Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.

ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ

Наш словарик

Приказ - правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации .

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству - в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее - Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):

Таблица

Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010

Вид приказа	Срок хранения	Примечание
По основной (профильной) деятельности	Постоянно	Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010
По личному составу	75 лет, если приказ создан до 2003 года;	5 лет для приказов: О дисциплинарных взысканиях; Ежегодных оплачиваемых отпусках; Об отпусках в связи с обучением; О дежурствах; Краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках
По административно-хозяйственным вопросам

Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?

Распоряжение - 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;

Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.

Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:

Или оформляет отметку от руки:

Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.

Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.

Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.

Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения - «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:

- «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;

- «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;

- «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».

Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:

- «О создании Канцелярии»;

- «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;

- «Об утверждении Положения об архиве».

Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:

- «О проведении аудита делопроизводства»;

- «О проведении экспертизы ценности документов»;

- «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».

Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:

- «О проведении Дня охраны труда»;

- «О доступе автотехники на склад».

И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:

К приказам по личному составу относятся:

Приказ о приеме на работу;

Расторжении трудового договора (увольнении);

Предоставлении отпуска;

Возложении обязанностей;

Премировании;

Переводе;

Направлении в командировку и т.д.

Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:

О приеме работника на работу - форма № Т-1;

Приеме работников на работу - форма № Т-1а;

Переводе работника на другую работу - форма № Т-5;

Переводе работников на другую работу - форма № Т-5а;

Предоставлении отпуска работнику - форма № Т-6 (Пример 1);

Предоставлении отпуска работникам - форма № Т-6а;

Прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма № Т-8;

Прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) - форма № Т-8а;

Направлении работника в командировку - форма № Т-9;

Направлении работников в командировку - форма № Т-9а;

Поощрении работника - форма № Т-11;

Поощрении работников - форма № Т-11а.

• По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае - «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.

Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, - это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.

Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

• Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно - раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

Эксплуатация зданий, помещений;

Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

Обеспечение безопасности организации.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация - не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:

Приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);

Об определении места для курения;

О переходе на электронную пропускную систему;

Ремонте помещений;

Об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;

Организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;

Организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);

О закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;

Выделении транспортных средств для решения различных задач;

Выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;

Проведении инструктажа по ГО и ЧС;

Об охране объектов и т.д.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

• АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):

1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);

2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;

3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;

4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью - указать работника, которому поручено задание.

Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно» , а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ

• Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).

• Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:

• Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

• Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

• ...и обратно . Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один - с пятидесятилетним, другой - с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Что бы получать последние новости достаточно пройти процедуру

Эта процедура займет у вас не более двух минут!

При регистрации Вы автоматически становитесь участником нашей

И можете прямо сейчас выбирать свои

!

Какие приказы по охране труда должны быть в организации
Какие приказы по охране труда необходимы на нашем предприятии?
Елена МУРОМЦЕВА (Геленджик)

В организации должны быть:

• приказ, который утверждает положение о службе охраны труда в организации;
• приказ о назначении ответственного за разработку инструкций по охране труда;
• приказ об утверждении инструкций по охране труда;
• приказ об утверждении программ первичного и вводного инструктажей;
• приказ о проведении вводного инструктажа;
• приказ о проведении первичного инструктажа на рабочем месте;
• приказ о создании комиссии по проверке знаний по охране труда;
• приказ об обучении сотрудников и проверке знаний по охране труда;
• приказ о прохождении медосмотров;
• приказы о назначении ответственных за работы с повышенной опасностью;
• приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность;
• приказ о назначении ответственного за электрохозяйство.

В зависимости от области, в которой работает организация, список приказов может дополняться.

Как подписывать документы при совмещении должности специалиста по охране труда?
Я работаю экологом на малом предприятии численностью 54 человека. Совмещаю должность специалиста по охране труда. Какая должность должна указываться в локальных документах для подписи?

В локальном документе должна стоять та должность, по которой работник вправе подписывать этот документ. То есть бумаги по экологии вы подписываете как эколог, а документы по охране труда - как специалист по охране труда. Помните, что совмещение должностей нужно правильно оформить: в штатном расписании организации должна быть должность специалиста по охране труда, работодателю нужно заключить с вами дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ о поручении вам новых обязанностей.

Менять ли удостоверения по охране труда и электробезопасности при смене должности?
Надо ли менять удостоверения по охране труда и электробезопасности, если у работника поменялась должность?
Наталья БАБИЧ, инженер по охране труда (Челябинск)

Если работник сменил должность, то удостоверение по электробезопасности нужно менять 1 . По поводу удостоверения по охране труда нельзя дать однозначного ответа. Если новая должность работника требует дополнительных знаний в области охраны труда, то ему придется пройти внеочередную проверку знаний по охране труда 2 . Тогда можно внести изменения в удостоверение. Если же новая работа аналогична прежней и переобучаться не нужно, то удостоверение по охране труда будет действительно до конца его срока годности.

Должен ли работник расписываться на инструкции по охране труда?
Должен ли работник, ознакомившись с инструкцией по охране труда по видам работ, поставить свою подпись на последнем листе инструкции? Или он должен сделать запись: «С инструкцией ознакомлен» и поставить свою подпись?
Елена МУРОМЦЕВА, эколог (Геленджик)

Работника знакомят с инструкцией по охране труда во время инструктажа, после чего сотрудник расписывается в журнале регистрации инструктажа. То есть ставить подпись на самой инструкции работник не обязан, это не прописано ни в одном нормативном документе.
На практике некоторые работодатели прикладывают к инструкции по охране труда лист ознакомления с инструкцией. Например, при несчастном случае такой лист будет дополнительным подтверждением того, что работник ознакомился с правилами безопасной работы.

Нужно ли заводить карточку учета выдачи смывающих средств на каждого работника?
Обязательно ли заводить на каждого работника карточку учета выдачи смывающих средств, если выдача жидкого мыла осуществляется через дозаторы, которые установлены в бытовых строительных вагончиках?
Александр МИТРОФАНОВ, руководитель службы охраны труда (Пенза)

Если работники пользуются мылом из дозатора, то заводить карточки учета выдачи смывающих средств не нужно. Помните, что выдавать мыло через дозатор можно только на работах с легкосмываемыми загрязнениями 3 . Основанием для этого служит результат аттестация рабочих мест, а с 1 января 2014 года используются также результаты специальной оценки условий труда. Чтобы избежать проблем при проверке трудовой инспекции, лучше оформить выдачу мыла так:

• разработать и утвердить перечень должностей, которым не обязательно выдавать смывающие средства непосредственно в руки;
• закрепить в трудовых договорах этих работников сведения о том, что они будут получать мыло через дозаторы в санитарно-бытовых помещениях.

Как оформить документы по охране труда, если раньше они не велись?

Как правильно оформить все документы по охране труда, если они не велись? Часть сотрудников уже не работает. Как правильно восстановить все инструктажи за предыдущие годы? И можно ли, к примеру, вводный инструктаж провести этим годом, если сотрудник работает уже несколько лет?
Ирина КУЗИНА, коммерческий директор (Самара)

Если в вашей организации не велись документы по охране труда, придется начать все с нуля:

• разработать и утвердить перечень профессий и видов работ, для которых нужно сделать инструкции по охране труда;
• разработать и утвердить инструкции по охране труда, программы инструктажей и обучения работников;
• сделать журналы регистрации инструктажей, журналы учета обучения по охране труда и электробезопасности, журнал учета выдачи инструкций работникам, журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
• при необходимости, сделать списки сотрудников, которым нужно пройти медосмотр, выдать средства индивидуальной защиты, смывающие средства.

Проведите этим годом все инструктажи и обучение по охране труда. Все документы также нужно привести в порядок. Это уменьшит вероятность крупного штрафа при проверке трудовой инспекцией.

Надо ли с нового года заново издавать старые приказы по охране труда?
Есть ли необходимость переиздавать старые приказы по охране труда с нового года, если ничего в организации не менялось?

Нет, не надо. Если в организации не изменились условия труда, то приказы, в частности, по охране труда, заново издавать не надо. В конце года вы можете просто провести своими силами аудит документации. Например, в организации должны быть приказы по охране труда:

• о назначении ответственных лиц;
• о создании службы охраны труда;
• об утверждении инструкций по охране труда;
• об утверждении форм журналов регистрации;
• об аптечках первой медицинской помощи;
• об утверждении списка сотрудников, подлежащих обязательным медицинским осмотрам.

Есть ли нормы складирования продукции?
Какая допустимая высота складирования продукции из льна, скатанной в рулоны (размеры рулона 40 х 2000 см)?
Вадим НОВОГОРОДОВ, инженер по охране труда (Пушкино)

Рулонный материал следует размещать вертикально в один ряд с укладкой на подкладке 4 .
На площадках для погрузки и выгрузки тарных штучных грузов (тюков, ящиков, бочек, рулонов и др.), которые хранятся на складах, должны быть устроены платформы, эстакады или рампы высотой на уровне пола транспортных средств. В случаях неодинаковой высоты пола транспортных средств и платформы при погрузочно-разгрузочных работах должны применяться трапы, покаты или слеги 5 .

1 Пункт 7 приложения № 2 к Межотраслевым правилам по охране труда (правилам безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 5 января 2001 г. № 3 и приказом Минэнерго России от 27 декабря 2000 г. № 163 ).
2 Пункт 3.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций (утвержден постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13 января 2003 г. № 1/29 ).
3 Пункт 20 Типовых норм бесплатной выдачи работникам смывающих и (или) обезвреживающих средств и стандарта безопасности труда «Обеспечение работников смывающими и (или) обезвреживающими средствами» (утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 17 декабря 2010 г. № 1122н ).
4 Пункт 19 таблицы 1 к ПОТ РО-14000-007-98 «Положение. Охрана труда при складировании материалов», утвержденому Департаментом экономики машиностроения Минэкономики России 25 февраля 1998 г. (далее - Нормы).
5 Пункт 3.24 Норм.

Обновлением приказов по предприятию занимается секретарь руководителя. В его компетенцию входит организация их составления, иногда – набор текста, передача на подпись Генеральному директору или исполняющему его обязанности должностному лицу, а также оперативный контроль за ходом их переоформления.

Из этой статьи вы узнаете:

Обязательно ли требуется обновление приказов по предприятию;

Какие именно приказы подлежат ежегодному переоформлению;

Кто занимается составлением приказов;

Роль секретаря руководителя в ежегодном переоформлении приказов компании.

Очередной Новый год добавляет хлопот секретарю компании. С его приходом требуется обновление приказов по предприятию. Этого требует ГОСТ 12.03.230 и требования Росархива. Причем начинать обновление некоторых распорядительных документов нужно уже со второй половины декабря. Разумеется, переоформлению подлежат не все приказы. Какие именно, рассмотрим в нашей статье.

Обновление приказов по предприятию, касающихся основной деятельности

Это, пожалуй, самая важная группа распорядительных документов, регламентирующих деятельность компании. Они охватывают все без исключения структурные подразделения и производственные участки. Касаются они, как ведения учета на предприятии, так и обеспечения ведения хозяйственной деятельности, а также кадровой политики и начисления заработной платы. Обязательному обновлению подлежат следующие приказы:

• «Об учетной политике»;
• «Об утверждении норм расхода топлива на весь имеющийся в распоряжении компании собственный и арендованный транспорт»;
• «О кассовой дисциплине»;
• «О назначении постоянно действующей ревизионной комиссии по ОС и ТМЦ»;
• «О порядке проведения инвентаризации».

Рассмотрим их более подробно. Приказ «Об учетной политике» создается в первый рабочий день нового года. Этот документ регламентирует деятельность бухгалтерии, поскольку в нем содержится выбранный компанией вариант ведения бухгалтерского учета, предусмотренный Фз и НК РФ, а также действующими ПСБУ. Содержание приказа «Об учетной политике» охватывает и учет ТМЦ и ОС, и учет труда и заработной платы, и учет себестоимости, и прочие участки, а также все организационные вопросы, связанные с построением бухгалтерского и налогового учета в компании.

Не менее важен и приказ о кассовой дисциплине. Этот организационно-распорядительный документ также составляется в первый рабочий день нового года. В обязательном порядке он требуется предприятиям, работающим с наличными. В нем прописываются сроки и порядок инкассации приходных касс, лимит остатков денежных средств, порядок выдачи налички на хозяйственные нужды и т.д.

Организация внутреннего контроля на предприятии тоже регламентируется приказами, главным из них будет организационно-распорядительный документ, утверждающий порядок проведения инвентаризации на складах, а также назначение постоянно действующей ревизионной комиссии. Товары, материалы, комплектующие и ГСМ инвентаризируют, как правило, ежемесячно или ежеквартально, инвентаризация основных фондов проводится 1 раз в год.

Все вышеперечисленные приказы подлежат ежегодному оформлению. Задачей секретаря является организация контроля за их составлением, иногда – набор их текста на ПК, передача на подпись руководителю и распространение среди структурных подразделений, чью деятельность регламентирует тот или иной документ.

Обновление приказов по предприятию, касающихся кадрового делопроизводства

Ежегодному обновлению приказов по предприятию подлежат и те организационно-распорядительные документы, которые касаются политики кадров. А именно:

• «Об утверждении штатного расписания»
• «Об утверждении графика ежегодных отпусков»;
• «Об утверждении сроков выплаты заработной платы»;
• «О премировании сотрудников»;
• «О порядке выплаты материальной помощи».

Ежегодно обновлять штатное расписание требуется тогда, когда в штат сотрудников компании введены новые единицы или, наоборот, сокращены рабочие места. Это, разумеется, может произойти и посреди года. В этом случае, составляется отдельный приказ, именуемый: «О внесении изменений в штатное расписание». Все произошедшие в течение года изменения в обязательном порядке учитываются при составлении штатного расписания на будущий год.

То же касается приказа о ежегодных отпусках, к которому прилагается план-график, распорядительного документа о сроках выплаты заработной платы и материальной помощи, а также порядка начисления и выплаты премии за определенные заслуги или по результатам финансово-хозяйственной деятельности.

Новые статьи

Обновление производственных приказов по предприятию

Ежегодного обновления требуют и те приказы, которые регламентируют деятельность производственных участков. К ним относятся следующие распорядительные документы:

• «Об организации контроля за безопасностью производства и соблюдением норм охраны труда»;
• « Об обеспечении безопасности при пользовании мостовыми кранами»;
• «О назначении ответственного по ТБ производства» и т.д.

Данные приказы необходимы для организации безопасного производства и соблюдения в промышленных цехах и участках законодательно утвержденных норм по охране труда.

В зависимости от вида деятельности компании ежегодному обновлению могут подлежать и другие организационно-распорядительные документы. Контроль за их ежегодным составлением возлагается на отдел делопроизводства или секретариат, автором их выступают руководители структурных подразделений, в чью компетенцию они входят, а утверждает их Президент компании или генеральный директор. Его секретарю нужно позаботиться о том, чтобы эти документы были вовремя переданы ему на подпись и доведены до сведения исполнителей.

Как происходит обновление приказов по предприятию?

Как уже было упомянуто выше, начинать переоформлять подлежащие ежегодному обновлению приказы следует, начиная с середины декабря. Этого времени вполне достаточно для того, чтобы уже в первый рабочий день нового года они были подписаны первым руководителем компании. И задачей его секретаря будет не только этот процесс организовать, но и контролировать его ход.

Своевременное обновление приказов и прочих организационно-распорядительных документов, регламентирующих деятельность компании, гарантируют вам полную защищенность в спорных ситуациях как со своими сотрудниками, так и с контролирующими органами. Но при условии неукоснительного соблюдения того, что в них содержится.

www.sekretariat.ru

срок действия приказов по основной деятельности

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Вопрос: Необходимо ли в начале года обновлять приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственной части (о создании комиссий, о назначении ответственных и т.д.)?

Ответ: Общегосударственных норм документирования управленческой деятельности, предусматривающих ежегодное переиздание (обновление) приказов по основной деятельности, не содержащих никаких изменений и / или дополнений по отношению к предыдущим, не существует. Приказ, в котором при его издании не оговорен срок действия, считается действующим вплоть до его отмены. Поэтому если приказом, например, утвержден состав экспертной комиссии, которая является постоянно действующей, или назначается ответственным за определенный участок работы должностное лицо, то ежегодно переиздавать такой приказ не имеет смысла. В случае изменения состава комиссии издается приказ «О внесении изменений в состав экспертной комиссии», при этом соответствующий приказ может быть издан как в начале года, так и в последующие месяцы.
Новый приказ о создании комиссии целесообразно издавать в том случае, если ее состав претерпел значительные изменения. Новый приказ о назначении ответственного необходимо издавать в случае, если соответствующие обязанности возлагаются на иное должностное лицо. В такие приказы включается пункт об отмене ранее изданного приказа, например: «Признать утратившим силу приказ директора предприятия от _____ N _____».
В то же время, если изданный приказ имеет фиксированный срок действия (в приказе оговорен период, на который создается комиссия или назначается ответственное лицо) либо приказом предусмотрено создание комиссии или назначение ответственного для выполнения разовых мероприятий, работ, заданий (например, для проведения аттестации работников), то после истечения срока действия приказа или выполнения разовых мероприятий, работ, заданий при повторном возникновении аналогичной управленческой ситуации издание нового приказа является обязательным.

А.Е.РЫБАКОВ,
директор учреждения
институт документоведения
и архивного дела»,
кандидат исторических наук

Вопрос: Необходимо ли ежегодно обновлять ранее изданные приказы по основной деятельности (о возложении каких-либо дополнительных обязанностей, о создании комиссий и т.д.), если изменений в составе работников и среди членов комиссий не произошло? Какими нормативными актами в данном случае следует руководствоваться?

Ответ: В законодательстве Республики Беларусь отсутствует общая норма, устанавливающая необходимость ежегодно издавать приказы (иные распорядительные документы) о создании или утверждении персонального состава постоянно действующих комиссий, возложении обязанностей на работников и т.п. Приказы, иные распорядительные документы в указанных случаях издаются по мере необходимости (например, при внесении изменений в состав комиссии, перераспределении обязанностей между работниками и т.п.).
В то же время в некоторых актах законодательства содержатся специальные нормы, предусматривающие ежегодное издание приказов по соответствующим вопросам. Например, согласно пункту 20 Инструкции о порядке присвоения квалификационных категорий работникам организаций системы Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24.10.2006 N 127, персональный состав аттестационной комиссии ежегодно до 1 января утверждается приказом руководителя организации и доводится до сведения работников.
Таким образом, при наличии в нормативных правовых актах специальной нормы такой приказ (иной распорядительный документ) издавать необходимо.

А.Е.РЫБАКОВ,
директор учреждения
«Белорусский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела»,
кандидат исторических наук
29.04.2010

Какие приказы обязательны для обновления в начале календарного года?

Добрый день. Прошу подсказать какие приказы обязательны для обновления в начале календарного года

Ответ на вопрос: В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Также, необходимо отметить, что Трудовое законодательство не содержит требований обновления каких-либо приказов в начале календарного года. Данное требование также распространяется и на приказы о назначении ответственных лиц. Ответственное лицо исполняет эти обязанности до момента отмены соответствующего поручения либо прекращения трудовых отношений (ст. 8 , 57 , 72 ТК РФ). Таким образом, ежегодно переиздавать приказ по причине начала календарного года, нет необходимости.

Подробнее в материалах Системы:

Как хранить документы в кадровой службе

Документы обязательные для хранения

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Сроки хранения документов

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 . Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Ситуация: Нужно ли ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек

Трудовое законодательство не предусматривает ежегодного переиздания приказа о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Ответственное лицо исполняет эти обязанности до момента отмены соответствующего поручения либо прекращения трудовых отношений (ст. 8 , 57 , 72 ТК РФ).

Таким образом, ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, нет необходимости.

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Приказы, распоряжения и другие ОРД по охране труда

Спасибо. С приказами все понятно, там однозначно — приказываю без вариантов. Одну-две ссылочки, если не трудно, где есть форма распоряжений. Интересует, как все же лучше формулировать подзаголовок постановляющей части распоряжения начальника цеха?
Варианты:
1. ПРИКАЗЫВАЮ
2. РАСПОРЯЖАЮСЬ
3. ОБЯЗЫВАЮ
4. ПРЕДЛАГАЮ
5. ПОСТАНОВЛЯЮ
6. ПОВЕЛЕВАЮ
7. ПРЕДПИСЫВАЮ
8. КОМАНДУЮ
9. Другие варианты?

В нашей инструкции по делопроизводству написано:
«Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «Предлагаю:» или «Обязываю:», которое также, как в приказах, печатается отдельной строкой прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия»
Нашла ещё

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76
Инструкцию по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги, утв. приказом № 1 от 05.01.2006г.
— в них вообще приводятся формы распоряжений без констатирующего слова.

Образец оформления распоряжения ГУ МВД России по г. Москве (Приказ ГУ МВД России по г. Москве от 25.04.2012 N 400)
ВД России

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
МИНИСТЕРСТВА ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ГОРОДУ МОСКВЕ
(ГУ МВД России по г. Москве)

«__» _________ 2012 г. N ________

Начальник
специальное звание инициалы имени, отчества, фамилия

Ежегодно обновляются приказы

Наша рассылка

Приказы по основной деятельности

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:

• приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
• приказы по административно-организационной деятельности — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Все виды приказов по основной деятельности должны регистрироваться. Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами.

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к. приказы по основной деятельности хранятся постоянно , а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет . То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов – их ценность, выражающуюся в сроке хранения.

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации. В зависимости от объема документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Полномочия и ответственность

Организационная структура и штатное расписание

Утверждение и введение в действие локальных нормативных актов

Регламенты и процедуры

Режим работы компании

Охрана труда и техника безопасности

• Защита прав потребителей Как правило, спорные ситуации вызваны: приобретением товара ненадлежащего качества, оказанием услуг,выполнением работ или наоборот их не выполнением (полностью или частично) либо имеют место существенные недостатки. Это также касается сроков устранения выявленных недостатков, […]
• Независимая экспертиза обуви: как вернуть горе-покупку в магазин? Если новые кожаные ботинки или сапоги расклеились после первого дождя, у новых туфель в первый же день сломался каблук, у босоножек отлетели набойки, а у мокасин треснула подошва, не стоит сразу же пытаться «заливать» их суперклеем, нести в […]
• На смену ОАО и ЗАО пришли публичные и непубличные общества Сегодня вступают в силу отдельные поправки в правила создания, деятельности и ликвидации юридических лиц, внесенные в ГК РФ Федеральным законом от 5 мая 2014 г. № 99-ФЗ "О внесении изменений в главу 4 части первой Гражданского кодекса Российской […]
• Получение разрешения на строительство дома в Краснодаре Евгения Неб - юрист Жилищного Центра "КАЯН" Наверняка многие мечтают иметь собственный дом в Краснодаре на большом земельном участке. Однако, перед тем как приступить к строительству, необходимо обратить внимание на некоторые моменты. Во-первых, это […] Детские пособия в Екатеринбурге и Свердловской области в 2018 году В Свердловской области, как и во всей России, поддержка семейств, в которых рождаются дети, оказывается по двухуровневой системе. Детские пособия в 2017 году в Екатеринбурге и области выплачиваются семьям по принципу категориальности […]
• Что такое степень числа Обращаем ваше внимание, что в данном разделе разбирается понятие степени только с натуральным показателем и нулём. Понятие и свойства степеней с рациональными показателями (с отрицательным и дробным) будут рассмотрены в уроках для 8 класса. Итак, разберёмся, что такое степень числа. […]

Если мы не знаем какое у вас делопроизводство и внутренняя политика организации как мы можем посоветовать какие именно приказы должны быть. Я ж говорю книги читайте по делопроизводству Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Меня очень много ругали и часто завидовали. Это не страшно, если ругают, значит жива. А завистников нет только у ничтожеств. Лучше иметь первых, чем быть вторым. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Иллюзия Россия, Norilsk #6 26 апреля 2012, 7:36 Цитата: Я ж говорю книги читайте по делопроизводству правильно Дарина говоришь. Мне кажется Алена не с той стороны начала подход к делу. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Обновление приказов по предприятию в новом году

Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи.

Внимание

Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи.

И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.

Какие приказы обязательны для обновления в начале календарного года?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Алена Россия, Новосибирск #7 26 апреля 2012, 8:12 Извиняюсь.
организация — купил-продал. также услуги по доставке того, что продает.

Важно

В учебниках нашла только общие слова, то что в оычнх статьях. Может подскажите толковый? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Мария Россия, Москва #8 4 марта 2015, 10:42 Я вчера весь интернет перерыла, сама искала. Получился такой сводный перечень:1. О назначении Генерального директора2.

Об утверждении штатного расписания3. Об утверждении правил внутреннего трудового распорядка4. Об утверждении положения о персональных данных работников5.
Об утверждении положения об оплате труда6. Об утверждении учетной политики - п.

Вход на сайт

Нина Ковязиназаместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

1. Ситуация: Нужно ли ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек

Нет, не нужно. Трудовое законодательство не предусматривает ежегодного переиздания приказа о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
Ответственное лицо исполняет эти обязанности до момента отмены соответствующего поручения либо прекращения трудовых отношений (ст. 8, 57, 72 ТК РФ). Таким образом, ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, нет необходимости.

Какие приказа должны обновляться в новом году?

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет.

Инфо

Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет. Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно.

Также постоянно положено хранить штатное расписание. Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Какие приказы нужно переиздавать в начале года????

А именно:

• «Об утверждении штатного расписания»
• «Об утверждении графика ежегодных отпусков»;
• «Об утверждении сроков выплаты заработной платы»;
• «О премировании сотрудников»;
• «О порядке выплаты материальной помощи».

Ежегодно обновлять штатное расписание требуется тогда, когда в штат сотрудников компании введены новые единицы или, наоборот, сокращены рабочие места. Это, разумеется, может произойти и посреди года. В этом случае, составляется отдельный приказ, именуемый: «О внесении изменений в штатное расписание». Все произошедшие в течение года изменения в обязательном порядке учитываются при составлении штатного расписания на будущий год.

Обновление документов в начале года

Идет отправка уведомления… Алена Россия, Новосибирск #3 26 апреля 2012, 7:15 я про приказы по организации предприятия. Вот, что я накопала:приказ об утверждении учетной поликтикиприказ о нумерациях (счетов, счетов-фактур, накладных, приказов по кадрам, доверенностей и т.п.)приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводстваприказ о графике отпуской (плюс сам график)приказ о ведении трудовых книжекприказ о штатном расписании(плюс само штатное)журнал инструктажа (нужен исходя из раздела 10 ТК)табель учета рабочего времениприказ о подотчетникахприказ об установлении нормы суточных расходовправила внутреннего трудового распорядкаположение о структурных подразделенияхприказ о совмещении должностей (если есть)инструкция по делопроизводству (тоже вроде обязательна) Что еще забыла?………..

Перечень приказов, необходимый в каждой организации

Приказ о премировании (датируется конец месяца?)- Приказ о БСО (в начале деятельности, в дальнейшем при изменении членов комиссии)- Приказ о штатном расписании (вначале деятельности, при наличии штатных сотрудников, в дальнейшем при изменении штата) в нем же можно прописать ставку тарифную, тогда переиздаем приказ в случае измены ставки- Приказ курсовые разницы, в случае работы с валютой (ежемесячно, или по окончании года? Каким числом?)- Приказ о назначении комиссии за ОС и материалами (при первом поступлении ТМЦ на предприятие, в дальнейшем при изменении состава комиссии)- Приказ о проведении инвентаризации (при наличии на балансе товаров, материалов, ОС перед составлением годовой отчетности, когда правильнее?)- Приказ о назначении ответственного за ведение книги замечаний и предложений (при создании предприятия, в дальнейшем при изменении ответственного).
ГСМ инвентаризируют, как правило, ежемесячно или ежеквартально, инвентаризация основных фондов проводится 1 раз в год. Все вышеперечисленные приказы подлежат ежегодному оформлению.

Задачей секретаря является организация контроля за их составлением, иногда – набор их текста на ПК, передача на подпись руководителю и распространение среди структурных подразделений, чью деятельность регламентирует тот или иной документ. Рекомендуем материалы

Окончание календарного года - это время подводить итоги и готовить задел на следующий год. Вместе с тем в предновогодней суете и после новогодней дремоты (которые традиционно охватывают россиян) очень трудно успеть выполнить все требования действующего законодательства. В настоящей статье мы напомним вам, что нужно было сделать к началу года или непосредственно после него. А если вы что-то упустили, то у вас еще есть время наверстать все самостоятельно или напомнить другим сотрудникам организации.

Утверждение номенклатуры дел на следующий год

Н оменклатура дел - один из базовых документов, необходимых для постановки делопроизводства и архивного дела в организации. В ней содержится информация, позволяющая определить подразделения, которые являются ответственными за разработку или хранение отдельных видов документов.

Основными целями разработки номенклатуры дел являются:

• создание системы учета дел, генерируемых в течение года в организации;
• установление сроков хранения для дел, заводимых в организации;
• обеспечение порядка при подшивке документов в дела (при формировании дел), одновременно упорядочивается система регистрации документов, их последующий поиск;
• содействие работе по передаче документов постоянного и долговременного хранения в государственные и муниципальные архивы теми организациями, которые являются источниками их комплектования.

Порядок составления и оформления номенклатуры дел определяется обычно локальными нормативными актами организации (инструкцией по делопроизводству, положением о службе ДОУ и т.д.). Как правило, номенклатура дел организации на следующий год составляется в последнем квартале текущего года и утверждается в конце декабря. Однако приказ о введении ее в действие может быть издан и в первых числах января (что зависит от даты начала работы организации).

Ответственность за разработку этого документа лежит на делопроизводственной службе предприятия, поэтому данную тему мы подробно рассмотрели в декабрьском номере журнала, дав и алгоритм работы, и пример номенклатуры дел со сроками хранения, установленными уже по новому «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», который был утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

«Закрытие» журналов и начало новых

Согласно общему делопроизводственному правилу нумерация документов ведется по порядку в рамках одного календарного года (таков общий порядок). В одном журнале регистрируются документы, у которых общая нумерация (например, организация может нумеровать единым массивом все приказы по личному составу, а может разделить их на несколько групп, для каждой из которых предусмотреть свою линию нумерации, т.е. и свои журналы регистрации).

При этом номер документа может содержать не только порядковый номер в рамках одного года, но и некий индекс (например, индекс дела по номенклатуре дел или буквенный код, облегчающий быструю идентификацию документа человеком).

Если в организации используется система автоматизации документооборота, то при регистрации документа сведения о нем автоматически попадают в регистрационные журналы. Если же журналы учета ведутся в бумажном виде, то по окончании года нужно не забыть их закрыть и с начала года завести новые журналы.

В ряде организаций данный переход оформляется путем издания двух приказов, один - от 31 декабря о прекращении ведения журналов за уходящий год, другой - первой рабочей датой нового года - о начале ведения новых журналов. В некоторых организациях такой переход осуществляется на основании локальных нормативных актов (инструкция о делопроизводстве и т.п.). Оба варианта с точки зрения законодательства приемлемы.

Свернуть Показать

Екатерина Каменева , главный специалист - эксперт компании «ЭОС»:

Мне кажется, что необходимость закрытия и заведения новых журналов регистрации документов лучше закрепить в локальном нормативном акте организации. Создавать для этого приказы нецелесообразно. Приказы, как правило, проходят сложную процедуру согласования. Издавать один приказ 31 декабря, а потом второй - в первый рабочий день января может быть проблематично. Если руководитель не подпишет приказ с утра первого рабочего дня января, то что - документы регистрировать не надо? Такой вариант может парализовать работу, а, как известно, за новогодние праздники обычно скапливается много почты.

В настоящее время в России требования к подготовке, оформлению и обработке документов разных видов устанавливаются разными законодательными и нормативными актами, которые издают разные государственные органы. Поэтому правила работы с документами разных видов могут отличаться.

Организационно-распорядительные документы могут регистрироваться как в традиционных (бумажных), так и электронных журналах и карточках. Об этом говорилось в ранее действующей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (пункт 4.1.6).

Сегодня использование бумажных журналов и картотек считается неэффективным и устаревшим. При этом в действующих сейчас Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти говорится об использовании СЭД в целях учета и поиска документов.

Работа разных СЭД может отличаться при выполнении одной делопроизводственной функции. Как правило, при регистрации документов в СЭД используются электронные регистрационные карточки, в которые заносятся основные сведения о документе. При этом СЭД может и не формировать в явном виде электронных журналов регистрации документов. То есть создается электронная картотека и пользователь может получить (например, с помощью поиска) любой набор доступных ему регистрационных карточек и представить их в виде необходимой ему таблицы или полностью просмотреть сведения, занесенные в них.

Алгоритм работы СЭД, в том числе правила начала регистрации документов в новом календарном году, закладывается при создании СЭД и при необходимости может донастраиваться администратором системы. Итак, существуют СЭД, которые в новом календарном году автоматически (без всяких настроек) начинают присваивать порядковые номера документам с единицы. Если при смене календарных лет в СЭД необходимо производить специальные настройки, то целесообразно данные обязанности закрепить за администратором системы в одном из нормативных документов организации.

Если говорить о журналах регистрации, то в законодательстве явно не существует требований о закрытии (завершении) в конце года бумажных или электронных журналов регистрации организационно-распорядительных документов, которые присутствуют у любого юрлица. Но вот специфические документы могу иметь свои особенности.

В практике делопроизводства обычно журналы регистрации организационно-распорядительных документов (бумажные и электронные, формируемые без СЭД, например, в виде таблицы в MS Excel) создают на год. Если документов много, то так удобнее работать и хранить журналы регистрации, имеющие временный срок хранения. Как вести, закрывать и оформлять журналы регистрации организационно-распорядительных документов, самостоятельно определяет организация и закрепляет это в локальном нормативном документе. При оформлении бумажных журналов регистрации для подготовки их к хранению целесообразно соблюдать рекомендации по оформлению дел, имеющих аналогичный срок хранения.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива 06.02.2002.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких облож­ках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Утверждение графика отпусков

В соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем, не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года . При этом данный график обязателен как для работодателя, так и для работника: никто из них не вправе в одностороннем порядке изменить время предоставления отпуска, указанное в графике отпусков.

Унифицированная форма для составления графика отпусков утверждена Госкомстатом (№ Т-7). Но при этом существует несколько вариантов заполнения данной формы - фамилии работников могут располагаться:

• в алфавитном порядке (алфавитный способ),
• в порядке подчиненности в пределах структурных подразделений (структурный), в которых они работают, либо
• фамилии работников указываются в порядке очередности запланированных дат начала отпуска (хронологический).

По соглашению сторон отпуск может быть разделен на части, одна из которых (любая по порядку) не может быть менее 14 календарных дней. При первом и втором способе составления графика отпусков возникает необходимость в добавлении дополнительных строк возле фамилий сотрудников, чей отпуск разбит на части. При третьем способе составления графика отпусков предоставление частей отпуска в разные месяцы влечет повторение фамилии работника в графике несколько раз - по числу предоставляемых частей отпуска.

График отпусков составляется на основе пожеланий работника, соответственно, его составление требует определенной подготовительной работы. Ведь пожелания нужно собрать. Обычно это делается либо руководителями подразделений, либо кадровой службой, либо секретарем в зависимости от размеров организации и принятого распределения обязанностей.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им на это лицом) с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии такового в данной организации).

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график. Перенос отпуска производится на основании документа, составленного в произвольной форме (как правило, это заявление работника, согласованное в определенном порядке в организации), и фиксируется приказом лица, полномочного на утверждение графика отпусков.

Образец утвержденного в конце года графика отпусков см. на следующей странице. Здесь еще не заполнены графы о фактических датах отпусков и фактах их переноса в течение года. Напоминаем, что если этот обязательный документ вы забыли оформить, то сделать это нужно непременно. И дата его утверждения должна быть не позднее 17 декабря 2010 года (за 2 недели до наступления 2011 года, т.е. задним числом).

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Этот документ содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Форма штатного расписания утверждена Госкомстатом РФ.

Вопрос об обязательности данного документа давно и активно дискутируется, и есть достаточно аргументов, указывающих на его рекомендательный характер. Однако, если вы не хотите дискутировать на эту тему с представителями трудовой или налоговой инспекции, среди которых встречаются и те, кто не в курсе глубин развития правовой и бухгалтерской мысли, данный документ лучше в организации иметь. Тем более что в ряде случаев он может быть достаточно полезен.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Изменения в штатное расписание тоже вносятся приказом (распоряжением). Вносить изменения в штатное расписание можно сколь угодно часто, и, как правило, к концу года их накапливается достаточное количество. С начала года утверждается новая редакция штатного расписания , включающая все ранее произведенные изменения.

К составлению штатного расписания есть два подхода. В соответствии с одним из них оно формируется по факту и отражает фактическую ситуацию в организации, согласно второму штатное расписание формируется исходя из желаемой организационной структуры компании. Составление штатного расписания «без вакансий» практикуется, если в организации планируется либо недавно было окончено сокращение штатов (принято считать, что отсутствие вакансий облегчает работу по доказыванию законности действий работодателя в случае возникновения трудового спора с уволенным работником).

Учетная политика

Под учетной политикой организации понимается совокупность способов ведения бухгалтерского учета, установленная в организации (т.е. способов первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности).

Принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета (как правило, это руководитель организации). При этом еще утверждаются:

• рабочий план счетов бухгалтерского учета;
• формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов;
• порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств;
• правила документооборота и технология обработки учетной информации;
• порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год. Вместе с тем, как указывает действующее законодательство, изменение учетной политики необходимо производить в случаях:

• изменения законодательства РФ или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета,
• разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета или существенного изменения условий ее деятельности.

Но учетную политику необходимо пересматривать, как минимум, каждый год. Соответственно, к началу финансового года в организации необходимо приказом утвердить новую учетную политику с учетом произошедших изменений.

Заработная плата

Ответ на вопрос, «повышать или не повышать заработную плату сотрудникам в новом году», безусловно, зависит прежде всего от финансовых показателей компании. Вместе с тем мы все понимаем, что если в конце года заработная плата не изменяется в сторону увеличения, значит, она уменьшилась пропорционально росту потребительских цен.

Не стоит забывать и о таком явлении, как «зарплатные» комиссии налоговых органов, тем более что они традиционно активизируются в периоды низкой собираемости налогов. А с учетом того, что налоговая нагрузка существенно возросла из-за повышения налогов на фонд оплаты труда с 2011 года, контролирующие органы будут весьма бдительно следить, чтобы налогов организация принесла им больше (и никак не прежнюю сумму или, не дай Бог, меньшую!). Эти вопросы теперь будут контролироваться еще и фондами, так что в новом году следует ожидать активизации деятельности по проведению проверок и с их стороны.

На комиссии обычно вызываются организации, уровень заработной платы в которых существенно отличается от средней оплаты труда по отрасли, который, в свою очередь, зависит и от уровня инфляции. Поэтому, если финансовые показатели позволяют, можно рекомендовать провести в январе индексацию заработных плат, увеличив их хотя бы на уровень инфляции.

Конец года - один из самых «горячих» периодов работы. Подводятся итоги, составляются планы, раздают пряники и щелкают кнутами. В суматохе многие моменты оказываются «отставлены в сторону» и не то чтобы забыты совсем, но на них просто не остается времени. Многое перекладывается «на потом», т.е. после новогодних каникул. Результатом этого обычно становится необходимость утверждения и разработки документов задним числом. Нам, конечно, хочется предостеречь читателей от подобных увлечений. Но мы понимаем, что правда жизни слишком часто отличается от «гладкой» теории.

Сноски

Свернуть Показать