именно в том разделе, к которому они относятся. Если в данном разделе уже нет места для новой записи, не следует вносить ее в другой раздел. В данном случае в трудовую книжку необходимо вшить вкладыш.

Итак, давайте разберем, какие сведения требуют занесения в трудовую книжку. Прежде всего, это сведения о работнике. Разберем по строчкам:

ФИО . Требования к записи достаточно стандартны – она должна соответствовать тому, что написано в паспорте. Обратите внимание, даже если в паспорте написано с ошибкой и по правилам грамматики ваше имя или отчество пишется по-другому, не стоит в трудовой книжке писать правильно. Поэтому убедитесь, что лицо, заполняющее трудовую, не вносило никаких исправлений, и запись в книжке точно соответствует записи в паспорте.
Дата рождения . Требования к записи дат мы уже изложили выше.
Образование . Информация должна быть полной. Т.е., например, нельзя написать просто «высшее», правильно будет указать «полное высшее».
Профессия/специальность . Пишется в именительном падеже, в соответствии с данными, указанными в документе об образовании.
Дата заполнения трудовой . Требования те же.
Далее следуют подписи лица, заполнившего трудовую, и сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка.
В конце ставится печать .

Если при заполнении титульной страницы трудовой была допущена ошибка, она исправляется путем простого перечеркивания ошибочной записи и внесения верной информации. С обратной стороны обложки делается ссылка на документ, подтверждающий правильность данных. Ссылка удостоверяется печатью и подписью лица, сделавшего запись.

Кроме того, в трудовую вносятся сведения о выполняемой сотрудником работе (например, юрисконсульт, инженер, повар и т.д.), о переводе на другую работу на постоянной основе, награждении сотрудника за трудовые достижения (грамоты, звания, иные виды поощрения, кроме премий), а также об увольнении.

Отметим, что информация о взысканиях в трудовую книжку не вносится, кроме случаев, когда увольнение и есть дисциплинарное взыскание.

Все эти сведения должны вноситься только на основании и в точном соответствии с приказом или распоряжением работодателя. Эта информация вписывается в один большой раздел «Сведения о работе». Давайте разберем порядок его заполнения:

В первую очередь вписывается полное наименование работодателя. Эта запись не нумеруется. Действует общее правило, не допускающее каких-либо сокращений. Поэтому нельзя писать ООО «Заря» или ЗАО «Колос», следует полностью расшифровать организационно-правовую форму.
Что делать в случае переименования предприятия? Такие сведение обязательно отражаются в трудовой. Делать запись следует так: в графе 3 без указания порядкового номера записи отмечается, что с определенного числа предприятие такое-то (полностью) переименовывается в … (полностью). В графе 4 указывается документ, являющийся основанием для переименования.
Дальнейшие записи ведутся под наименованием работодателя. Графа 1 содержит порядковый номер записи.
Графа 2 – дата. Правила внесения дат описаны выше.
Графа 3. Занимает основное место. Сюда непосредственно вносятся сведения о принятии на работу, увольнении, переводе и т.д. Важно! Рядом с такой записью должна быть подпись владельца трудовой, подтверждающая, что он ознакомлен с данной информацией.
Графа 4 – основания для записи. Тут указывается дата и номер приказа, распоряжения, протокола работодателя, на основании которого сделана запись в графу 3.

Если трудовая заполнена неправильно, нельзя просто зачеркнуть неверное. Исправление вносится по месту той работы, в записях о которой допущена ошибка, либо по новому месту работы при предъявлении доказательств (документов), подтверждающих необходимость исправления.

Как и для обычной записи, для исправления указывается дата и номер. В графе 3 «Сведения о работе» указывается, что запись № … недействительна. После чего без указания порядкового номера вносится дата той записи, которая сделана ошибочно, а в графе 3 – верная информация. Графа 4 должна содержать основания, согласно которым сделана такая запись. После этого указываются данные о том, кто внес исправления, дата, печать и запись «исправлено верно».

Подробнее о внесении записей в книжку можно посмотреть на видео:

Кто должен заполнять трудовую

Как уже было указано выше, вести трудовую книжку должен работодатель или уполномоченное им лицо. Давайте детальнее остановимся на вопросе, кто может быть таким лицом.

Работодатель может назначить ответственным за заполнение и хранение трудовых книжек только того сотрудника, который согласно трудовому договору или должностной инструкции обязан выполнять такую работу. Назначение происходит путем издания приказа. Только после этого указанное в изданном работодателем акте лицо может приступать к работе с трудовыми книжками.

Отметим, что такой приказ обязательно должен быть издан, т.к. на него обращают внимание инспектора по труду при проведении проверок, и при наличии нарушений правил ведения трудовых книжек должностные лица несут ответственность.

Но что делать небольшому предприятию, когда среди сотрудников нет лица, которое может быть уполномочено вести трудовые книжки? Тогда такой деятельностью должен заниматься непосредственно работодатель. Для этого он должен приказом принять на себя ответственность за трудовые книжки сотрудников, их ведение и хранение. Таким образом, работодатель (директор) будет уполномочен вносить записи во все трудовые книжки, в том числе и в свою.

Особенности заполнения дубликата книжки

Дубликат трудовой книжки выдается, если данный документ утерян (в т.ч. в случае массовой утери трудовых книжек сотрудников в результате чрезвычайных обстоятельств) или пришел в негодность (например, обгорел), а также в случае, когда записи про перевод или увольнение признаны недействительными, или когда сотрудник восстановлен на трудовом месте после вынесения оправдательного приговора судом по уголовному делу, в котором он выступал обвиняемым.

Куда обращаться за дубликатом? Чтобы получить дубликат, нужно подать письменное заявление работодателю по последнему месту работы. Исключение составляет случай, когда увольнение работника было признано незаконным в судебном порядке, но работник уже устроился на новую работу. Тогда дубликат выдает новый работодатель.

Дубликат трудовой книжки должен быть выдан не позднее, чем через 15 дней после обращения работника. На титульной странице трудовой делается запись «Дубликат» в правом верхнем углу.

При заполнении дубликата суммарно указывается общий стаж работы сотрудника (кол-во лет, месяцев и дней), без указания конкретных работодателей, должностей и периодов работы. Отметим, что при поступлении сотрудника на новую работу администрация должна содействовать получению этим сотрудником документов, подтверждающих его трудовой стаж, если это необходимо.

Как заполнить трудовую ИП?

Индивидуальный предприниматель (далее – ИП), как и любой работодатель, ведет трудовые книжки своих сотрудников. Однако стоит ли ему вести свою трудовую книжку? ИП сам является работодателем, т.е. он не может заключить трудовой договор сам с собой, а значит, не имеет права вносить записи в свою трудовую книжку . Этого не может делать и любое другое лицо, исключением может стать только случай, когда ИП устраивается куда-либо на работу.

Как же быть с трудовым стажем? ИП делают отчисления в пенсионный фонд и налоговую из своего заработка. Таким образом, им начисляется трудовой стаж и при отсутствии трудовой книжки.

Примеры записей в трудовую

Пример записи о принятии на работу:

Указывается наименование работодателя, как это было описано выше.
В графе 1 – порядковый номер записи.
Графа 2: дата внесения записи в соответствии с требованиями, описанными ранее.
Графа 3: «Принят(а) на должность юрисконсульта/бухгалтера/инженера/…»
Графа 4: «Приказ от 02.05.2014 № 1».

Пример записи о переводе:

Графа 3: «Переведен(а) на должность/в … отдел на должность главы юридического отдела/главного бухгалтера/…»

Пример записи об увольнении:

Графа 1 и 2: аналогично записи о приеме.
Графа 3: «Уволен(а) по (причина), пункт … части … статьи … ТК РФ»
Графа 4: аналогично записи о приеме на работу.
Ниже указывается, кто сделал запись, и ставится подпись этого лица и печать.

Пример записи о награждении:

Графа 1 и 2: аналогично записи о приеме.
Графа 3: «Награжден(а) грамотой/ценным подарком/орденом/… за (причина награждения)».
Графа 4: аналогично записи о приеме на работу.

Типичные ошибки при заполнении

Давайте рассмотрим типичные ошибки, которые допускает работодатель или уполномоченное им лицо при заполнении трудовых книжек сотрудников:

Чаще всего бывает так, что работодатель допускает сокращения (в дате, в наименовании работодателя, в ФИО). Как мы уже выяснили, делать этого категорически нельзя, поэтому будьте внимательны, перепроверьте полноту внесения всей информации.
Использование римских символов. Также уже было указано, что допустимы только арабские цифры.
Исправление ошибок с помощью простого зачеркивания. Порядок осуществления исправлений мы разобрали выше.
Несоответствие ФИО в трудовой тому, что указано в паспорте. Обязательно перепроверьте, чтобы эти сведения совпадали.
Указание в графе «Профессия» на титульном листе должности, на которую принимается сотрудник, а не профессии согласно диплому.
Отсутствие необходимых подписей и печатей.
Несоблюдение сроков внесения информации в трудовую книжку. Сроки мы разобрали выше.
Отсутствие ссылки на пункт, часть и номер статьи Трудового кодекса при внесении записи об увольнении сотрудника.
Внесение в трудовую книжку записей о взыскании (кроме увольнения как дисциплинарного взыскания).
Внесение записей о награждении в раздел «Сведения о работе». Для этой категории записей есть отдельный раздел «Сведения о награждениях».

В данной статье мы постарались собрать ответы на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе внесения данных в трудовую книжку. Надеемся, эта информация поможет вам облегчить свою работу и избежать неприятных последствий и ошибок в ведении этого важного документа.

Если таковые документы в фирме не ведутся, то это серьезное нарушение закона.

Доказать наличие трудового стажа за этот период работы будет невозможно, а значит он не будет учтен при начислении пенсии. Поэтому знать, как заполняется трудовая книжка, необходимо всем работающим.

В статье представлена инструкция о порядке заполнения трудовых книжек.

ТК – документ, касающийся трудовой деятельности человека.

Все вопросы, относительно порядка ее ведения, оговорены в Трудовом кодексе и соответствующих правительственных Постановлениях (№ 225 от 16.04.2003 г.), Постановлении и Письме Минтруда РФ (№ 69 от 10.10.2003 г.ст.5.27 ; № 656-6-0 от 18.03.2008 г.).

Ответственные лица

Ответственность за наличие трудовых книжек, оформленных каждому работнику предприятия, ложится на плечи руководителя предприятия.

Руководитель издает приказ о назначении работника, отвечающего за правильное заполнение, учет и хранение этих документов. Им же назначается другой работник, который может подменить главного ответственного во время его отсутствия. Обычно это работники кадровой службы (ОК).

Требования к ведению трудовой книжки

Общие сведения

ТК заводится на каждого сотрудника, проработавшего на фирме не менее 5 дней. Для них эта работа должна быть основной.

Это также и сезонные, временные и внештатные трудящиеся, на которых тоже распространяется социальное страхование.

Записи в ТК делаются полностью, без сокращений (во избежание их неправильного прочтения), синим, фиолетовым или черным шрифтом.

Каждая из записей начинается с отдельной строки и снабжается своим порядковым номером. Даты в них отображают так:

день и месяц – 2 цифры;
год – 4 цифры.

Ведется ТК на государственном языке РФ. А на территориях автономных республик она может вестись на двух языках – русском и национальном.

Состоит ТК из трех разделов:

В первом – на титульном листе – отражаются сведения о работнике – его фамилия, имя и отчество в именительном падеже без сокращений. Также здесь указывается его образование, профессия или специальность. Организация, выдающая ТК, ставит на этом листе печать.
Второй — данные о работе сотрудника.
Третий — содержит сведения о его награждениях.

В двух последних разделах обязательно указываются документы, на основании которых делается каждая запись. Обычно это номера соответствующих приказов с их датами.

Правила и порядок заполнения трудовой книжки

В раздел «информации о работе» вносятся все данные о поступлении, перемещении, учебе во время работы, связанной с повышением квалификации, службе в армии или других специальных структурах и т.п.

Также отображаются здесь сведения о переименовании предприятия или отдельной его структуры, данные об увольнении работника и другие.

Причем последние сведения удостоверяются ни только подписью ответственного лица, но и самого работника.

В графу для записи вписывается название предприятия, его структурного подразделения и должность работника.

В последний раздел ТК вносятся те награждения, которые оговариваются в трудовом кодексе РФ или коллективном договоре организации. Предоставление таких поощрений не обязательно и не постоянно. В соответствующее поле вносится наименование компании, должность работника и вид поощрения. Рядом, в следующей графе дается ссылка на соответствующее основание. Премии здесь не отражаются.

Особые ситуации

Если во время работы сотрудника в компании происходит смена ее наименования, либо структурные изменения, касающиеся конкретного ее подразделения, то это обязательно отражается в ТК и заверяется уже новой печатью данной организации.
При смене фамилии работника, его старая фамилия перечеркивается, а сверху пишется новая. Рядом на корочке расшифровывается основание замены записи с печатью и подписью ответственного лица. Это единственно допустимое перечеркивание в ТК.
Если после незаконного увольнения сотрудника, суд обязывает работодателя восстановить его на работе, то вносится запись, аннулирующая предыдущие сведения о его увольнении со ссылкой на документ-обоснование данного решения.
В случае смерти работника отражается информация о прекращении трудового договора с указанием даты смерти из соответствующего свидетельства.
Если страниц для всех записей в ТК не хватает, то оформляется вкладыш к ней. Правила его заполнения не отличаются от общих правил, и он подшивается в ТК.

Аккуратное и правильное заполнение ТК на каждом этапе трудовой деятельности намного облегчит процесс оформления пенсии.

Хранение и учет трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши к ним и бланки – документы строгой отчетности. В отделе кадров, где хранятся ТК, ведется книга их учета.

В ней отражаются полные сведения о движении всех этих документов вне зависимости от того новые ли они или были выданы другой организацией.

Другими словами – информация о ТК всех сотрудников данного учреждения (бывших и нынешних).

Книга эта пронумерована, прошнурована и заверена печатью руководителя организации. Учет бланков ТК ведется бухгалтерией предприятия — аналогичным образом.

ТК постоянно хранятся в отделе кадров. В исключительных случаях они могут выдаваться по требованию работника под расписку и на строго оговоренное время.

При увольнении работника она выдается ему, о чем он расписывается в книге регистрации. Если по непонятным причинам сотрудник не забрал ТК, то она находится в ОК еще 2 года, хранясь отдельно от всех других документов. После этого она передается в архив предприятия, где хранится последующие 75 лет.

Ошибки при заполнении: что делать?

Так как все сведения в трудовую книжку вносятся вручную, то нет гарантии отсутствия ошибок при ведении записей.

Исправление ошибок, допущенных при заполнении данного документа, проводится только по следующим правилам:

Неправильные сведения признаются недействительными. Об этом делается соответствующая запись. Ниже под следующим номером вносится правильная запись.
При нарушении нумерации информации, исправления делаются аналогично вышеуказанным. Вся запись под неправильным номером признается недействительной. А затем она повторяется под новым номером.
В случае незначительной ошибке в личных сведениях о сотруднике (буква в имени, фамилии и т.п.), обнаруженной при его приеме на новое место работы во время сверки документов, она исправляется предыдущим работодателем или там, где была допущена эта неточность.
Неверные записи на титульном листе не исправляются. В этом случае бланк ТК считается испорченным и уничтожается, о чем составляется соответствующий акт. А работнику взамен нее выдается новая ТК с правильными сведениями.

Перечеркивание неправильной записи запрещено. Такой документ считается недействительным.

Заполнение дубликата ТК

В случаях утери ТК, ее повреждении, при наличии в ней записей, аннулированных судебными решениями, при стихийном бедствии, ЧП на предприятии и т.п. возникает необходимость выдать дубликат ТК.

В обычных ситуациях работник подает заявление в кадровую службу о выдаче дубликата ТК и указывает причину этого.

Документ оформляется в срок до 15 рабочих дней. На его титульном листе обязательно указывается «Дубликат».

В случае если некоторые записи в испорченном документе невозможно восстановить, необходимо документальное подтверждение стажа за соответствующее им время. Лишь тогда документ возможно восстановить.

При выдаче дубликата ТК кадровый работник делает соответствующую запись в журнале учета ТК.

В чрезвычайных ситуациях трудовой стаж для оформления ТК определяется специальной комиссией, которой предоставляются все необходимые для этого бумаги. Если же восстановить факт работы человека в то или иное время не представляется возможным, недостающие сведения можно восполнить с помощью 2-3 свидетельских показаний. Об этом комиссия составляет соответствующий акт.

Часто, ошибки допущенные кадровиками давным давно всплывают при выдаче заявления о назначении пенсии вместе с трудовой книжкой.

Поскольку пенсионный фонд не может принять неправильно составленный и заполненный документ, он делает все для того, чтобы работник мог исправить ошибки, и пенсионер будет вынужден бегать по своим бывшим местам работы восстанавливая правильность заполнения.

Именно поэтому особое внимание надо уделять не только тому, как правильно внести данные в трудовую книжку, но и заполнению титульного листа.

К сожалению, многие работники не знают, как в идеале заполнить первую страницу трудовой книжки и при получении трудовой на руки не может увидеть ошибку.

Именно поэтому наша статья будет полезна и для работников, и для работодателей.

Наша задача – научиться правильно заполнять все графы трудовой книжки, а в случае невозможности этого – сделать все, чтобы найти ошибки в заполнении. Вы также найдете здесь пример заполнения титульного листа. Итак, начнем по порядку и поговорим о написании имени, фамилии и отчества.

Сведения

После прочтения данной статьи, оформление титульного листа трудовой книжки не составит труда. Конечно, все сведения должны быть оформлены надлежащим образом.

Записи вносятся только черной или же синей ручкой .

Заполнение титульного листа может осуществляться и на компьютере , но без опыта в подобном заполнении лучше не экспериментировать.

Также, что касается правил заполнения трудовой, то она в первую очередь должна быть заполнена аккуратно. Постарайтесь избегать ошибок, подчеркиваний и прочих недочетов. Ваша запись должна быть понятна всем, поэтому пишите аккуратно и разборчиво.

Соблюдайте это правило, заполняя все листы трудовой книжки. На этом основные сведения о заполнении плавно перетекают в конкретизирование каждой строки.

Как заполнить титульный лист трудовой книжки? (образец заполнения)

Фамилия, Имя, Отчество

Первая страница трудовой книжки содержит данные о работнике. Фамилия, имя и отчество гражданина должны быть записаны максимально аккуратно и правильно . Дело в том, что совершенная в этой информации ошибка может стать следствием печальных последствий, вплоть до смены трудовой книжки .

ФИО нужно писать раздельно, чтобы каждая запись имела свою строку.

Старайтесь не допускать ошибок в написании. Заполняйте каждое из составляющих имени одной и той же пастой.

Если в одном из написанных слов много букв, пишите их как можно мельче. Также трудовая книжка предусматривает перенос слова с одной строки на другую.

Пример заполнения первого листа (страницы) трудовой книжки (Фамилия, Имя, Отчество)

Образование

Если вы пишите информацию об образовании, обязательно держите перед собой диплом работника, чтобы не сделать ошибки.

Существуют три степени образования , по факту которых возможно принятие на работу, это высшее, то есть послевузовское, среднее, то есть окончание школы, а также среднее специальное, после техникума или же училища.

Одно из этих слов вы пишите на специально отведенной строчке.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (образование)

Дата рождения

Что касается даты рождения, то в первую очередь заполнять ее вы должны на основании паспорта гражданина, а не с его слов.

Часто возникает вопрос, должна ли дата рождения в трудовой книжке вноситься прописью или цифрами?

Дата рождения должна писаться цифрами, а не буквенным выражением (см. образец). К сожалению, любая другая форма записи считается неправильной.

Правильно вписывайте каждую цифру. Нет ничего страшного в том что вы ошиблись. Ошибку всегда можно исправить посредством зачеркивания одной цифры или же переносом записи на другую сторону разворота титульного листа.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (дата рождения)

Подпись работника

Кто расписывается в трудовой книжке? После того, как трудовая книжка заполнена, ставится подпись работника.

Она должна быть четкой и повторять роспись в паспорте.

В случае если работник со временем меняет фамилию, то подпись со старой фамилией зачеркивается тонкой полосой, а рядом ставится новая подпись.

Как правило, на подпись в трудовой книжке работника сверху ставится печать организации .

Профессия, специальность

Если говорить о специальности, то здесь присутствует огромный разброс мнений о том, что действительно нужно писать в трудовой книжке в графе профессия, специальность. Кто-то считает, что нужно писать специальность, которой вы овладели еще в институте, кто-то наровит вписать в трудовую желаемую специальность.

На самом же деле все предельно просто – в трудовую книжку вписывается специальность по которой на данный момент работает работник по трудовому договору .

Дата заполнения

Дата заполнения трудовой книжки на титульном листе не должна быть фиктивной. То есть, если вы заполнили трудовую на неделю позже чем обещали, то нельзя ставить желаемое неверное число. За это и работников отдела кадров и работодателя могут привлечь к административной ответственности .

Дата заполнения пишется в таком же формате, как и дата рождения.

Что же касается места постановки даты, то оно должно находиться в районе печати, справа или же слева от нее, но ни в коем случае не затрагивать другие записи, тем самым перекрывая их.

Дата заполнения трудовой книжки и дата приема на работу должны совпадать . Именно в момент приема на работу сотрудник отдела кадров заводит трудовую, а значит, в соответствии с законом должен одновременно вписывать информацию и о работнике и о приеме его на работу.

Конечно, на такие мелочи не всегда обращается внимание различными проверяющими органами, но все же иногда пользоваться ссылками на правила заполнения трудовых книжек, ведь тот кто предупрежден, значит, вооружен.

Когда можно использовать в написании ФИО букву «ё»?

Многих волнует вопрос, можно ли использовать букву «ё» в написании имени или фамилии.

Ориентируйтесь на паспорт работника .

Если в паспорте прописана данная буква, то можете смело ставить ее.

Если же в паспорте написана «е», то вы не должны отклоняться от паспортных данных. Все предельно просто.

Заключение

Трудовая книжка весьма важный документ, который требует трепетного к себе отношения.

Постарайтесь быть точными в заполнении трудовых книжек, ведь вы, заполняя страницы трудовой книжки, становитесь своего рода представителем своей организации и именно по вашей записи будут судить не только о работнике, но и о вашей фирме. Поэтому соблюдайте законодательство и думайте о работнике, который дал вам трудовую на заполнение. Он вам доверяет не просто документ, он доверяет вам свою трудовую историю.

Полезное видео

Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку — первый лист, смотрите в видео ниже.