Приказ о проведении мероприятия – это официальное распоряжение руководителя организации, обращенное к подчиненным и требующее выполнения определенных действий. Документ оформляется в письменной форме с соблюдением базовых регламентных норм.

ФАЙЛЫ

Документ состоит из двух блоков: информационного и распорядительного.

Информационный блок документа

Информационный блок документа должен содержать:

• цель мероприятия;
• дату проведения мероприятия;
• место, где будет проводиться мероприятие.

Распорядительный блок документа

Распорядительный блок должен содержать:

• действия, которые будут проведены для создания мероприятия;
• ФИО лиц, несущих ответственность за разработку, организацию проведения мероприятия, а также предоставляющих отчетность после того, как оно закончилось.

Сведения, которые обязательно должны быть в документе

В приказе должны содержаться следующие сведения:

• шапку документа;
• как называется организация;
• регистрационный номер;
• место издания;
• дату составления;
• название самого мероприятия;
• в целях чего решено было провести мероприятие;
• период проведения мероприятия;
• утвержденный план мероприятий;

• денежную сумму, которую организации надо предоставить;
• дату, когда будет предоставлен отчет по представительским расходам после проведения мероприятия;
• ФИО сотрудников, которые будут участвовать в мероприятии;
• ФИО начальника транспортного отдела, который обеспечит транспортным обслуживанием;
• ФИО и служебная должность лица, которое будет вести контроль за исполнением приказа;
• приложения, которые прилагаются к приказу (название программы проведения, смета расходов и т.д.);
• подпись руководителя;
• дату ознакомления с документом и подписи участников.

Кто подписывает

Приказ о проведении мероприятия подписывает руководитель организации или то лицо, которое временно исполняет обязанности руководителя на основании доверенности.

Для чего нужен приказ о проведении мероприятия

Приказ о проведении мероприятия необходим руководителю организации для того, чтобы:

• сплотить и мотивировать сотрудников;
• продвинуть корпоративные ценности: брать пример с лидеров, стремиться к росту, делать больше с меньшими затратами и т.д.;
• представить новое руководство;
• привлечь внимание масс-медиа;
• укрепить имидж организации;
• создать свод норм и правил, которые описывают правила поведения, единые стандарты отношений и совместную деятельность, существующую в организации;
• мобилизировать трудовой потенциал сотрудников для нового проекта;
• создать единую команду.

Требования к заполнению

Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 надо выдерживать следующие требования, когда составляется приказ:

• Соблюдать расстояние между краями страницы и текстом.
• Документ должен быть на белом и высококачественном листе бумаги 210×297.
• Дата документа прописывается в приказе арабскими цифрами, например: 16.10.2010. или 2010.10.16. Государственный стандарт допускает словесно-цифровой способ оформления даты – 16 октября 2010 г.
• Все реквизиты должны быть заполнены.
• Все суммы прописывать прописью и цифрами.
• Наличие всех подписей.
• Обязательно должна быть расшифровка всех подписей.
• Печать.

Если приказ издается на двух и более страницах, то такие документы подлежат нумерации.

Типичные ошибки при заполнении документа

Чаще всего в приказе о проведении мероприятий допускаются следующие ошибки:

• не прописана дата составления документа;
• отсутствует гриф утверждения;
• не заполнены реквизиты;
• отсутствует список лиц, несущих ответственность за оформление документа;
• записи сделаны простым карандашом;
• дописывание текста;
• сделана неразборчивая запись;
• есть исправления;
• орфографические/арифметические ошибки;
• разные цвета чернил;
• неправильно указано наименование организации;
• бросающееся в глаза механическое воздействие на документ (искусственное состаривание, стирание части текста);
• внесена поправка;
• записи подтерты ластиком.

Важно! Если акт подписан лицом, не имеющим отношения к проверке, то такой документ не имеет юридической силы.

Исправление ошибок

Если в приказе была замечена ошибка, то необходимо сделать следующее:

1. Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно, если:
   • ошибка была замечена еще до подписания руководителем;
   • ошибка была обнаружена в момент подписания.
2. Аннулировать документ, если в нем найдены опечатки, помарки, слова, перевирающие смысл приказа. Для этого достаточно издать новый приказ. Но перед этим надо издать документ, аннулирующий приказ о проведении мероприятий, в котором есть ошибки. В нем должно быть указано следующее:
   • регистрационный номер;
   • дата;
   • заглавие;
   • текст должен начинаться со слов: «Признать утратившим силу»/«Считать недействительным»;
   • причина отмены;
   • кто несет ответственность за исправления;
   • сроки исполнения заменяющего приказа.

После того как был составлен документ (отменяющий приказ), следующим шагом будет подготовка нового, которому присвоен новый номер и где отсутствуют какие-либо опечатки, помарки, описки. После чего приказ подписывается руководителем.

Современные реалии требуют постоянного совершенствования сотрудников в профессиональном плане, поэтому не удивительно, что направление на семинары и различного рода конференции стало делом обычным почти для каждой организации. Вместе с тем возникает множество вопросов, как правильно оформить документы, подтверждающие пребывание сотрудника в рабочее время на обучении.

В данной статье мы рассмотрим:

• как и для чего готовить документы при обучении персонала;
• направление на семинар;
• приказ о направлении на семинар.

Высококвалифицированные кадры являются основой успешной работы любого предприятия. Поэтому не удивительно, что руководство компаний в последние годы все больше и больше заинтересовано в дополнительном образовании своих специалистов.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Обучение персонала: как и для чего готовить документы

На сегодняшний день одним из наиболее продуктивных способов повышения квалификации работников является направление их на тренинги или семинары. Это позволяет не только значительно расширить круг знаний, но и выполнить это в максимально короткие сроки.

При этом методика обучения может предусматривать, как приглашение специалиста для проведения семинара на само предприятие, так и повышение квалификации работников с отрывом от производства в специальных обучающих компаниях.

Главное – это правильное составление документов. Ведь обучение сотрудников, не зависимо от используемой предприятием методики требует денежных вложений.

В качестве подтверждения понесенных на обучение персонала расходов могут выступать:

• договор с образовательным учреждением;
• распоряжение или приказ о направлении на обучение;
• акт об оказании услуг, оформленный в соответствии с нормами законодательства;
• сертификаты, дипломы и пр. документы подтверждающие факт обучения.

Вместе с тем необходимо помнить, что повышение квалификации на семинарах является отдельной категорией обучения, которая ни в коем роде не соотносится с обучением в высших учебных заведениях или же получением средне специального или высшего образования.

В отличие от расходов на семинары Налоговым кодексом РФ при налогообложении запрещается учет такого вида расходов.

Направление на семинар

От вида семинара, на который будет направляться сотрудник, будет зависеть и его документальное оформление, а также последующий порядок учета расходов. Поэтому вид семинара должен обязательно указываться в договоре, заключаемом работодателем с компанией организующей проведение семинара.

При направлении работника на семинар с отрывом от работы в той же местности за ним сохраняется место работы и средняя заработная плата. Само же направление на семинар оформляется приказом работодателя.

Если организацией используется унифицированные формы, то период, когда работник находился на семинаре, отмечают в табеле учета рабочего времени буквенным кодом «ПК» или же используют цифровой код - «07», буквенный код К или цифровой 06 - если направление на выездной семинар оформляется командировкой, буквенный код ПМ или цифровой 08 - если работник направлен на повышение квалификации с отрывом от работы в другую местность.

При этом в обязательном порядке указывается Ф.И.О. «командируемого» сотрудника, тематика, а также сроки обучения. Документ в обязательном порядке заверяется печатью предприятия.

Как уже упоминалось ранее, составление приказа о направлении на семинар является обязательным, поскольку именно приказ будет служить основанием для последующего табелирования отсутствующего по уважительной причине работника, начисления ему заработной платы. А также учета расходов предприятия на обучение.

Хотя приказ о направлении на семинар может составляться в произвольной форме, четкой формы законодательством не утверждено, он в обязательном порядке должен отражать следующую информацию:

• полное название и реквизиты предприятия;
• дату и № приказа;
• Ф.И.О. направляемого на семинар сотрудника компании;
• сроки проведения семинара;
• печать и подпись руководителя;
• подпись об ознакомлении с приказом направляемого на семинар сотрудника.

Мы собираемся направить одного из наших работников на однодневную научную конференцию, которая будет проводиться в той же местности, где находится наша организация. Подскажите, как это правильно оформить? Я знаю, что некоторые считают это командировкой, но ведь работник никуда не уезжает и, что называется, ночует дома. Скорее это пусть и краткосрочное, но направление на обучение. Разве нет?

Ситуация, описанная в письме, складывается довольно часто. Действительно, многие работодатели направление сотрудника на конференцию рассматривают как повышение квалификации и не считают нужным оформлять командировку. Безусловно, любая проводимая конференция состоит не только в подведении итогов, обобщении опыта, определении дальнейших перспектив развития, но и в овладении новым уровнем знаний, что в целом повышает квалификационный уровень работника, участвующего в ее работе. Тем не менее направление на конференцию является именно служебной командировкой, а значит, требует соответствующего оформления. Это подтверждается и сложившейся судебной практикой, которая в качестве служебной командировки признает:

• направление молодых специалистов на научно-техническую конференцию молодежи, которая носит производственный характер и является служебной, поскольку проводится для осуществления основного вида деятельности работодателя (постановление ФАС Московского округа № КА-А40/9456-07);
• направление работников на корпоративные мероприятия, организованные в целях повышения имиджевой составляющей деятельности организации как социально ориентированной компании, обладающей привлекательностью для трудоустройства новых сотрудников, а также для создания положительного микроклимата (постановление ФАС Московского округа от 18.11.2010 № КА-А40/14213-10 по делу № А40-169073/09-115-1272);
• участие работников в международной строительной и интерьерной выставке по решению уполномоченных органов работодателя на основании соответствующих распорядительных документов (постановление ФАС СевероКавказского округа от 22.04.2010 по делу № А32-21536/2009-3/321).

ВАЖНО!

Направление работника на конференцию является служебной командировкой

Из определения служебной командировки, данного в ст. 166 ТК РФ, ясно, что в ее основе лежит выполнение работником служебного поручения, связанного с его трудовыми обязанностями, определенными заключенным трудовым договором. Поэтому отказаться от направления на конференцию в том случае, когда оно является служебным поручением и обусловлено выполняемой им трудовой функцией, работник не вправе. Исключение составляют сотрудники, которых невозможно направить в командировку, а также работники, которые могут отказаться от направления в служебную командировку в силу указания закона.

Наша справка

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса; далее - ТК РФ).

Особенности направления работников в служебные командировки установлены постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, а унифицированные формы приказа о направлении работника в командировку, командировочного удостоверения и служебного задания для направления работника в командировку утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление). Никаких существенных особенностей в оформлении данных документов при направлении работника в такую краткосрочную командировку нет. Единственное, что необходимо помнить, -если работник должен возвратиться из командировки к месту постоянной работы в тот же день, в который он был командирован, то командировочное удостоверение можно не выписывать (п. 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»). В этом случае подтверждающим документом будет служить приказ о направлении работника в командировку (пример ).

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н утверждены порядок и формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы

Поскольку, как мы выяснили, участие в научной конференции является служебной командировкой, то, следовательно, работнику должны быть предоставлены все предусмотренные законом гарантии.

Гарантия 1. Сохранение за работником места работы (должности) и среднего заработка за дни пребывания в командировке.

Гарантия 2. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

ВАЖНО!

Работнику, направленному в командировку в той же местности, где располагается работодатель, суточные и расходы по найму жилого помещения не выплачиваются

По общему правилу, предусмотренному ст. 168 ТК РФ, командированному работнику возмещаются расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Однако если работник участвует в конференции в той местности, где он постоянно проживает и исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные ему не выплачиваются (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

ЭТО ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

В нашей стране, как известно, Новый год по традиции отмечается дважды: по старому и новому стилю! Происхождение Старого Нового года объясняется просто. Так, до 1918 г. в России применялся юлианский календарь, на смену которому пришел более современный и, с точки зрения астрономов, более верный григорианский календарь. При этом разница между старым и новым стилем к тому времени составляла не больше не меньше - 13 дней. Таким образом, день, бывший по старому стилю 1 января, в новом календаре стал 14 января. В память о том, что когда-то в дореволюционные времена ночь с 13 на 14 января была новогодней, и празднуется по сей день Старый Новый год!

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом

Кроме того, если работник участвует в конференции, проводимой в том же городе, местности, где располагается работодатель, у него также не будет и расходов по найму жилого помещения, а значит, и их работодатель не обязан возмещать.

Резюме

Поездка работника на однодневную научную конференцию, проходящую в той же местности, где расположен работодатель, признается служебной командировкой с предоставлением соответствующих гарантий.

Что же касается расходов по проезду на конференцию, то их, как правило, работник несет. Это может быть подтверждено представляемыми работником проездными документами (билетами на городской транспорт). Они и будут основанием для возмещения сотруднику расходов на проезд к месту командировки, т. е. проведения конференции, и обратно.

ПРИМЕР

Приказ о направлении работника в командировку