Комплект специальных приспособлений для создания, обработки, хранения, передачи документов обобщенно называется средствами организационной техники - оргтехникой.

Техническое оснащение рабочего места

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, принято называть малой оргтехникой. При такой классификации к ним можно отнести: персональные компьютеры, сканеры, принтеры, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс и т. д. В действительности под малой оргтехникой в настоящее время понимается вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, дыроколы, степлеры, клей, скрепки и т. д.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.

Так, для создания документов в настоящее время используются две технологии.

Во-первых, возможно заполнение уже установленных форм документов или написание проекта документа от руки. Для этого каждый сотрудник должен иметь средство письма: шариковую, капиллярную или чернильную ручку любой модификации.

Во-вторых, составление документа непосредственно на компьютере. Компьютер, как и телефон, может быть персональным не только по терминологии, но и по смыслу, т. е. иметь только одного «хозяина» или быть средством коллективного пользования. Для подготовки текстовых, табличных документов пригоден практически любой современный компьютер стандартного оснащения: устройства для чтения дискет и лазерных дисков, клавиатура, манипулятор. В качестве манипулятора может использоваться «мышь», трекбол, сенсорный экран, электронный планшет.

Важными характеристиками производительности компьютера при работе с документами имеет величина оперативной памяти и емкость жесткого диска, т. к. новые версии офисных приложений (программ) становятся все более требовательными именно к этим показателям, а с работами по распознаванию текстов успешно справляются и процессоры частотой 100 МГц.

Каждое рабочее место должно иметь набор различных носителей информации: бумага, бланки, дискеты и др. На рабочем месте необходимы лотки, а то и настольные этажерки для хранения бу-маги, ящики столов должны позволять убирать в них коробки с дискетами, скрепками, ручки, карандаши, маркеры и другую «мелочь». Обязателен ящик, приспособленный для хранения папок с бумажными документами, лучше подвесного хранения, и соответствующие специальные папки-скоросшиватели с системой крепления, «файлы» для хранения в них документов и т. д.

Для организации личной работы необходимы настольные календари, папки и лотки для визиток, папок с документами, контрольных карточек, карманные и настольные органайзеры, скрепки для скрепления различного количества листов, зажимы для бумаги, кнопки, степлер и антистеплер, другая малая оргтехника. Но значительная часть оргтехники не нужна сотрудникам в течение длительного времени, поэтому такие офисные средства вполне могут быть общими или для нескольких рабочих мест, или в целом на структурное подразделение.

Если предполагается работа только с компьютером, может быть оборудовано специальное рабочее место - «компьютерный уголок».

Средствами оргтехники коллективного пользования может быть не только принтер, «ксерокс», телефакс, шредер, но и один из компьютеров, дооснащенный сканером, факс-модемной платой для выход в Интернет и другими аксессуарами.

В коллективном пользовании целесообразно иметь степлеры и дыроколы, различающиеся производительностью (толщина пробиваемых листов, количество пробиваемых отверстий).

В коллективном пользовании могут находиться средства корректировки текста, запас бумаги, чистых бланков, дискет и папок. Кроме офисных столов, как правило, необходимы в единоличном, а чаще коллективном пользовании шкафы и стеллажи для хранения справочных, черновых материалов и литературы. По усмотрению руководства рабочие помещения могут быть оснащены стационарными шкафами для открытого или сейфового хранения дел и справочников общего пользования.

Рабочее место специалиста службы ДОУ, структурного подразделения, связанных с обработкой больших массивов документной информации, должно быть и соответственно оснащено оргтехникой.

Во-первых, при наличии в структурном подразделении секретаря или иного сотрудника, ответственного за работу с документами, техника коллективного пользования (принтеры, телефакс, копировальный аппарат и др.) для более продуктивного ее использования, своевременной замены сменных печатающих картриджей, организации ремонта должна быть в ведении этого сотрудника. Наличие специального работника подразделения делает возможным использование телефонного коммутатора с одной линией выхода вовне организации.

Рабочее место специалиста службы ДОУ должно быть оснащено ручными, механическими или электронными системами (картотечные ящики, персональный компьютер) для фиксации и контроля документов, полученных сотрудниками подразделения и находящихся у них на исполнении. Нелишней может оказаться и компактная пишущая машинка (электрическая или механическая) для машинописного заполнения бланков с точным и мелким графлением, при отказе компьютерной техники, например, из-за вирусной атаки или особой секретности подготавливаемого документа.

Организация рабочего места специалиста службы ДОУ формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места. Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:

средства малой оргтехники, письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.;

средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе - портативная пишущая машинка);

средства обработки бумажных документов: склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов;

средства хранения и поиска документов: картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф;

средства связи: телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем;

копировальные средства и аппараты;

шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;

офисная мебель и оборудование.

Рабочие компьютерные места и столы сотрудников, оргтехника коллективного пользования размещаются таким образом, чтобы минимизировать трудности общения между собой и пользование техникой.

• 
  Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до зав. Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами . Комплект специальных приспособлений для создания, обработки, хранения...


• 
  Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами .
  Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.


• 
  Организационные формы работы с документами . Каждая организация должна создать специальную службу: управление делами, общий отдел, отдел Д.
  Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами .


• 
  для работы
  Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами .


• 
  В 1720г. был утвержден Генеральный регламент, ставший основой для работы всех коллегий, а система де... подробнее ».
  Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами .


• 
  В 1720г. был утвержден Генеральный регламент, ставший основой для работы всех коллегий, а система де... подробнее ».
  Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами .


• 
  При Kзо =1 обеспечивается узкая специализация рабочего места , и создаются предпосылки для роста производительности труда за счет выработки трудовых навыков рабочих , возможностей технического оснащения труда и т.п.


• 
  Выделение непродолжительных по времени выполнения операций позволяло упрощать технологическое оснащение и организации производства, совершенствовать навыки рабочих , увеличивать производительность их труда.


• 
  ...техническое оборудование всех рабочих мест и создавать на них условия работы
  Законодательные документы по охране труда обязывают администрацию предприятий
  В случае причинения увечья или иного повреждения здоровья организация , ответственная за...


• 
  Проектная документация , разработанная в соответствии c исходными данными, техническими условиями
  Порядок организации и проведения тендера на проектные работы определяется
  Ссылочные документы в состав рабочей документации не входят и могут передаваться...

Найдено похожих страниц:10

Чем регламентируется деятельность работников сферы делопроизводства? Что означает «рационально организовать рабочее место и оборудовать его в соответствии с гигиеническими нормами»? Какой оптимальный режим труда и отдыха установить для работников-делопроизводителей?

Кто такие «делопроизводители», и какими документами регламентируется их деятельность?

Как часто работник задумывается над тем, почему его рабочее место имеет такой, а не иной вид? Почему оно оборудовано именно таким оборудованием, а не иным? Как правило, организация рабочего места работников, на первый взгляд, не может влечь каких-либо осложнений для работодателей. Но ведь от правильной организации рабочих мест зависит продуктивность труда, здоровье, коммуникабельность и мобильность работников, задействованных при выполнении трудовых функций. Итак, рассмотрим общие подходы к организации труда на примере работников, выполняющих работы по делопроизводству.

В настоящее время для надлежащей организации рабочих мест следует использовать Межотраслевые нормы времени работников, выполняющих работы по делопроизводству (далее - Нормы времени), разработанные во исполнение распоряжения Кабинета Министров Украины «Об утверждении мер по реализации Концепции дальнейшего реформирования оплаты труда в Украине, одобренной Указом Президента Украины от 25 декабря 2000 года № 1375» от 23 апреля 2001 года № 152-р.

Нормы времени предназначены для нормирования труда работников в сфере делопроизводства, а также определения численности работников, обеспечивающих эту работу. Например, среди работников, которых можно считать делопроизводителями, следует выделить таких, как:

• «Ассистент референта» (код КП 4115);
• «Оператор копировальных и множительных машин» (код КП 4112);
• «Секретарь-машинистка» (код КП 4115);
• «Архивариус» (код КП 4141);
• «Делопроизводитель» (код КП 4144);
• «Организатор делопроизводства (виды экономической деятельности)» (код КП 3435.2);
• «Документовед» (код КП 2432.1);
• «Организатор делопроизводства (государственные учреждения)» (КП 3435.1);
• «Организатор делопроизводства (система судопроизводства)» (код КП 3435.3);
• «Референт» (код КП 3436.1) и т. д.

Следует отметить, что Нормы времени можно использовать также и в органах государственной исполнительной власти, на предприятиях, в учреждениях, организациях (далее - предприятие) любой формы собственности и подчинения.

Нормы времени состоят из общей части, организации труда и нормативной части.

Организация труда содержит общие организационно-технические условия выполнения работ по делопроизводству, оснащения рабочих мест работников сферы делопроизводства, примеры организации труда некоторых работников сферы делопроизводства.

Деятельность работников, занятых работами по делопроизводству, регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Разделом 1 «Профессии руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих» Выпуска 1 «Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности» Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утвержденного приказом Министерства труда и социальной политики Украины , и Справочника типовых профессионально-квалификационных характеристик должностей государственных служащих, утвержденного приказом Нацгосслужбы Украины .

Основной задачей работников сферы делопроизводства является работа с документами и другой информацией с использованием организационной и вычислительной техники, обработка входящей и исходящей корреспонденции, ее регистрация и доставка по назначению, хранение, передача в архив и т. д.

К плановым работам принадлежат регистрация документов, обработка информации, ее анализ, систематизация, накопление и хранение.

Общие организационно-технические условия выполнения работ по делопроизводству:

• рациональная организация рабочих мест;
• своевременное получение работниками информации, консультаций, инструктажа;
• соблюдение рационального режима труда и отдыха;
• обеспечение установленных санитарных норм.

В последние годы основными средствами подготовки текстовых документов является персональный компьютер (ПК).

Требования к условиям труда

Основные факторы:

• планирование помещений;
• освещение помещений и рабочих мест;
• микроклимат;
• цвет помещений;
• режим труда и отдыха.

Рабочие места работников сферы делопроизводства должны быть удобными и оборудованными в соответствии с гигиеническими нормами: их оснащают одно- или двухтумбовыми столами для удобного размещения на них оргтехники и предметов труда, а в ящиках столов - хранение соответствующих документов и канцелярских принадлежностей, лотков для бумаги, малой оргтехники и т. д.

Расстояние между глазами работника и экраном ПК должно быть не менее, чем полторы длины диагонали используемого монитора; дисплей следует располагать ниже уровня глаз на 15 градусов, а клавиатуру - на расстоянии около 40 см от туловища. Запястья должны лежать на одном уровне с предплечьем. Экран дисплея должен располагаться так, чтобы солнечный луч и свет ламп не отражались от него и не ослепляли работника. В идеале уровень яркости экрана должен соответствовать яркости света в помещении, чего можно добиться, регулируя монитор.

Чрезвычайно отрицательно на глаза влияет мигание экрана монитора. Минимальная частота обновления экрана, согласно требованиям эргономики, должна составлять не менее 75 Гц.

Служебные помещения должны быть прямоугольной или квадратной формы. Наиболее рациональным является помещение прямоугольной формы с соотношением сторон 1:1,5 (но не более 1:2). Ширина помещения должна быть не менее 2,5 м, а высота - 3,25 м.

Особое значение имеет освещение рабочего места. Если на рабочем месте есть местное освещение, рекомендуется применить поворотные, передвижные лампы. Мягкий свет, который не слепит глаза, должен поступать на поверхность рабочего стола слева. Недопустимо применять лишь местное освещение, поскольку это приводит к неминуемой адаптации зрения.

• в случае люминесцентного освещения - 300 люкс;
• в случае освещения лампами накаливания - 150 люкс.

Нормальный уровень насыщения помещений светом при коэффициентах отражения поверхностей: пола - 25%, потолка - 70%, мебели и оборудования - не менее 35%. Защитой от прямого солнечного луча может служить солнцезащитный козырек, жалюзи, шторы.

Эффективность освещения в служебных помещениях повышается в случае рационального окрашивания стен, потолков. На эффективность труда существенно влияет цвет помещения. Наиболее благоприятными цветами являются белый, зелено-голубой, желто-зеленый, светло-зеленый, бежевый, светло-бежевый, светло-желтый, светло-голубой. Эти цвета не только успокаивающе действуют на нервную систему человека, но и значительно улучшают освещенность в помещениях.

Для лучшего рассеивания и отражения света рекомендуется потолок красить в белый цвет, он отражает до 90% светового потока. Стены должны меньше отражать свет и быть чуть темнее, чем потолок. Если окна в помещении выходят на солнечную сторону, то стены лучше окрасить в прохладные тона: голубой, зеленоватый, салатный. Для помещений с окнами, ориентированными на север, северо-запад, северо-восток, больше подходят цвета теплой гаммы: желтоватый, светло-оранжевый, песочный.

Пол, независимо от материала, из которого он сделан, должен иметь более темный цвет, чем стены.

Здоровье и работоспособность человека зависят также от факторов окружающей среды, в первую очередь - от поддерживания нормальной температуры и влажности воздуха.

• температура воздуха: в холодный период года (ниже +10 °С) - температура в помещении в пределах от 20 до 22 °С; в теплый период года (выше +10 °С) - 20–25 °С;
• относительная влажность воздуха - 30–60%;
• скорость движения воздуха: в холодный период года - не более 0,2 м/с; в теплый период года - 0,2–0,5 м/с;
• атмосферное давление - от 84 до 107 кПа (630–800 мм рт. ст.);
• максимальная запыленность воздуха в помещениях при размере частей не более 3 мкм - 0,75 мг/куб. м.

Озеленение помещений, являющееся декоративным элементом интерьера, улучшает состав воздуха, уменьшает нервно-психическую и зрительную утомляемость. Это особенно важно для условий умственного труда.

Проектируя рабочие места исполнителей, нужно предусмотреть комплексное оснащение этих мест необходимыми средствами труда. Оснащение рабочих мест исполнителей техническими средствами, как правило, предусматривается во время проектирования административных зданий и их реконструкции.

Для повышения работоспособности и уменьшения утомляемости рекомендуется установить регламентированные перерывы, восстанавливающие работоспособность.

Для работников, которые вводят информацию в компьютер, предусматривается перерыв через 2 ч. после начала работы и через 1,5–2 ч. после перерыва на обед продолжительностью по 15 мин. каждый или через каждый час работы по 10 мин.

Ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно, чтобы на каждой полке была карточка с перечнем содержимого папок.

Для хранения специальной, справочной литературы и документов должен быть шкаф.

Работников службы делопроизводства обеспечивают справочными материалами, в частности, инструкциями по ведению делопроизводства, нормативно-методическими документами, орфографическим и терминологическим словарями, списками работников организации и ее структурных подразделений с номерами телефонов и адресов, алфавитными книжками адресов и телефонов работников, связанных с деятельностью организации, картотеками и т. д.

Режим труда и отдыха работников, занятых работой по делопроизводству и обеспечению управления, устанавливают, в виде распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения самых сложных из них в первой половине дня, когда у работников наблюдается высокая стойкая работоспособность.

Продолжительность рабочего времени

Частью первой статьи 50 предусмотрена нормальная продолжительность рабочего времени работников, которая не может превышать 40 ч. в неделю.

Отметим, что предприятия, заключая коллективный договор, могут устанавливать меньшую норму продолжительности рабочего времени, чем указано в части первой статьи 50 КЗоТ. Устанавливая меньшую норму продолжительности рабочего времени, следует иметь в виду, что оплата труда тогда должна осуществляться по полной тарифной ставке, полному окладу.

В соответствии с частью первой статьи 51 КЗоТ сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается:

1) для работников в возрасте от 16 до 18 лет - 36 ч. в неделю, для лиц в возрасте от 15 до 16 лет (учащихся в возрасте от 14 до 15 лет, работающих в период каникул) - 24 ч. в неделю.

Продолжительность рабочего времени учащихся, работающих в течение учебного года в свободное от учебы время, не может превышать половину максимальной продолжительности рабочего времени, предусмотренной в абзаце первом этого пункта для лиц соответствующего возраста;

2) для работников, занятых на работах с вредными условиями труда, - не более 36 ч. в неделю.

Перечень производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на сокращенную продолжительность рабочей недели, утвержден постановлением Кабинета Министров Украины .

Кроме того, законодательством установлена сокращенная продолжительность рабочего времени для некоторых категорий работников (учителей, врачей и др.).

Сокращенная продолжительность рабочего времени может устанавливаться за счет собственных средств на предприятиях и в организациях для женщин, имеющих детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида.

Согласно статье 69 предприятие самостоятельно устанавливает для своих работников сокращенный рабочий день и другие льготы.

При расчете баланса рабочего времени следует иметь в виду, что согласно статье 53 КЗоТ накануне праздничных и нерабочих дней (ст. 73 КЗоТ) продолжительность работы работников, кроме работников, указанных в статье 51 КЗоТ, сокращается на один час как при 5-дневной, так и при 6-дневной рабочей неделе, а накануне выходных дней продолжительность работы при 6-дневной рабочей неделе не может превышать 5 ч.

Согласно части третьей статьи 67 КЗоТ, если праздничный или нерабочий день (ст. 73 КЗоТ) совпадает с выходным днем, выходной день переносится на следующий после праздничного или нерабочего. Поэтому по графику 5-дневной рабочей недели с выходными днями в субботу и воскресенье в 2014 году выходной день в воскресенье 20 апреля должен быть перенесен на понедельник 21 апреля, выходной день в субботу 28 июня должен быть перенесен на понедельник 30 июня, выходной день в воскресенье 24 августа - на понедельник 25 августа.

Как правило, с целью создания благоприятных условий для празднования, а также рационального использования рабочего времени распоряжениями Кабинета Министров Украины рекомендуется переносить рабочие дни для работников, которым установлена 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями в субботу и воскресенье.

В связи с тем, что указанное распоряжение имеет рекомендательный характер, решение о переносе рабочих дней принимает работодатель самостоятельно, издав приказ или другой распорядительный документ.

Принятое работодателем решение о переносе рабочих дней изменяет график работы предприятия и норму продолжительности рабочего времени в месяцах, в которых введен перенос рабочих дней. Поэтому все действия относительно предоставления отпусков, выхода на работу должны осуществляться по измененному в связи с переносом рабочих дней графику работы предприятия.

При этом следует иметь в виду, что в случае переноса рабочего дня, предшествующего праздничному или нерабочему дню, на другой выходной день, для сохранения баланса рабочего времени за год продолжительность работы в этот перенесенный рабочий день должна соответствовать продолжительности предпраздничного рабочего дня, как это предусмотрено статьей 53 КЗоТ.

Законодательством не установлена единая норма продолжительности рабочего времени в году. Эта норма может быть разной в зависимости от того, какая рабочая неделя установлена на предприятии (5- или 6-дневная), какова продолжительность ежедневной работы, когда установлены выходные дни, и поэтому на предприятиях норму продолжительности рабочего времени в году определяют самостоятельно с соблюдением требований статей 50–53, 67 и 73 КЗоТ.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала

В последнее время одной из наиболее популярных специальностей считается делопроизводитель. Обязанности этого сотрудника состоят в обработке огромного количества документов. Чем именно он занимается, и почему так важно иметь в штате работника такой профессии? С этим надо разобраться подробно.

Основы профессии

Каждой более или менее крупной компании непременно требуется делопроизводитель. Обязанности, которые ложатся на плечи такого сотрудника, включают в себя в основном чисто бумажную работу. На первый взгляд она кажется скучной и никому не нужной. Но так думают только те, кто совершенно не представляет себе весь документооборот предприятия.

Чтобы разобраться в этом потоке информации, и нужен делопроизводитель. Обязанности и функции, которые он должен исполнять, заключаются в следующем:

1. Ведение всего оборота документов на предприятии.
2. Телефонные звонки и беседы с клиентами.
3. Обработка и регистрация входящей корреспонденции.
4. Осуществление контроля документов, находящихся на исполнении у других сотрудников.
5. Архивация документов.

Все это требует соответствующего знания норм и правил ведения делопроизводства. Подобные навыки, конечно, можно получить на практике, но лучше дополнительно иметь хорошую теоретическую подготовку.

Немаловажные особенности

Каким же должен быть настоящий делопроизводитель? Обязанности и условия работы всегда накладывают свой отпечаток. Это касается абсолютно всего. Для начала стоит отдельно сказать о личных качествах. На таком рабочем месте от сотрудника потребуется:

1. Аналитический ум, чтобы легко ориентироваться в потоке информации и принимать правильные решения.
2. Способность долгое время концентрировать свое внимание на конкретной проблеме.
3. Способность заниматься несколькими делами одновременно.
4. Хорошая память, чтобы постоянно держать в голове нужную информацию.
5. Порядочность.
6. Общительность и доброжелательность.
7. Стрессоустойчивость и умение справляться со своими эмоциями.
8. Коммуникабельность.
9. Спокойное отношение к критике в свой адрес.
10. Умение вести деловые переговоры.
11. Знание культуры общения и правильная речь.

При наличии всех этих требований делопроизводитель сможет как следует выполнять свою работу. Но у такой профессии есть и некоторые медицинские противопоказания. Среди них:

• заболевания органов дыхания (туберкулез, астма и другие);
• проблемы с сердцем (гипертония, аритмия, порок);
• нервные расстройства.

Если таковых не имеется, то сотрудник может смело приступать к работе и надеяться на хорошие результаты.

Круг обязанностей

Практически в каждом городе есть предприятие или организация, на которой трудится делопроизводитель. Должностные обязанности такого работника, как правило, заключаются в следующем:

1. Прием и обработка входящей корреспонденции. Специалист должен зарегистрировать письмо, передать его адресату, а затем проконтролировать исполнение указаний, отмеченных в резолюции. Такая информация заносится в специальные журналы или карточки и составляет банк данных.
2. Сопровождает прохождение каждого документа по всем стадиям: подготовка - оформление - обработка - хранение. В любой момент делопроизводитель должен иметь возможность предоставить по запросу полный расклад.
3. Учет отправленных и полученных бумаг.
4. Архивация документов.
5. Правильная организация учета и создание справочной базы для быстрого и удобного поиска.
6. Контролирует правильность оформления и подписания документов, а также наложения соответствующих виз.
7. Отвечает за сохранность всей документации предприятия.

Со всем этим может справиться только специально подготовленный делопроизводитель. Должностные обязанности его составлены таким образом, чтобы выполняемая работа была максимально эффективной.

Родственные профессии

Содержать в штате делопроизводителя могут себе позволить только крупные предприятия. Для организаций с малой численностью рабочих единиц это роскошь. Небольшой объем документооборота дает возможность экономить фонд оплаты труда. А несложную работу с документами берет на себя секретарь. Это позволяет специалисту максимально загрузить свой рабочий день. Поэтому обязанности секретаря-делопроизводителя представляют собой гармоничное сочетание функций, соответствующих обеим должностям.

Они должны быть собраны в одну инструкцию и обязательны для исполнения. Особенность состоит в том, что обе эти профессии (делопроизводитель и секретарь) очень схожи между собой. Обе они предусматривают работу с документами и общение по телефону. Здесь даже сложно определить, какая обязанность какой специальности подходит больше всего. По-прежнему остаются основные направления их деятельности:

• работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
• осуществление контроля исполнения документов;
• ответы на телефонные звонки и их перенаправление для общения с другими специалистами;
• ведение архива.

Все это и составляет обязанности секретаря-делопроизводителя.

Влияние специфики работы

Работа любого предприятия связана с потоками различных документов. Систематизировать ее и превращать в стройный механизм должен именно делопроизводитель. В детском саду обязанности такого плана тоже существуют в достаточном объеме.

Кроме того, надо учесть, что детские дошкольные учреждения, на основании закона Российской Федерации «Об образовании», в последнее время стали достаточно самостоятельными и получили довольно широкие права. Это касается научной, финансовой, кадровой, хозяйственной и других видов деятельности. Руководство таких учреждений может вести работу в самых разных направлениях, самостоятельно заключая договора и ведя соответствующие переговоры. Все это отражается на бумажном потоке внутри организации, который требует своевременной обработки и систематизации. Делопроизводителю приходится не только изучать, но также классифицировать документы, разделяя их по назначению:

• распорядительные;
• информационные и справочные;
• организационные;
• кадровые (по личному составу);
• финансовые;
• технические.

Все поступающие бумаги необходимо привести в строгую систему, а затем передать для исполнения и реагирования.

Важные функции

Приступая к составлению должностной инструкции, необходимо особое внимание обратить на функциональные обязанности делопроизводителя. Некоторые путают их с должностными. Но между этими понятиями есть серьезное различие.

В первом случае имеются в виду те главные функции, которые должен взять на себя специалист-делопроизводитель:

1. Работа с входящими документами, их регистрация и распределение по структурным подразделениям.
2. Учет движения бумаг и контроль их исполнения.
3. Передача обработанной корреспонденции адресатам.
4. Организация хранения документов.

Это главные направления, по которым должна быть организована работа специалиста подобного рода. Когда речь идет о должностных обязанностях, то имеется в виду то, чем обязан заниматься сотрудник на конкретном предприятии. Перечисленные действия рассчитаны на определенную структуру компании и особенность взаимодействия ее отдельных участков и подразделений.

Для выполнения этого задания необходимо ознакомление обучающихся с:

Рабочим местом, режимом работы, формами организации труда и правилами внутреннего распорядка в организации (учреждении, предприятии).

Правилами и нормами безопасного труда.

Мерами по предупреждению пожаров, с противопожарным инвентарем, правилами пользования первич­ными средствами пожаротушения

- изучение требований безопасности, предъявляемых при эксплуатации офисной техники; требований, предъявляемых к личной гигиене

Отработка приемов работы при эксплуатации офисной техники

Для выполнения этого задания необходимо:

Отработка приемов работы копирования и тиражирования документов;

Отработка приемов работы с различными видами телефонной и факсимильной связи;

Отработка приемов работы с оргтехникой для обработки служебных документов.

В отчете необходимо отразить следующее:

- изготовление копий на ксероксе.

- прием и отправка сообщений с телефакса.

3. Выполнение работ по компьютерной подготовке и обработке документов

Во время прохождения практики необходимо:

Выполнение работ в текстовом редакторе Microsoft Word,

Ввод, форматирование, редактирование и копирование текста,

Работа с файлами и папками,

Работа с периферийными устройствами

В отчете необходимо отразить следующее:

- форматирование, редактирование и копирование текста.

Организация делопроизводства

Составление и оформление служебных документов

Выполнение работ по оформлению организационно-правовых, распорядительных, справочных, договорно-правовых документов; переписки; документов по личному составу организации (учреждения, предприятия) и др.

Обработка служебных документов

Выполнение работ по приему и отправке, регистрации и оформлению входящих и исходящих служебных документов

Контроль прохождения (исполнения) служебных документов и принятых решений.

Изучение порядка передачи служебных документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководителя организации (учреждения, предприятия) или ее подразделения, организации контроля исполнения.

Информационно-справочная работа

Выполнение работ по составлению и использованию информационно-справочной базы (картотеки)

Составление номенклатуры дел.

Выполнение работ по систематизации и формированию дел по группам документов, вве­дению документов в информационную базу.

В отчете необходимо отразить следующее:

- компьютерная обработка документов;

- овладение правилами отправки электронной почты;

- составление справки об исполнении документа и снятии документа с контроля;

- овладение приемами получения информации через Интернет.

- составление Номенклатуры дел предприятия.

Организация архивного дела

Выполнение работ по подготовке и оформлению документов для архивного хранения.

Оформление регистрационной картотеки, описи дел, подготовка компьютерных баз данных

Прием и передача дел для архивного хранения

В отчете необходимо отразить следующее:

- формирование навыков использования архивного фонда

Составление отчета по практике.

Отчет составляется в соответствии с данными методическими рекомендациями и должен содержать приложения.

ОТЧЕТНОСТЬ СТУДЕНТОВ

После прохождения практики студент оформляет текстовый отчёт, в котором обобщает результаты практики.

В текстовом отчёте должны быть отражены:

Характеристика служб делопроизводства организации, являющейся базой практики (структура, история создания);

Сведения о выполнении представленных в плане заданиях;

Составленные в ходе прохождения практики документы представляются в приложениях;

Общая оценка деятельности организации по организации делопроизводства в учреждении.

С текстовым отчетом студент должен представить:

Договор БПОУ ВО «Вологодский колледж технологии и дизайна» с организацией на прохождение практики с подписью руководителя организации и печатью организации;

- дневник прохождения практики (Приложение А);

- характеристику руководителя практики от организации (с печатью учреждения и подписью руководителя практики от организации) (Приложение Б);

Аттестационный лист по производственной практике(Приложение В);

Задание на производственную практику (Приложение Г).

Заключение о выполнение практической квалификационной работе (Приложение Е).

Отчет выполняется: на компьютере на листах формата А4 и вкладывается в папку-скоросшиватель. Текст оформляется в соответствии с требованиями делопроизводства. Печатается через 1,5 интервала. На странице располагается 28 – 30 строк. В строке 58 – 62 знака, включая пробелы. Сверху страницы делается отступ 20 мм, слева – 30 мм, справа 10 мм, снизу – 20 мм. Абзацные отступы равны 1.25 см. Нумерация страниц сплошная. Титульный лист не нумеруется и оформляется в соответствии с требованиями, указанными в Приложении Д.

Примерный объем отчета 7 листов. Объем отчета уменьшен быть не может, а может быть только увеличен. Текст отчета может быть поделен на разделы и пункты.

На последнем листе отчета студент ставит свою подпись и дату окончания работы над отчетом.

Последний лист основного текста скрепляется подписью непосредственного руководителя практикой с обязательным письменным указанием об ознакомлении с содержанием отчета, даты ознакомления.

Студент отвечает за грамотность и аккуратность оформления отчета. Отчет, страницы которого ненадежно скреплены, в котором отсутствуют подписи студента и руководителя практики от организации прохождения практики, к рассмотрению не допускается.

По окончании производственной практики студент сдает руководителю практики отчет по установленной форме, надлежащего объема и структуры, а также дневник, подписанный руководителем практики. В дневник заносится заключение, данное руководителем практики о работе практиканта (подписывается, датируется).

По итогам практики студент предоставляет выполненную практическую квалификационную работу – Номенклатуру дел организации .

По окончании практики студент защищает отчет с дифференцированной оценкой руководителя практики. Защита производится в помещении Колледжа.

К защите допускаются отчеты, соответствующие требованиям к оформлению и содержанию, установленные данной программой. После защиты отчета, руководитель практики колледжа составляет письменное заключение, ставит дату, оценку и свою подпись в дневнике.

Не выполнение отчета в установленные сроки рассматривается как нарушение учебной дисциплины и невыполнение учебного плана и влечет применение мер взыскания.

Результаты защиты практики проставляются в ведомости и зачетной книжке студента.

КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ

Производственная практика, завершается дифференцированным зачетом , оценивается по пятибалльной системе

Оценка работы студента на практике основывается на отзыве руководителя практики от организации, качестве доклада, оформлении и содержании отчёта, ответах на вопросы, деятельности в период практики.

Оценка одновременно проставляется в зачётной книжке и зачётной ведомости.

Оценка	Критерии
5 (отлично)	Изложение материалов полное, последовательное, грамотное. Отчет написан аккуратно, без исправлений. Индивидуальное задание и задание по практике (задачи) выполнены. Приложены первичные документы. Приложения логично связаны с текстовой частью отчета. Отчет сдан в установленный срок. Программа практики выполнена. Отзыв положительный.
4 (хорошо)	Изложение материалов полное, последовательное в соответствии с требованиями программы. Допускаются несущественные и стилистические ошибки. Оформление аккуратное. Приложения в основном связаны с текстовой частью. Отчет сдан в установленный срок. Программа практики выполнена. Отзыв положительный.
3 (удовлетво-рительно)	Изложение материалов неполное. Оформление не аккуратное. Текстовая часть отчета не везде связана с приложениями. Отчет сдан в установленный срок. Программа практики выполнена не в полном объеме. Отзыв положительный.
2 (неудов-летво-рительно)	Изложение материалов неполное, бессистемное. Существуют ошибки, оформление не аккуратное. Приложения отсутствуют. Отчет сдан в установленный срок Отзыв отрицательный. Программа практики не выполнена.

Нормативно-правовые акты

1. Об архивном деле в Российской Федерации: федер. закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 // Справочно-правовое обеспечение «Гарант» [Электронный ресурс]. http://ivo.garant.ru/#/document/12137300/paragraph/19084:0 – 2016.

2. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" // Справочно-правовое обеспечение «Гарант» [Электронный ресурс] - http://ivo.garant.ru/#/document/190736/paragraph/606:0 – 2016.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – введ. 1988–05–25. – М.: ВНИИДАД, 1991. – 75 с.

4. Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" // Справочно-правовое обеспечение «Гарант» [Электронный ресурс http://ivo.garant.ru/#/document/199315/paragraph/34:0 . – 2016.

5. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации. – введ. 2003-07-01.– М.: Изд-во стандартов, 2003. – 17 с.

Литература

6. Басаков, М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): учебник для ссузов / М.И. Басаков. - 9 - е изд. - Ростов н/Д.: Феникс, 2014. - 376 с.

7. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 3 - е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов [и др.]. - М.: Проспект, 2015. - 480 с.

8. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. - 5-е изд., испр. и доп. - М.: ООО Журнал «Управление персоналом», 2014. - 528 с.

9. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления: практикум: учеб. пособие для студентов сред. проф. учеб. заведений / А.В. Пшенко. – М.: Издательский центр «Академия», 2014.

10. Сологуб, О.П. Практикум по документационному обеспечению управления: учебное пособие / О.П. Сологуб. – М.: Издательство «Омега-Л», 2010.

Интернет-ресурсы

11. Информационный сайт о делопроизводстве [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://delpro.narod.ru/Index.html

12. Первая кадровая справочная система «Система Кадры» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.1kadry.ru

13. Справочно-правовое обеспечение «Гарант» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://ivo.garant.ru/#/startpage:0

14. Федеральный портал «Российское образование» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.edu.ru

15. Электронная библиотека нехудожественной литературы [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.bibliotekar.ru

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Казанцева А.К.

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение города Москвы «Колледж сферы услуг № 3»

olga 1-92@ mail . ru

В современных условиях развития экономики особое значение в работе управленческого аппарата приобретает организация рабочих мест сотрудников. Цель автоматизации в увеличении эффективности и производительности труда. В современное время компьютер стал обыденностью и уже не вызывает изумления в душах обывателей. Поэтому даже то, что его нет в приемной секретаря уже говорит о не серьезности данной организации и отпугнет большинство клиентов.

Необходимость создания автоматизированного рабочего места (АРМ) делопроизводителя вызвана:

Увеличением объёмов информации;

Повышением производительности труда за счёт интенсификации;

Совершенствованием форм и методов управления;

Сокращением времени на обработку информации;

Повышением эффективности работы.

АРМ - наиболее простой и распространенный вариант автоматизированного рабочего места для работников сферы организационного управления.

Создание АРМ на базе персональных компьютеров обеспе6чивает:

Простоту, удобство и дружественность по отношению к пользователю;

Простоту адаптации к конкретным функциям пользователя;

Компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;

Высокую надежность.

Эффективным режимом работы АРМ является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети в качестве рабочей станции. Особенно целесообразен такой вариант, когда требуется распределять информационно- вычислительные ресурсы между несколькими пользователями.

Определенной формой является АРМ с использованием ПЭВМ в качестве интеллектуального терминала, а также с удаленным доступом к ресурсам главной ЭВМ и из внешней сети. Тогда несколько ПЭВМ подключаются по каналам связи к главной ЭВМ, при этом каждая ПЭВМ может работать и как самостоятельное терминальное устройство. В наиболее сложных системах АРМ могут через специальное оборудование подключатся не только к ресурсам главной ЭВМ сети, но и к различным информационным службам и системам общего назначения (службам новостей, национальным информационно-поисковым системам, базам данных и знаний, библиотечным системам и т. п.).

Возможности создаваемых АРМ в значительной степени зависят от технико-эксплуатационных характеристик ЭВМ, на которых они базируются. В связи с этим на стадии проектирования АРМ четко формулируются требования к базовым параметрам технических средств обработки и выдачи информации, набору комплектующих модулей, сетевым интерфейсам, эргономическим параметрам устройств и т.д.

Информационное обеспечение АРМ ориентируется на конкретную привычную для пользователя, предметную область. Обработка документов должна предполагать такую структуризацию информации, которая позволяет осуществлять необходимое манипулирование различными структурами, удобную и быструю корректировку данных в массивах.

Техническое обеспечение АРМ должно гарантировать высокую надежность технических средств, организацию удобных для пользователя режимов работы (автономный, с распределенной БД, информационный, с техникой верхних уровней и т.д.), способность обработать в заданное время необходимый объем данных. Поскольку АРМ является индивидуальным пользовательским средством, оно должно обеспечивать высокие эргономические свойства и комфортность обслуживания.

Программное обеспечение, прежде всего, ориентируется на профессиональный уровень пользователя, сочетается с его функциональными потребностями, квалификацией и специализацией. Пользователь со стороны программной среды должен ощущать постоянную поддержку своего желания работать в любом режиме активно либо пассивно. Приоритет пользователя при работе с техникой несомненен.

Поэтому при их взаимодействии предусматривается максимальное обеспечение удобств работы человека за счет совершенствования программных средств.

Список использованных источников:

1. Курьянов С. Простая автоматизация сложных процессов / С. Курьянов // Директор. – 2013. - № 11.

2. Нельзина О. Системы электронного документооборота на предприятии: проблемы внедрения и использования / О. Нельзина // Наука и техника. - 2012. - № 11.