Порой только наличие личной карты может подтвердить рабочий стаж у определенного работодателя.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Этот документ составляется для всего штата без исключения. Как на 2019 год оформляются карточки работников при использовании формы Т-2?

В общепринятом документообороте личной карточкой именуется специальный документ, заполняемый на всех без исключения работников по месту трудоустройства.

Касается это и временных и сезонных рабочих. Создается документ после подписания трудового соглашения. Как верно оформить личную карту для работника, применяя форму Т-2, в 2019 году?

Важные моменты

Цель использования организацией личных карточек персонала заключается в обеспечении полноценного учета.

По закону любой работодатель обязан подумать о создании данного документа относительно всякого сотрудника.

Для формирования документа используется унифицированная форма, именуемая Т-2. Принята она .

Начальная структура ее остается неизменной с 2004 года. На основании личных карточек создается картотека .

Карточки сохраняются в картотеке в алфавитном порядке. За счет этого при необходимости можно быстро найти сведения о том или ином сотруднике.

При большом штате документальная база может структурироваться по подразделениям. Особого регламента касательно оформления картотеки на базе личных карточек сотрудников не существует.

Законодательно предусмотрено единственное требование – такая карточка должна иметься у любого официально .

Что нужно знать

В действующем законодательстве не установлены строгие сроки для создания личной карточки сотрудника. Самым целесообразным считается оформление Т-2 на момент принятия человека на работу.

Хотя небольшой временной разрыв серьезным нарушением не считается. Главное это дублирование в карточке отметки, сделанной в при трудоустройстве.

Обычно заполняется личная карта работника после издания надлежащего на .

Для оформления карты требуется наличие определенных документов, какие становятся основанием для отображения сведений и подтверждением их достоверности.

В частности необходимы:

• приказ о зачислении в штат;
• паспорт либо другой подтверждающий личностные данные документ;
• трудовая книжка;
• страховое свидетельство о государственном пенсионном страховании;
• документы по воинскому учету;
• документы, касающиеся образования, получения профессии, квалификации, обладания особыми познаниями;
• информация, заявленная о себе лично сотрудником.

Важно! Специфика некоторых видов деятельности может требовать предоставления дополнительных документов.

Если без каких-либо сведений информация карточки окажется недостаточно полной, то работодатель обязан запросить нужные данные.

С какой целью формируется

Зачастую личная карта ошибочно сравнивается с анкетой либо личным листком, хранимыми кадровой службой. Но заполняет эти бумаги непосредственно сам работник и то, когда это принято в организации.

Что касается личной карты, то заполняет ее кадровый работник, руководствуясь приказом по принятии на должность. При этом наличие документа обязательно.

В соответствии с Постановлением Федеральной службы госстатистики №1 от 5.01.2004 личные карты работников предписано вести всем организациям.

Но надо отметить, что индивидуальных предпринимателей это требование не касается. Как уже упомянуто для создания карточки употребляется форма Т-2.

Таковая печатается на особых бланках формата 2А4 с кодом по ОКУД 0301002. Карточка создается в единственном экземпляре.

Основополагающая цель создания личных карт это обобщение всей необходимой информации в одном документе.

За счет этого исключается необходимость изучения большого объема документации в поисках нужных данных.

Также не надо каждый раз в случае надобности требовать от работника надобные документы. Все необходимые данные содержатся в карточке.

Когда нужно уточнить какую-то информацию касательно конкретного сотрудника в общей картотеке легко найти личную кату и посмотреть нужные записи.

По своему содержанию личная карточка сотрудника делится на разделы следующего вида:

• общие сведения;
• данные о воинском учете;
• информация о трудоустройстве и карьерных изменениях;
• данные об аттестации;
• сведения о квалификации и ее повышении;
• информация о профессиональной подготовке;
• данные о поощрениях, наградах и т.д.;
• сведения об ;
• положенные по закону льготы;
• дополнительные сведения;
• данные о причине увольнения.

Правовая база

По предприятиям коммерческого типа с 1.01.2013 разрешается разрабатывать собственные шаблоны первичной документации, заменяя ими унифицированные образцы.

Причем в соответствии с Письмом Минфина РФ №3-10/2012 непреложными к использованию признаются типовые формы первичной документации, учрежденные полномочными органами согласно иным федеральным нормативам.

В письме не упоминается форма Т-2. Это обуславливает вопрос, может ли самостоятельно создаваться форма карточки.

В ситуация разъясняется утвердительно. Но более целесообразным признается употребление унифицированного документа.

Тем более что отдельные нормативы указывают, что форма Т-2 личная карточка работника обязательна к применению:

Следственно, предпочтительнее всего принять за основу стандартную форму. При необходимости ее можно несколько доработать, прибавить недостающие строки или исключить лишние.

Порядок заполнения бланка формы Т-2 личной карточки работника

Типовая карта включает в себя четыре странички. Вся информационная часть поделена на одиннадцать блоков.

Оформлением карточки занимается сотрудник кадровой службы, а при отсутствии такового – глава организации.

У Т-2 наличествует несколько существенных нюансов:

• две первых страницы оформляются на пору приема нового сотрудника на работу. Третья и четвертая
• страница оформляются в процессе деятельности;
• создается карта на основании документов, предоставленных работников;
• при создании разрешается использовать компьютер;
• сам работник не имеет права заполнять карточку.

К сведению! Индивидуальные предприниматели не обязаны создавать личные карточки наемного персонала.

Но и они обычно создают карты по своему пожеланию, что значительно облегчает управленческую деятельность.

Как составляется документ

После того как кадровик заполнит форму, работник должен подтвердить верность изложенной информации. После ознакомления с формой он проставляет подпись на второй страничке по окончании второго раздела.

Основные правила оформления карточки таковы:

Название организации пишется без сокращений	Допускается сокращенная форма только, если таковая прописана в учредительной документации
Номер сотрудника по табелю составляет максимум шесть цифр	Номерное обозначение не меняется до увольнения, независимо от внутренних перемещений
Номер страхового свидетельства и ИНН	Соответственен подлинникам
В столбике «Алфавит»	Прописывается начальная буква из фамилии сотрудника
Пишется характер рабочей деятельности	«временная», «постоянная»
Целиком прописывается вид труда	По , основной
Буквенным символом означается половая принадлежность	«М», «Ж»
Полностью прописывается	Фамилия, имя, отчество
По данным паспорта в текстовой части полностью пишется дата рождения	К примеру «1 января 1980 г.». Кодовое значение прописывается в числовом формате – «1.01.1980». Указывая место рождения, надо учесть, что размер записи не должен превосходить ста знаков
Код места проживания	Устанавливается по утвержденному ОКАТО
В полном виде прописывается наличие конкретного гражданства	Кодируется гражданство по ОКИН. Российское гражданство – «1», двойное – «2», иностранное – «3», без гражданства – «4»
Без сокращения прописывается язык (языки)	Каким владеет сотрудник. Кодом отмечается уровень владения. Свободно – «3», средний разговорный – «2», со словарем – «1»
Запись и кодирование образования	Осуществляется в соответствии с ОКИН и ОКСО
Прописывается квалификация по диплому таким образом	окончание ВУЗа – прописывается степень «бакалавра», «магистра», «специалиста»; окончание среднего учебного заведения — «техник», «товаровед», «бухгалтер», «менеджер» и др.; при степени «бакалавра» или «магистра» — прописывается направленность знаний; при звании «специалиста» — обозначается конкретная специальность
Профессия пишется целиком	На основании приказа о принятии на работу согласно ОКПДТР
Стаж работы исчисляется	На основании трудовой книжки и иных удостоверяющих стаж документов
Семейное положение записывается и кодируется	В соответствии с ОКИН, от «1» до «5»
Состав семьи включает в себя	Только членов семьи с указанной степенью родства
Согласно паспорту обозначаются паспортные данные	Прописывается и адрес регистрации, и реальный адрес проживания. Отображается контактный номер телефона работника и номера близких родственников

Раздел «О воинском учете» оформляется исходя из военного билета и удостоверения лица, подлежащего призыву.

В процессе последующей деятельности сотрудника оформляются такие разделы:

• «Прием на работу и переводы на другую работу»;
• «Аттестация»;
• «Повышение квалификации»;
• «Поощрения и награды»;
• «Отпуск»;
• «Социальные льготы»;
• «Дополнительные сведения»;
• «Основания увольнения».

Кем подписывается

После того как бланк Т-2 заполнен и работник поставил свою подпись с указанием даты, документ подписывает кадровый работник.

При заполнении всех разделов информация указывается со ссылками на соответствующие документы, приказы, распоряжения, федеральные законы и локальные нормативы.

Видео: личное дело работника

Когда личная карточка закрывается кадровик и сам работник ставят свои подписи. Это подтверждает верность всех внесенных данных.

Если в карточку вносятся изменения, то они также заверяются подписями ответственного лица и работника. Полная замена карточки нежелательна, поскольку восстановить информацию будет весьма сложно.

Образец заполнения

Нередко при оформлении карты Т-2 представители кадрового отдела допускают погрешности. Каких-то особенных последствий таковые не представляют, да и работнику не наносят вреда.

Но при большом количестве оплошностей кадровая служба может штрафоваться по причине некачественной работы.

К частым ошибкам относятся:

В качестве примеров:

• не заполненный бланк формы Т-2;
• пример заполнения личной карточки работника Т-2.

Кадровики, оформляя нового сотрудника, ведут документацию, предусмотренную законодательством. Среди бумаг, не всегда обязательных для ведения, но получивших широкое практическое применение, – личная карточка сотрудника по форме Т-2. Рассмотрим инструкцию по заполнению карточки. Также можно скачать необходимый бланк и образец формы Т-2.

Претендент прошел собеседование, его взяли на работу, издан приказ о принятии, и теперь ему необходимо пройти процедуру трудоустройства. Для этого ему нужно подать установленный пакет документов, содержащих множество разнородных сведений.

Чтобы систематизировать эту информацию для дальнейшего учета, данные заносят на специально разработанные карточки. Таким образом, сведения обо всех работниках предприятия формируют удобную для полного учета картотеку.

Госкомстат Российской Федерации разработал и утвердил в постановлении от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» форму для заполнения личной карточки, названную Т-2.

На таком бланке удобно отражать все значимые сведения о сотруднике. Если предприятие считает нужным, оно может на ее основе разработать свой регистр учета данных о персонале.

Внимание! Личная карточка сотрудника применяется для работников, занимающих любые должности, как штатных, так и работающих по совместительству. Личные карточки удобно располагать в алфавитном порядке или распределять по структурным подразделениям.

Можно ли обойтись без личной карточки

Вышеупомянутое Постановление в п.2 регламентирует обязательное ведение личной карточки на каждого наемного работника во всех организациях. Так что на предприятиях нельзя вести личное дело сотрудника, не оформляя личные карточки.

Что касается индивидуальных предпринимателей, для них ведение учета на личных карточках не обязательно, но они вправе также пользоваться формой Т-2.

Допустимо ли ведение личной карточки в электронной форме

Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму.

Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:

• премирования;
• дисциплинарного взыскания;
• ухода в отпуск;
• внутреннего перевода;
• увольнения.

Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.

Она должна находиться:

• на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
• на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);
• на 4 странице – фиксация информации об увольнении.

Внимание! Вести личные карточки исключительно посредством компьютера нельзя. Однако, для удобства пользования можно дублировать определенный массив данных из формы Т-2, не требующих личного визирования.

На основании каких документов заполняется личная карточка

Исходными для заполнения данного регистра являются документы из пакета, подаваемого при трудоустройстве. Некоторые бумаги с нужными для Т-2 сведениями могут оформляться непосредственно в организации.

Заполняющему личную карточку потребуются такие документы сотрудника:

• – главный документ, отражаемый в карточке; он же является основанием для оформ
• удостоверение личности работника (паспорт);
• СНИЛС;
• ИНН – не обязателен к предъявлению при приеме на работу (если трудоустройство первое, то ИНН оформит работодатель);
• свидетельство о полученном образовании (диплом, аттестат);
• военный билет;
• анкета, содержащая данные о семейном положении, если сотрудник заполнял ее при оформлении (при отсутствии анкеты – копии свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.);
• трудовая книжка при устройстве на основное место работы;
• справка о стаже с основного места работы – при трудоустройстве по совместительству.

К сведению! Если понадобится дополнительная информация, она может быть внесена в личную карточку со слов сотрудника.

Бланк и образец личной карточки на 2019 год

Личная карточка работника (форма Т-2): образец заполнения 2019 года

Обязанность по заведению, внесению записей и хранению личных карточек возлагается на специально уполномоченного ответственного работника кадрового или юридического отдела.

Бланки Т-2 в организациях являются документами строгой отчетности и подлежат сохранению в течение 75 лет. При хранении их отделяют от личных дел.

Бланк содержит 11 разделов, расположенных на 4 страницах. Две первые страницы должны заполняться непосредственно при трудоустройстве. Остальные листы подлежат заполнению в процессе работы.

Важные нюансы оформления личной карточки

Чтобы не допустить ошибок в оформлении и ведении личной карточки, следует придерживаться следующих правил, утвержденных соответствующими нормативными актами.

1. Заполнять форму можно от руки (синей или черной пастой) либо печатать посредством компьютера.
2. 2 раздел личной карточки должен быть заполнен исключительно от руки.
3. Помарки, исправления и неразборчивый почерк не допускаются.
4. Сверку военных комиссариатов с документами воинского учета отмечают простым карандашом.
5. Карточку удобнее вести на картоне, а не на простой бумаге, во избежание быстрого изнашивания.

Правила и образец заполнения бланка Т-2

Прежде чем перейти к внесению информации в основные разделы, необходимо заполнить шапку бланка. В нее надо вписать полное название организации и ее .

Затем заполняется табличка:

• дата заведения личной карточки (пишется цифрами в формате «день – месяц – год»);
• табельный номер работника (не более 6 символов) – присваивается каждому новому сотруднику и не изменяется при внутренних перемещениях;
• номер ИНН;
• номер СНИЛС;
• в графе «Алфавит» нужно проставить начальную букву фамилии работника (это нужно для более удобного размещения в общей картотеке);
• постоянный или временный характер работы;
• основная работа или по совместительству;
• пол работника (буквой «М» или «Ж»).

Общие сведения

Первый раздел начинается с номера и даты заключения – эти цифры проставляются в предназначенных для них окошках в правом верхнем углу документа.

Графа 1. ФИО работника пишется без сокращений, как в паспорте.

Графа 2. Дата рождения записывается словами, а сбоку приводится цифрами.

Графа 3. Место рождения указывается, как в паспорте, в окошке приводится код по справочнику ОКАТО. Запись не должна быть длиннее 100 знаков. Слова «район», «область», «поселок», «станция» можно сокращать, «село» и «станица» сокращению не подлежат.

Графа 4. Гражданство (не сокращать) и код по ОКИН:

• для граждан РФ – 1;
• двойное ­– 2;
• иной страны – 3;
• без гражданства – 4.

Графа 5. Информация об уровне владения иностранным языком: нужно обозначить язык словами и цифрой кода и достаточность его освоения по принятой иерархии:

• «читаю и перевожу со словарем» – цифра 1 в окошке кода;
• «читаю и могу объясниться» – код 2;
• «свободно владею» – цифра 3.

Графа 6. Чтобы оставить сведения о полученном образовании, надо записать все оконченные учебные заведения, указать полученную квалификацию с кодом по ОКСО и реквизиты полученных дипломов.

бухпроффи

Важно! Если обучение в учебном заведении не было окончено, то пишется последнее полное полученное образование. Если учеба продолжается на момент работы (например, заочно в вузе), нужно указать курс обучения или количество прослушанных курсов.

Графа 7. Сюда заносится название профессии, на которую трудоустраивается работник в данной организации (формулировка по штатному расписанию), и ее код по ОКПДТР. Можно указать дополнительную профессию, если она может оказаться важной.

Графа 8. Стаж (по данным трудовой книжки) указывается на дату трудоустройства с точностью до дня с разбивкой на общий и непрерывный.

Графы 9-10. Семейное положение и близкие родственники работника (супруг, родители и/или дети, родные братья и сестры), код по ОКИН:

• не был женат (не была замужем)– код 1;
• в браке – цифра кода 2;
• в гражданском браке – цифра 3;
• вдова или вдовец – 4;
• в разводе – 5.

Графа 11. Паспортные данные выписываются из документа.

Графа 12. Прописка и фактическое место проживания формулируются по тем же правилам, что и графа 3. Нужен также контактный номер телефона самого сотрудника и его ближайших родичей.

Раздел о воинском учете

Заполнение этого раздела актуально только для военнообязанных, в основном сотрудников мужского пола.

Информация вносится на основании военного билета или документа, что был выдан вместо утерянного. Возможно наличие удостоверения военнослужащего запаса или подлежащего призыву.

Внимание! После заполнения обоих разделов кадровик и работник должны перепроверить внесенные сведения и засвидетельствовать их своими подписями.

Прием на работу и переводы на другую работу

Приведенная таблица должна быть заполнена во всех графах, слова следует писать без сокращений:

• дата трудоустройства или перевода в обычном формате;
• структурное подразделение, где будет трудиться работник;
• должность (по штатному расписанию);
• оклад и надбавка (цифрами, в рублях);
• номер и дата приказа о принятии на работу (переводе);
• личная виза работника (роспись).

Аттестация

Также должны быть заполнены все пункты таблицы, нужно указать:

• дату, когда проходила аттестация;
• ее результат;
• номер и дата соответствующего протокола;
• № решения аттестационной комиссии.

Повышение квалификации

Если сотрудник в процессе работы проходил спецобучение, это нужно отразить в данном разделе, указав:

• период (с… – по…);
• вид пройденного обучения (курсы, тренинг и т.п.);
• учебное заведение, где проходило обучение;
• данные о полученном подтверждающем документе;
• информация о приказе, которым сотрудника направили повышать квалификацию.

Профессиональная переподготовка

Иногда работодатели переучивают за свой счет нужного им сотрудника, давая ему дополнительную квалификацию.

В табличной форме вносятся сведения:

• о периоде переподготовки (даты);
• о профессии, полученной сотрудником;
• номер и дата выдачи документа о прохождении;
• номер приказа о направлении на переподготовку.

Поощрения и награды

Перечислить, как отмечали работника на различных уровнях (местном, министерств и ведомств, государственном): отметить вид награды (грамота, ценный подарок, денежная премия и пр.) и указать номер соответствующего приказа.

Отпуск

Информация вносится на основании приказов на отпуск по предприятию относительно всех его видов:

• Ежегодного оплачиваемого отпуска.
• Дополнительного отпуска.
• По уходу за ребенком.
• По беременности и родам.
• Ученическому отпуску.
• А также отпуска, предоставленного работнику и за свой счет.

бухпроффи

Важно! Сначала вносится дата ухода в отпуск, а дата его окончания дописывается только по возвращении сотрудника на работу. Нельзя вписывать планируемую дату выхода, поскольку не исключено, что сотрудник будет отозван из отпуска или же отдых может быть продлен.

Социальные льготы

Перечисляются получаемые сотрудником льготы и их основания со ссылкой на подтверждающий документ и нормативные акты.

Дополнительные сведения

Сюда вписываются сведения, не указанные ранее, но могущие иметь важность для работодателя, например, умение и право водить автомобиль, информация о прохождении заочного обучения, наличие инвалидности и др.

Основания прекращения трудового договора

Данный раздел оформляется при окончательном прощании с сотрудником. Сведения вносятся в той же формулировке, как они записываются в трудовую книжку и приказ об увольнении сотрудника составленного по форме Т-8.

Что вносится в данный раздел карточки:

• причина увольнения работника;
• номер и дата приказа об увольнении;
• дата ухода сотрудника из компании.

После заполнения этого раздела снова необходима сверка кадровиком и самим увольняющимся, подтвержденная их подписями.

Внимание! Закрытая личная карточка сотрудника подписывается увольняющимся работником с полной расшифровкой оставляемой должности, так же расписывается и заполняющее карточку лицо.

Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу..

Для заполнения личной карточки Т-2 работнику кадровой службы необходимы следующие документы сотрудника:

1. Паспорт (или иной документ удостоверения личности)

2. Трудовая книжка

3. Военный билет

4. Документ об образовании

5. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования

6. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе

7. Приказ о приеме на работу

8. Трудовой договор

9. Документы, подтверждающие возраст детей

10. Документы, подтверждающие состояние в браке

11. и другие.

При этом обязательными для предоставления являются документы, прописанные в ст. 65 Трудового кодекса: паспорт и иной документ, удостоверяющий личность, военный билет (приписное удостоверение), страховое свидетельство государственного пенсионного страхования и трудовая книжка. Документ об образовании – при условии, если наличие специального образования является установленным законодательным требованием или требованием работодателя (закрепленного, как правило, в должностной инструкции).

Остальные документы не являются обязательными. Необходимо учитывать, что согласно Федеральному закону от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006), данные которые относятся к персональным могут быть получены только от самого работника. Под персональными данными в данном федеральном законе указаны:

«Статья 3. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе

В целях настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:

1) персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация»;

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:

1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.

2. При отсутствии записей или отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой.

3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами.

4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год (например 23.04.1998).

При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты из Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утвержденной Постановлением Госкомстата РФ и классификаторами:

1. Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Справа указывается ОКПО организации.

2. Табельный номер работника не должен быть длиннее 6 цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.

3. Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и самим страховым свидетельством государственного пенсионного страхования (при его наличии и предоставлении работником).

4. В графе «алфавит » указывается первая буква фамилии работника. В больших организациях с большой численностью возможно указание первых трех букв для удобства хранения карточек Т-2. Карточки Т-2 хранятся по алфавиту.

5. Характер работы указывается «постоянно», «временно» и др.

6. Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.

7. Пол обозначается буквами «М» и «Ж».

8. Фамилия, имя, отчество записываются полностью и разборчиво. Фамилию желательно смещать к левому краю, чтобы в будущем при ее изменении можно было внести соответствующие исправления (зачеркнуть старую одной тонкой чертой и записать новую) в соответствии с представленными в отдел кадров документами.

9. Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например «9 января 1975 г.». При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975

10. При указании места рождения нужно учитывать следующее:

· Длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;

· Районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город – гор., деревня – дер., край – кр., округ – окр., область – обл., поселок – пос., район – рн., станция – ст.

· Аул, кишлак, село, станция пишутся полностью;

· Код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО), например, при рождении в г. Москва в графе «Код» указывается: 45

11. Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) могут быть следующими:

· гражданин Российской Федерации – 1

· гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (в случае двойного гражданства указывается, гражданство какого именно государства)

· иностранный гражданин (указывается какого государства) -3

· лицо без гражданства – 4.

12. Языки, которыми владеет работник , указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом (код по ОКИН):

· владею свободно -3

· читаю и могу объясняться-2

· читаю и перевожу со словарем -1.

При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй степень его знания, например: английский - читаю и перевожу со словарем записывается в графе «Код» как: 014 1.

13. Образование записывается и кодируется согласно Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:

· начальное (общее) образование – 02

· основное общее образование – 03

· среднее (полное) общее образование – 07

· начальное профессиональное образование – 10

· среднее профессиональное образование – 11

· неполное высшее образование – 15

· высшее профессиональное образование – 18

· послевузовское образование – 19.

Разъяснительные примеры:

Пример	Относится к:
Работники, обучающиеся в высших учебных заведениях, но не окончившие их	Лицо, имеющее основное (общее) или среднее профессиональное образование в зависимости от того, какое образование они имели на момент поступления в высшее учебное заведение
Работник, окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его или обучается на третьем курсе	Записывается сколько курсов окончено или на каком курсе обучается
Окончившие три курса высшего учебного заведения	Лица с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием
Работники, обучающиеся в средних специальных учебных заведениях (техникумах, колледжах), но не окончившие их	Лица, имеющие среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование в зависимости от того, какое они имели образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение
Работник, окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицея, гимназии	Лица, имеющие среднее (полное) общее образование
Работники, окончившие профессионально-технические училища или приравненные к ним учебные заведения	Начальное профессиональное образование

13.1.Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», можно писать «им.», если за этим идут слова «профессора», «академика» и т.д., то можно писать «им.профессора», «им.академика» и т.д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.

13.2. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании (других документов подтверждающих получение образования данного уровня).

Личную карточку работника можно вести по форме, разработанной и утвержденной работодателем самостоятельно, или по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г № 1. Если работодатель ведет личную карточку по унифицированной форме Т-2, он должен внести в нее все сведения, предусмотренные данной формой.

При оформлении личной карточки по форме № Т-2 применяются классификаторы информации, в которых содержатся, в частности, коды для заполнения ячеек: ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении), ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию) и другие. Раньше кодирование применялось для обработки данных автоматизировано. Сейчас необходимость в кодировании информации отпала. Если работодатель примет решение не проставлять коды, ячейки для кодов в карточке необходимо оставлять незаполненными. Убирать их из унифицированной формы Т-2 нельзя.

Образец заполнения унифицированной формы Т-2

В шапке бланка Т-2 необходимо заполнить наименование организации, код по ОКУД, ОКПО. Далее – заполнить таблицу:

• дату составления личной карточки;
• табельный номер работника;
• ИНН работника;
• номер СНИЛС;
• алфавит (первая буква фамилии работника);
• характер работы;
• вид работы;
• пол работника.

Основная часть карточки состоит из 11 разделов. В разделе I вам необходимо заполнить общие сведения о сотруднике:

• трудовой договор (номер, дата);
• ФИО работника;
• место его рождения;
• гражданство;
• знание иностранного языка;
• образование сотрудника;
• профессия;
• стаж работы;
• состоит ли в браке;
• состав семьи;
• данные паспорта;
• адрес места проживания (прописка и фактический адрес проживания).

Раздел II «Сведения о воинском учете» содержит сведения о воинском звании работника, категории запаса и т.д.

В разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» необходимо заполнить следующие пункты:

• дата, с которой работник оформлен на работу в компанию или переведен на новое место работы;
• структурное подразделение;
• специальность, разряд, класс квалификации. Эта графа заполняется в соответствии со штатным расписанием и ОКПДТР;
• тарифная ставка, надбавка (если предусмотрена);
• основание;
• личная подпись работника.

Раздел IV «Аттестация» состоит из таблицы, в которой нужно заполнить сведения о результатах аттестации (если работодатель проводит аттестацию работников).

Раздел V «Повышение квалификации» содержит сведения о профессиональном образовании, полученном работником дополнительно.

Раздел VI «Профессиональная переподготовка» содержит сведения о дополнительном профессиональном образовании, полученном работником. Обычно в этот раздел вносятся сведения об обучении, которое работник прошел в период работы в компании.

Раздел VII «Награды, поощрения, почетные звания» содержит сведения о награждениях работника.

Раздел VIII «Отпуск» содержит сведения об отпусках.

В разделе IX «Социальные льготы» укажите сведения о льготах, если они есть.

В разделе X «Дополнительные сведения» укажите дополнительную информацию, если это необходимо.

В раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» внесите информацию о причине увольнения.

Так как в личной карточке предусмотрены подписи сторон трудового договора, а именно подпись самого работника, подтверждающая его ознакомление со сведениями, занесенными в личную карточку, ее нужно иметь на бумажном носителе. Можно вести личные карточки и в электронном виде, но в таком случае обязательно должны быть бумажные варианты с подписями сторон.

Ознакомьтесь с образцом заполнения формы Т-2, чтобы корректно заполнить бланк и не допустить ошибок. Образец заполнения унифицированной формы Т-2 приводим выше.

При оформлении сотрудника на работу на него необходимо завести личную карточку. В этом документе отражаются сведения о работнике и характер работы. В личной карточке (форма N Т-2) отражаются и другие дополнительные сведения.

Личная карточка

На каждого работника должна быть заведена его личная карточка. Заводится она работниками кадровой службы при приеме. Заполняется карточка по форме N Т-2. При приёме на работу научно-педагогического и научного работника одновременно нужно заполнить и карту по форме N Т-4 . А при оформлении лиц, замещающих госдолжности государственной службы, необходимо использовать форму N Т-2ГС(МС) .

Для того, чтобы правильно её заполнить, кадровому работнику придется собрать сведения о сотруднике. Информация в личную карточку вносится на основании:

• паспорта работника (другого документа, удостоверяющего его личность);
• приказа о приёме на работу;
• трудовой книжки (другого документа, который может подтвердить его трудовой стаж);
• свидетельства пенсионного страхования;
• документов воинского учета (если трудоустраивающийся подлежит призыву на военную службу и военнообязан);
• документов об образовании, наличии специальных знаний или квалификации (если для замещения должности требуется специальная подготовка или нужны специальные знания).

В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы. Например, справка об условиях и характере труда с основного места работы, если принимается работник по совместительству на работу с опасными и вредными условиями труда.

Форма начинается с шапки, где нужно указать название организации. Далее заполняются графы:

• Дата составления (эта дата может отличаться от даты приёма);
• Табельный номер;
• Номер страхового свидетельства государственного страхования;
• Алфавит (полнее нужно для систематизации карточек, здесь указывается первая буква фамилии работника);
• Характер работы (временно или постоянно — в зависимости от того, срочный или бессрочный трудовой договор);
• Вид работы (совместительство; если нет, то указывается "основная");
• Пол (проставляется только буква М или Ж).

В карточке представлены разделы:

• Общие сведения (Ф.И.О. работника, дата и место его рождения, сведения о гражданстве, информация о знании иностранного языка, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, состав семьи, реквизиты паспорта и сведения о месте жительства, номер его телефона) (Первый раздел);
• Сведения о воинском учете (Второй раздел);
• Прием на работу и перевод на другую работу (Третий раздел);
• Аттестация (Четвертый раздел);
• Повышение квалификации (Пятый раздел);
• Профессиональная переподготовка (Шестой раздел);
• Награды (поощрения), почетные звания (Седьмой раздел);
• Отпуск (Восьмой раздел);
• Социальные льготы (сведения о льготах, на которые работник имеет право по закону) (Девятый раздел);
• Дополнительные сведения (Десятый раздел);
• Основания прекращения трудового договора (Одиннадцатый раздел).

Классификаторы при заполнении карточки

На первой и второй страницах формы представлены поля для проставления кодов. Для заполнения этих полей нужно использовать классификаторы:

• ОКАТО (объектов административно-территориального деления);
• ОКИН (информации о населении);
• ОКСО (специальностей по образованию);
• ОКПО (предприятий и организаций);
• ОКПДТР (должностей служащих, профессий рабочих и тарифных разрядов);
• ОКУД (управленческой документации).

Как внести изменения

Если сведения о работнике изменились, то они должны быть отражены в его личной карточке. Чтобы правильно отразить такие изменения, нужно зачеркнуть одной чертой устаревшие данные и записать новые (рядом или выше). Изменения должны быть заверены подписью кадрового работника.

Также можно внести и исправления, если изначально были внесены неверные данные.